月末に取引明細書を送る

毎月いくつも請求書を受け取るお客様は、まとめて支払うことがよくあります。月末の取引明細書には、すべての請求書、入金、クレジットノートと請求残高が一覧になるため、お客様はご自身の帳簿と照合し、1 回の振込ですべてを支払うことができます。

手順

1. 新しい月の初めに、まず未消込の入金を消し込み、取引明細書の経過日数をお客様の支払い状況と一致させます。
2. 顧客を開き、取引明細書 を選択します。期間 は先月の初日から末日までで開きます。
3. ご担当者 の連絡先を選びます。発注した方ではなく、支払いを担当する方を選びます。
4. 概要の 期首残高、請求額、入金、クレジットノート、期末残高 を確認します。
5. PDF を選択して ダウンロード し、そのファイルをご自身のメールアドレスから送ります。
6. 送った PDF は保管しておきます。取引明細書は毎回そのときの記録から作成されるため、さかのぼった日付の入金など、後からの変更で内容が変わります。

役立つ理由

1 通の書類が多数の請求書の代わりになり、お客様は受信トレイから請求書を探し出すことなく請求残高を支払えます。PDF の末尾にある経過日数の合計はその残高と一致するため、どの請求が遅れているかがすぐにわかります。また、記録していない入金や、お客様に届いていないクレジットノートなど、食い違いを早めに見つけることができます。

例

2026 年 11 月 2 日（月）、Mei Tan は Harbour Café を開いて 取引明細書 を選択します。期間 は 10 月 1 日から 31 日です。

項目	金額
期首残高	SGD 1,090.00
請求額：INV-10000341 SGD 2,180.00、INV-10000347 SGD 545.00	SGD 2,725.00
入金	− SGD 1,090.00
期末残高	SGD 2,725.00

1,090.00 + 2,725.00 − 1,090.00 = 2,725.00 です。Mei は ご担当者 でカフェの経理担当の連絡先を選び、PDF をメールで送ります。1 週間後、カフェから SGD 2,725.00 の振込があり、Mei は 1 件の入金を記録して 2 件の請求書を入金済みにします。

よくある質問

• 月末の取引明細書はどの期間を対象にすべきですか？ 締めたばかりの月で、これが既定の期間です。それ以前の月からの未払い分は 期首残高 に繰り越されるため、期末残高 がお客様の未払いの全額になります。
• すべてのお客様の取引明細書をまとめて作成できますか？ できません。取引明細書は顧客ごとに作成します。レポート の 売掛金エイジング に残高のあるお客様がすべて表示されるので、どの顧客を開けばよいかがわかります。
• 1 回の入金で複数の請求書を支払えますか？ できます。1 件の入金を記録し、その入金で支払うすべての請求書にチェックを入れます。入金の記録を参照してください。

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