重複の警告

連絡先や顧客を作成している間、easySales はその人物や会社がすでに登録されていないかを確認し、該当する場合は警告を表示します。同じお客様を 2 回登録しないように、この警告を活用してください。

始める前に

新しい連絡先で警告を表示するには Contact（連絡先）モジュールの Add（追加）権限、新しい顧客では Account（顧客）モジュールの Add 権限が必要です。警告はレコードの作成中にだけ表示され、編集中には表示されません。

手順

1. 新規連絡先 または 新規顧客 を開始します。
2. チェック対象の項目に 2 文字以上入力します。連絡先では 氏名、メールアドレス、電話番号、法人顧客では 名称、登録番号、電話番号、個人顧客では 名称 と 電話番号 が対象です。
3. 少し待ちます。一致するものがあると、見つかった項目の下に警告が表示されます：「…」という名前のレコードがすでに存在します。 担当者：…。担当者のチームがある場合は、かっこ内に表示されます。
4. 同じ人物や会社であれば、キャンセルして既存のレコードを開くか、その担当者にアクセスを依頼します。
5. 別の人物や会社であれば、フォームの入力を完了してレコードを作成します。

操作後の状態

警告によって連絡先の保存が止められることはありません。警告に表示されるのは名称、担当者、チームだけで、ご自身が開けない可能性のあるレコードへのリンク、住所、その他の情報は表示されません。

顧客には 1 点だけ違いがあります。法人顧客は、同じ国・地域の有効な顧客に、同じ名称（大文字と小文字の違いは無視）または同じ 登録番号 のものがある場合に保存できません。個人顧客は、同じ名称の個人顧客があってメールアドレスか電話番号が一致する場合に保存できません。

知っておきたいルール

• 名称は、大文字と小文字、スペース、句読点を無視し、さらに末尾の会社種別 1 つ（Pte Ltd、Sdn Bhd、Ltd、Limited、Private Limited、LLP、LLC、Inc）を無視して比較されます。アクセント記号は区別されます。Café と Cafe は別の名称です。
• メールアドレスと登録番号は、大文字と小文字を無視して比較されます。電話番号は、スペース、ハイフン、かっこ、ピリオド、スラッシュ、プラス記号を無視して比較されます。
• 連絡先では、電話番号 に入力した番号が、既存の連絡先の 電話番号 と 携帯電話 の両方と比較されます。携帯電話 に入力した番号はチェックされません。
• ご自身が開けるレコードは常に表示されます。開けないレコードは、そのモジュールに対する自社の共有設定が 非公開 + 通知 の場合にだけ表示されます。
• 非公開 + 通知 の場合、顧客 や 連絡先 の一覧で検索すると、開けないレコードが一致したときに Also found: … · Owner: …（ほかにも見つかりました：… · 担当者：…）という行も表示されます。
• 別々の人物が同じ氏名や電話番号を持つこともあるため、この警告によって連絡先の保存が止められることはありません。

この仕組みの理由

ブロックではなく警告です。 別々の人物が同じ氏名であることは実際にあり、同僚同士が同じ事務所の電話番号を使うこともよくあります。保存を拒否すると実在する人物を追加できなくなります。警告であれば、事実を確認したうえでご自身で判断できます。

表示されるのは担当者の名前だけです。 一致したのは、ご自身が閲覧を許可されていないお客様かもしれません。担当者の名前がわかれば、そのお客様の住所、電話番号、残高を見せることなく、誰に問い合わせればよいかがわかります。

表記の揺れは無視されます。 「Harbour Café Pte. Ltd.」と「harbour cafe pte ltd」の違いは、句読点、大文字と小文字、アクセント記号だけです。このうち前の 2 つは無視されるため、同僚の表記の違いによって既存のお客様が見落とされることはありません。アクセント記号は、2 つの実在する名称を区別する唯一の違いであることがあるため、区別されます。

重複はお客様を分断します。 1 件のお客様に顧客が 2 件あると、残高、取引明細書、履歴が分かれてしまいます。後から元に戻せない統合を行うより、最初の段階で気づくほうが簡単です。

効率よく使うコツ

• まず一覧を検索します。 顧客 の検索では名称、国、業種を、連絡先 の検索では人物、顧客、メールアドレス、電話番号を検索できます。一覧と列を参照してください。
• 識別情報も入力します。 登録番号 やメールアドレスもチェックされるため、名称が別の表記で登録された会社や人物も見つけられます。
• 登録し直さずにアクセスを依頼します。 警告に同僚の名前が表示されたら、その顧客の 顧客チーム への追加を依頼してください。顧客の詳細を参照してください。
• 後で見つかった重複は統合します。 重複する顧客を統合… で、同じ種類の 2 件の顧客を 1 件にまとめられます。顧客の編集と無効化を参照してください。
• インポートにチェックを任せます。 データのインポートでは、既存のレコードと一致する行がスキップされ、スキップされた重複として一覧表示されます。

例

Mei Tan が 新規連絡先 を開始し、「grace wong」と入力します。氏名 の下に警告が表示されます：「Grace Wong」という名前のレコードがすでに存在します。 担当者：Mei Tan。Mei は連絡先の一覧を開き、Harbour Café Pte Ltd の下に Grace を見つけて、新しい連絡先をキャンセルします。

1 週間後、別のお客様の購買担当者である、もう 1 人の Grace Wong を追加します。同じ警告が表示されますが、今回はそのまま続行して 連絡先を作成 を選択します。

アクセント記号の違い。 Daniel Lim が 新規顧客 を開始し、「Harbour Cafe」と入力します。登録済みの名称にはアクセント記号があるため、警告は表示されません。代わりに「Harbour Café」と入力すると、警告に Harbour Café Pte Ltd が表示されます。会社種別の Pte Ltd は無視されるためです。

同じ登録番号。 続いて Daniel は、持株会社 HC Holdings を 登録番号 201912345K で入力します。登録番号 の下の警告に、その番号を持つ Harbour Café Pte Ltd が表示されます。シンガポールで同じ 登録番号 の顧客は「同じ国に同じ名称または登録番号の顧客が既にあります」と表示されて保存できないため、Daniel は保存せずにお客様に番号を確認します。

よくある質問

• レコードの編集時に重複の警告が表示されないのはなぜですか？ チェックはレコードの作成時にだけ行われるため、レコードがそれ自体の重複として報告されることはありません。
• 重複した連絡先の作成を禁止できますか？ できません。連絡先の重複は警告のみです。法人顧客の場合は、同じ国で同じ名称または 登録番号 のものは保存できません。
• 警告からレコードを開けないのはなぜですか？ 警告には、ご自身が開けないレコードが表示されることがあるため、名称と担当者だけが表示されます。閲覧できるレコードは、一覧で検索して開いてください。
• 存在するはずのお客様で警告が表示されなかったのはなぜですか？ アクセント記号など、大文字と小文字、句読点、会社種別以外の表記の違いがあるか、入力が 2 文字未満か、ご自身が開けないレコードで自社が 非公開 + 通知 を使用していないためです。
• 警告に他の担当者のお客様が表示された場合はどうすればよいですか？ 顧客を新たに作成せず、その担当者に顧客の 顧客チーム への追加を依頼してください。

関連ページ

• 連絡先の作成
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