保証金と前受金

支払う請求書がまだないうちにお客様から入金があった場合は、どの請求書も支払わない領収書を記録し、そのお金の区分を指定します。

始める前に

Invoice（請求書）モジュールの Edit（編集）権限が必要です。入金の区分を決めておきます。

• 過入金：顧客に残るお金で、後で請求書に消し込むか返金します。
• 前受金：まだ請求していない商品やサービスに対する前払いです。過入金と同様に顧客に残ります。
• 保証金：貸し出す品物の保証金など、お預かりする返金可能な保証金です。顧客クレジットではなく、顧客の残高にも含まれません。

手順

1. 顧客の 領収書 タブで 入金を記録 を選択します。
2. 入金額、日付、入金方法、参照番号 を入力します。請求書やクレジットにはチェックを入れません。
3. 未消込額の区分 で、過入金、前受金、保証金 のいずれかを選択します。あらかじめ選択されているものはありません。
4. 前受分のタックスインボイス セクションが表示された場合は、請求書の明細行の商品 を選び、見積書に対する入金であれば 対象の見積書（任意） で選択します。そうでなければ 税 を選択します。表示される合計を確認します。
5. 入金を記録 を選択します。

操作後の状態

前受金や過入金は 未消込 として顧客に残り、消込や返金ができます。保証金は、領収書では 保証金残高 と表示され、顧客の 請求書 タブ上部のお知らせに、残高とは別に お預かり中の保証金 として表示されます。

前受分のタックスインボイス セクションは、システム設定 → 税務 の設定で受領時に納税義務が生じる場合に表示されます。たとえば、シンガポールで GST に登録している会社が前受金を受け取った場合です。保存すると、領収日付のタックスインボイスが発行され、この入金で支払われて、この領収書で発行した請求書 に表示されます。指定した見積書の以降の請求書で、この金額が控除されます。見積書を指定しない場合は、作業を請求するときにこの請求書をクレジットノートで取り消し、そのクレジットを新しい請求書に充当します。

保証金の利用

領収書を開き、··· メニューで次のいずれかを選択します。

• 保証金を請求書に消込：保証金から発行済みの請求書を支払います。日付は今日です。
• 保証金から請求：入力した税込金額で今日の日付のタックスインボイスを発行し、保証金から支払います。
• 保証金を返金：返金として払い戻します。
• 保証金を没収：顧客の違反に対する補償として、全額または一部を受領します。保証金の没収を参照してください。

知っておきたいルール

• 保証金は、専用の領収書で記録する必要があります。
• 領収書の 区分を変更 は、後日の消込や返金がまだない場合に使えます。前受分のタックスインボイスが必要な前受金に変更することはできません。
• 区分の変更と保証金の利用には、All records（すべてのレコード）に設定された Invoice の Edit が必要です。前受分のタックスインボイスには、さらに Invoice の Add（追加）が必要で、保証金の没収にはロールの 保証金を没収する の制御が必要です。
• 前受分のタックスインボイスを発行した領収書は、その請求書から入金を削除し、請求書を取り消した後でなければ取り消せません。没収が記録されている領収書は、その没収を取り消した後でなければ取り消せません。

この仕組みの理由

お金の区分によって、課税と報告の扱いが決まります。 作業に対する前払いは売上の一部で、返金可能な保証金はお客様からお預かりしているお金です。記録するときに区分を指定することで、領収書、顧客の残高、タックスインボイスのすべてが最初から正しく扱われます。

前受金は、入金した日に課税されることがあります。 シンガポールの GST では、請求前に受け取った支払いによって、売上のその部分の納税時期が決まります。前受分のタックスインボイスは領収日付でその税を記録するため、GST 申告書の正しい期間に計上されます。見積書を指定しておけば、以降の請求書で控除されるため、お客様に二重に請求することはありません。

保証金はお客様のクレジットではありません。 お客様が返却すべき品物や果たすべき義務に対してお預かりするものなので、未回収額にも経過日数にも含まれません。返金する、支払いに充てる、没収する、のいずれの場合も、それぞれの記録が残ります。

保証金には専用の領収書が必要です。 請求書を支払うお金と分けておくことで、その残高、返金、没収をいつでも、それを受け取った 1 回の入金までたどれます。

効率よく使うコツ

• 顧客から記録します。 顧客の 領収書 タブの 入金を記録 は、請求書にチェックが入っていない状態で開くため、保証金の記録に適しています。
• 前受金には見積書を指定します。 対象の見積書（任意） を設定すると、その見積書の以降の請求書で前受金が自動的に控除されます。見積書から請求書を作成を参照してください。
• 作業が完了したら保証金を支払いに充てます。 保証金を請求書に消込 または 保証金から請求 で、新たな入出金なしに請求を決済できます。
• 取り消さずに区分を訂正します。 区分を変更 を使うと、お金がまだ使われていない間は、過入金を前受金に（またはその逆に）変更でき、どの請求書も支払っていない領収書であれば、どちらも保証金に変更できます。保証金から元に戻すことはできません。
• お客様ごとのお預かり額を確認します。 顧客の 請求書 タブ上部のお知らせに、お預かり中の保証金の合計が表示されます。顧客の詳細を参照してください。

例

Lim & Co は GST に登録しており、税務 の設定にもそのとおり登録されています。10 月 1 日、Harbour Café は QN-10000140 で見積もった SGD 10,000.00（税抜）の内装工事の半額分として、SGD 5,450.00 を前払いします。

Mei Tan はカフェの顧客で請求書にチェックを入れずに領収書を記録し、前受金 を選択します。前受分のタックスインボイス セクションが表示されます。商品に “Deposit” のサービスを、見積書に QN-10000140 を選びます。セクションには「9%：SGD 5,000.00 + 税 (GST) 450.00」と「請求書の合計 SGD 5,450.00」が表示されます。GST を含む支払いに含まれる GST はその 9/109 だからです：5,450.00 × 9 ÷ 109 = 450.00。保存すると、10 月 1 日付の請求書が発行され、すでに 入金済み になっています。

カフェは、借りる展示品のための返金可能な保証金 SGD 2,000.00 も預けます。Mei はこれを別の領収書で 保証金 として記録します。タックスインボイスは発行されず、顧客には お預かり中の保証金 SGD 2,000.00 と表示されます。展示品が返却されたら、Mei はその領収書を開いて 保証金を返金 を選択します。

損傷の補償に充てる保証金。 借りた展示品の 1 点が損傷して返却されました。貸出契約では、修理代はカフェが負担することになっています。修理代は SGD 300.00 に GST SGD 27.00 を加えた合計 SGD 327.00 です。修理はサービスなので、Mei は没収は行いません。保証金の領収書を開いて 保証金から請求 を選択し、税込の請求額として 327.00 を入力して、商品と GST 9% を選び、請求書を発行 を選択します。請求書は今日の日付で発行されて保証金から支払われ、保証金の残高は SGD 2,000.00 − SGD 327.00 = SGD 1,673.00 になります。残りの展示品が返却されたら、Mei は SGD 1,673.00 を返金します。

よくある質問

• 手付金は前受金と保証金のどちらで記録すべきですか？ 前受金は代金の一部を前もって支払うものです。保証金は返金可能で、お客様が返却すべき品物や果たすべき義務に対してお預かりするものです。
• 前受金にはタックスインボイスを発行する必要がありますか？ シンガポールで GST に登録している会社のように、税務 の設定で受領時に納税義務が生じる場合だけです。その場合、ダイアログに 前受分のタックスインボイス セクションが表示されます。GST とタックスインボイスを参照してください。
• 保証金はお客様の残高に含まれますか？ 含まれません。お預かり中の保証金 として別に表示され、未回収 と経過日数には含まれません。
• 記録後に前受金を過入金に変更できますか？ できます。後日の消込や返金がまだない間は、領収書の 区分を変更 で変更できます。
• 保証金を最終の請求書の支払いに使うにはどうすればよいですか？ 保証金の領収書を開いて 保証金を請求書に消込 を選択するか、保証金から請求 で請求書の発行と支払いを一度に行います。
• 保証金と請求書への入金を同じ領収書にできますか？ できません。請求書やクレジットにチェックを入れずに、専用の領収書で記録します。

関連ページ

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