カスタム項目

現場の所在地や紹介元など、easySales に項目がない情報を記録する必要がある場合は、カスタム項目を追加します。このページは、自社のレコードを設定する担当の方向けです。その隣にあるほかの設定については、システム設定を参照してください。

始める前に

項目を表示するには System（システム）の View（閲覧）権限、変更するには System の Edit（編集）権限が必要です。項目の種類は後から変更できないため、保存する前に決めておいてください。

手順

1. システム設定 を開き、データ グループの カスタムフィールド を選択します。
2. レコードのタブを選択します。顧客、担当者、見積書、請求書、契約、クレジットノート があります。契約 のタブは、保守契約をご利用いただける場合にのみ表示されます。
3. Add field（項目を追加）を選択します。
4. ラベル を入力し、種類 を選択します。テキスト、長文テキスト、数値、金額、日付、はい/いいえ、ドロップダウン、複数選択、レコードリンク から選べます。
5. 最大文字数、小数点以下の桁数、ドロップダウンの 選択肢セット、レコードリンクの リンク先 など、種類に応じた内容を入力します。
6. 新しく作成するすべてのレコードで値が必要な場合は 必須 をオンにし、タブで選択できる場合は 一覧に表示、絞り込み可能、検索可能 を選びます。
7. 保存 を選択します。矢印を使って、項目の表示順を変更します。

操作後の状態

項目は、タブで設定した順序で、その種類のレコードのフォームとページに全員に対して表示されます。一覧に表示 を選んだ場合は、一覧で表示や並べ替えができる列にもなります。

知っておきたいルール

• 項目が削除されることはありません。Off（オフ）に切り替えると、まず Switch off（オフにする）の確認が表示され、その後フォームと一覧から非表示になります。保存済みの値は残り、その項目を使っている保存済みの一覧ビューも更新されます。再び On（オン）にすると値が元に戻ります。
• 必須 は、新しいレコードの作成時に適用されます。既存のレコードには影響せず、編集するときにその項目を空欄のまま保存できます。
• どのタブにも、Legacy（従来）のタグが付いた組み込みの追加項目が 5 つあります。名前の変更やオフへの切り替えはできますが、種類は常にテキストで、必須にはならず、削除もできません。
• カスタム項目で絞り込みや検索ができるのは、見積書と請求書の一覧だけです。顧客、担当者、契約の一覧では、カスタム項目を表示して並べ替えることができます。クレジットノートには設定可能な一覧がないため、項目はレコード上にのみ表示されます。
• ドロップダウン と 複数選択 の項目は、選択肢セットから選択肢を取得します。セットは、同じページの項目の下にある 選択肢セット セクションで管理します。セットを追加 を選択し、セット名、最初の選択肢、そのコード を入力して セットを作成 を選択します。選択肢を増やすには 選択肢を追加 を使い、それぞれ ラベル と コード を入力します。項目の 選択肢セット のボックスにある 新しいセットを作成… からも、このセクションに移動できます。
• 選択肢のコードは、それを選んだすべてのレコードに保存され、変更できません。使わなくなった選択肢は削除されず、使用停止になります。標準提供 と表示されたセットは easySales に付属しています。
• 営業プロセスのステージはここにはありません。営業 グループの 営業プロセス で設定します。商談ステージを参照してください。
• 標準の請求書デザインではカスタム項目を印刷できます。書類設定の請求書デザインで、項目と印刷用のラベルを選択します。請求書や見積書の Word テンプレートでもカスタム項目を使用できます。ほかの書類には印刷されません。
• データのインポートでは、顧客と担当者のカスタム項目に値を入力できます。レコードリンク のセルには、リンク先レコードの名前または番号を入力します。

この仕組みの理由

項目は削除せず、オフにします。 チームが入力した値を表示できるのは、その項目だけです。項目を削除すると、すべてのレコードの記録が一度に失われます。オフにすれば非表示になるだけですべての値が残るため、誤って操作してもワンクリックで元に戻せます。

項目を作成した後は、種類が固定されます。 日付や金額として保存した値を、別の種類として正しく読み取ることはできません。種類を一度だけ決めることで保存済みのすべての値が意味を保ち、金額 の項目では金額が正確に保たれます。

選択肢は文言ではなくコードで保存されます。 レコードには選択肢のコードが保存されるため、「Walk in」を「Walk-in customer」に変えるなど ラベル の表現を変えても、過去のレコードの意味は変わらず、レポートでも正しく集計されます。コードを変更できないことや、使わなくなった選択肢を削除ではなく使用停止にするのも、同じ理由です。

必須は新しいレコードにのみ適用されます。 そうでなければ、件数の多い一覧で項目を必須にした途端、誰かが値を入力するまでチームは古いレコードを一切保存できなくなります。新しいレコードにはすぐにルールが適用され、古いレコードには値がわかった時点で入力できます。

効率よく使うコツ

• 絞り込みに使う項目は、自由入力ではなくドロップダウンにします。 全員が同じ表記を選ぶため、絞り込みや並べ替えで該当するすべてのレコードが見つかります。一覧と列を参照してください。
• 見積書と請求書では、一覧に表示・絞り込み可能・検索可能をまとめてオンにします。 項目が列、フィルター、検索語のいずれとしても使えるようになります。結果は一覧ビューとして保存できます。一覧と列を参照してください。
• 選択肢セットは項目から作成します。 選択肢セット のボックスにある 新しいセットを作成… を選ぶと、項目が閉じて 選択肢セット セクションが表示され、セットを追加 からセットを作成できます。
• 既存の顧客の項目はインポートで入力します。 データのインポートで列を顧客や担当者のカスタム項目に対応付けると、レコードの作成と同時に値が入力されます。
• 項目を請求書に印刷します。 請求書デザインで項目を選べば、お客様はたとえば自社の現場の所在地を確認できます。レターヘッドとデザインを参照してください。

例

すべての見積書に現場の所在地を記録する。 Lim & Co は多くの現場で内装デザインを手がけています。Mei Tan は 見積書 のタブを開いて Add field を選択し、ラベル に「Project site」と入力し、テキスト を選んで 最大文字数 を 100 にします。一覧に表示、絞り込み可能、検索可能 をオンにして 保存 を選択します。Daniel Lim が見積書の一覧の検索ボックスに「Tanjong Pagar」と入力すると、その現場のすべての見積書が見つかります。

紹介元のドロップダウン。 Lim & Co は、それぞれの顧客がどこから来たのかを把握したいと考えています（リードには、あらかじめ用意された LeadSource のセットによる ソース の一覧がすでにあります）。Mei は 選択肢セット で セットを追加 を選択し、セット名を ClientSource とし、最初の選択肢 に「Referral」、コードに REF を入力して セットを作成 を選択します。選択肢を追加 で「Instagram」（IG）と「Walk-in」（WALKIN）を追加し、顧客 のタブで ClientSource を使う ドロップダウン の項目「Client source」を追加します。

選択肢を使用停止にする。 1 年後、Lim & Co は飛び込みのお客様の受け付けをやめます。Mei は ClientSource のセットで「Walk-in」の横のスイッチをオフにし、Retire（使用停止）で確定します。新しい顧客ではこの選択肢を選べなくなり、すでに選んでいる 14 件の顧客は「Walk-in」のまま残ります。

よくある質問

• カスタム項目を削除できますか？ いいえ。代わりに Off に切り替えます。フォームと一覧から消え、保存済みの値は残ります。On に戻すと値も元に戻ります。
• カスタム項目の種類を変更できますか？ いいえ。種類は項目を保存した時点で固定されます。古い項目をオフにし、必要な種類で新しい項目を追加してください。
• カスタム項目で一覧を絞り込めますか？ はい。見積書と請求書の一覧で、項目の 絞り込み可能 がオンの場合に絞り込めます。顧客、担当者、契約の一覧では、カスタム項目を表示して並べ替えられます。
• Legacy と表示された項目は何ですか？ すべてのレコードの種類にある、組み込みの 5 つの追加項目です。名前の変更、並べ替え、オフへの切り替えができますが、種類はテキストのままで、必須にはなりません。
• カスタム項目を請求書の PDF に印刷できますか？ はい。書類設定 の請求書デザインで、項目と印刷用のラベルを選択します。請求書や見積書の Word テンプレートでもカスタム項目を使用できます。
• 項目を必須にすると、古いレコードはどうなりますか？ 何も変わりません。必須 は新しいレコードの作成時に適用され、既存のレコードは項目を空欄のまま保存できます。
• ドロップダウンの項目に選択肢を追加するには？ 選択肢セット でその項目の選択肢セットを開き、選択肢を追加 を選択して ラベル と コード を入力します。そのセットを使うすべての項目で選択できるようになります。

関連ページ

• システム設定
• 一覧と列
• データのインポート
• レターヘッドとデザイン