見積書の改訂
AI 用にコピー
見積内容が変わり、お客様がすでにご覧になった版を残しておきたい場合は、見積書を改訂します。easySales は見積書を新しい版として複製し、旧版を閲覧のみのレコードとして残します。下書きまたは有効な見積書をそのまま変更する場合は、編集してください。元の見積書から別の提案を始める場合は、複製します。
始める前に
見出し：始める前に- 対象の見積書に対する Quote（見積書）の Edit（編集）権限と、Quote の Add（追加）権限が必要です。
- 見積書が最新の版で、ステータスが 有効（有効期限切れのものを含む）または 承諾済み である必要があります。下書き は改訂できません。代わりに編集してください。
- 確定待ちの改訂の下書きは、同時に 1 件だけです。その場合、見積書には「確定待ちの改訂の下書きがあります：」と、その下書きへのリンクが表示されます。
- その見積書から作成した請求書が 1 件も発行されていない必要があります。後で取消になった請求書も含みます。その見積書から作成した下書きの請求書は、先に削除してください。それまでは 改訂 は表示されません。
手順
見出し：手順- 見積書を開きます。
- ··· メニューの 改訂 を選択します。
- 見積書を改訂 で 改訂の理由 を入力し、改訂する を選択します。
- 改訂の下書きが開き、
QD-の下書き番号が付いています。下書きを編集するときと同じように変更します。 - 準備ができたら 確定 を選択して確認します。見積書の確定を参照してください。
操作後の状態
見出し：操作後の状態- 確定するまで、旧版は変わりません。有効 または 承諾済み のまま、請求計画も残り、すべての数値に含まれます。
- 下書きを確定すると、元の番号をもとに採番されます。QN-10000123 は QN-10000123-R1、次に QN-10000123-R2 になります。削除した改訂の下書きは番号を使いません。
- 確定した改訂版のステータスは 有効 です。差し替えた版が 承諾済み だった場合も同じです。
- 改訂の下書きの顧客、連絡先、明細行、カスタム項目、商談、営業担当者、通貨と為替レート、値引き、条件、メモは旧版と同じで、旧版のファイルも 前の版から と表示されて引き継がれます。活動と履歴は旧版に残ります。
- 有効期限 は設定し直されます。今日から、旧版と同じ日数の期間になり、確定時に 見積日 に合わせて移動します。
- 確定時に、請求計画はそのまま新しい版に移り、旧版の計画には “Revised to …”（… に改訂）と記録されます。
- その後、旧版には 差し替え済み と表示され、どの版に差し替えられたか、およびその理由が示されます。編集、承諾、不採用、改訂、請求書の作成はできません。プレビューは引き続き可能で、その PDF には SUPERSEDED（差し替え済み）の透かしが入ります。
- 新しい版の PDF には “Revision 1 of QN-10000123”（QN-10000123 の改訂 1）と印字されます。見積書のページの 版 には、すべての版とそのステータスが一覧表示されます。
知っておきたいルール
見出し：知っておきたいルール- 不採用 の見積書は改訂できません。代わりに新しい見積書を作成してください。
- 見積書から作成した請求書が発行された後は、以後の変更を新しい見積書で行います。
- その見積書から作成した納品書のうち、キャンセルされていないものがあると改訂できません。先に納品書をキャンセルするか削除してください。
- 営業担当者 は変わりません。改訂しても、ご自身が営業担当者になるわけではありません。
- 見積書の一覧で旧版を表示するには、ステータス の絞り込みで 差し替え済み を選択します。有効 と 承諾済み には旧版は含まれません。
- 貴社の承認ルールで見積書を承認待ちにしている場合、改訂の下書きもほかの下書きと同じく、確定時にチェックされます。書類の承認を参照してください。
- 接続した AI アプリも、プレビューを確定した後であれば見積書を改訂できます。
この仕組みの理由
見出し：この仕組みの理由お客様はご覧になった版をお持ちです。 送付した PDF はお客様の手元にあります。見積書をそのまま変更すると、お客様の控えと貴社の記録が一致しなくなります。改訂なら旧版は送付したときのまま残るため、双方が、いつ何を提示したかを確認できます。
1 件の提案に 1 つの番号。 -R1 の接尾辞によって、すべての版が元の番号に結び付きます。お客様も社内の担当者も、QN-10000123-R2 を新しい商談ではなく、同じ提案の 3 番目の版と読み取れます。有効 または 承諾済み として数えられるのは最新の版だけなので、同じ提案が二重に計上されることはありません。
確定するまで何も変わりません。 改訂の下書きを作成している間も、旧版は有効です。その間にお客様が旧版に同意された場合も、旧版を承諾して請求できます。下書きを削除しても失うものはなく、改訂番号も使われません。
請求後は新しい見積書で。 発行した請求書は、作成元の版の内容を表しています。改訂すると、その請求書が 差し替え済み の提案を指すことになるため、最初の請求書を発行した後の変更は別の見積書で行います。
効率よく使うコツ
見出し：効率よく使うコツ- 同じ商談なら改訂します。 改訂では営業担当者、商談、為替レート、請求計画が引き継がれます。複製は新しい提案として一から始まります。見積書の複製を参照してください。
- 請求計画は自動で引き継がれます。 設定し直す必要はありません。確定すると、計画は新しい版に移ります。請求段階の計画を参照してください。
- 見積書から版を比較します。 版 から各版を開けます。旧版を開いて PDF を選択すると、お客様に送付した内容をそのまま確認できます。
- ほかの人が読んでわかる理由を書きます。 旧版には「改訂の理由：…」と表示されるため、後で開いた同僚にも差し替えの理由が伝わります。
- 絞り込みで旧版を探します。 見積書の一覧の ステータス の絞り込みで 差し替え済み を選択します。見積書を参照してください。
Harbour Café には、税抜 SGD 20,000.00、有効期間 30 日の見積書 QN-10000125 があります。Grace Wong から、より安価な化粧板にしてほしいという依頼があり、Mei Tan は送付済みの見積もりを残しておきたいと考えています。改訂 を選択し、“Cheaper laminate” と入力して 改訂する を選択します。30 日間有効な改訂の下書きが開き、木工の明細行を SGD 1,000.00 値下げします。確定 を選択すると、下書きは 有効 の QN-10000125-R1 になり、QN-10000125 は 差し替え済み と表示されるようになります。
請求計画のある承諾済みの見積書。 Orchid Dental は税抜 SGD 50,000.00 の QN-10000140 を承諾しました。請求計画の 着手金 は 30%、SGD 15,000.00 です。まだ何も請求していない段階で、医院から受付カウンターの追加依頼がありました。Mei は “Reception counter added” という理由で改訂し、SGD 4,000.00 の明細行を追加します。税抜合計は SGD 54,000.00 になります。確定すると、QN-10000140-R1 は 有効 となって計画を引き継ぎ、着手金は税抜で 54,000.00 の 30% = SGD 16,200.00 になります。医院の確認を受けて、Mei は QN-10000140-R1 を承諾します。
取りやめた改訂の下書き。 Mei は QN-10000132 の改訂を始めましたが、作業を終える前にお客様が元の見積書を承諾されました。Mei は改訂の下書きを削除し、一度も差し替えられていない QN-10000132 を承諾します。この見積書を次に改訂した場合も、番号は QN-10000132-R1 になります。
よくある質問
見出し：よくある質問- 見積書の改訂と複製の違いは何ですか？ 改訂は同じ提案の次の版を作成し、旧版を 差し替え済み にします。複製は別の新しい見積書を作成し、元の見積書はそのまま残ります。見積書の複製を参照してください。
- 改訂を元に戻せますか？ 確定する前なら、改訂の下書きを削除します。旧版は変わりません。確定した後は戻せず、旧版は 差し替え済み のままです。
- 改訂した見積書は承諾済みのままですか？ いいえ。確定した改訂版は、旧版が 承諾済み だった場合も 有効 になります。お客様が同意されたら、もう一度承諾してください。承諾・不採用を参照してください。
- メニューに「改訂」が表示されないのはなぜですか？ 改訂 は、有効 または 承諾済み の最新の版で、Quote の Edit と Add の権限があり、その見積書から作成した請求書が発行されておらず、下書きの請求書もほかの改訂の下書きもない場合にだけ表示されます。
- 改訂すると新しい見積番号になりますか？ 元の番号に
-R1、-R2などが付いた番号になり、確定したときに採番されます。削除した改訂の下書きは番号を使いません。 - 見積書の以前の版はどこで確認できますか？ いずれかの版を開いて 版 を使うか、見積書の一覧の ステータス の絞り込みで 差し替え済み を選択します。