レコードの移管

退職者が出たときや担当業務が変わったときは、その人が担当しているレコードを同僚に移管し、顧客へのフォローを続けられるようにし、書類にも担当者がいる状態にします。このページは管理者とマネージャー向けです。担当者とは何かについては、担当者と表示範囲を参照してください。

始める前に

移管ページを開くには User（ユーザー）の View（閲覧）権限、移管するには User の Edit（編集）権限と、移管する各種類のレコードに対する Edit 権限が必要です。さらに、次のいずれかに該当する必要があります。

• ロールに Transfer Records（レコードの移管）があり、自社のあらゆるレコードにアクセスできる
• Reports to（報告先）でそのユーザーより上位にいて、そのモジュールの Grant Access Using Hierarchies（階層によるアクセス付与）がオンになっている
• 自分のレコードを移管する

レコードを受け取る同僚は有効なユーザーで、移管する各種類のレコードに対する View 権限を持っている必要があります。移管は、ユーザーを無効化する前でも後でも行えます。無効化したユーザーは、状態 を 無効 に設定するまで ユーザーアカウント の一覧に表示されません。ユーザーアカウントを参照してください。

手順

1. ユーザーアカウント を開き、レコードを移管するユーザーを開きます。そのユーザーがすでに無効化されている場合は、先に 状態 を 無効 に設定して一覧に表示します。
2. ··· メニューの レコードを移管 を選択します。Mass transfer records（レコードの一括移管）ページが開き、Records owned by（担当レコード）にそのユーザーが担当しているものの件数が表示されます。
3. Record types（レコードの種類）で、移管するレコードの種類を残します。特定の顧客のレコードだけを移管する場合は、Account（顧客）を選びます。
4. Recipient（受取人）の Transfer to（移管先）で同僚を選択します。
5. 顧客と一緒に移すものをオンまたはオフにします。進行中の商談、有効な見積書、未確定の書類（下書き）、未完了の活動 はオン、発行済みの請求書・クレジットノート・発注書・納品書と確定済みの見積書 はオフ、顧客チームを維持 はオンになっています。
6. ページ下部のバーに表示される概要を確認し、Transfer records（レコードを移管）を選択します。
7. 「これらのレコードを（同僚の名前）に移管しますか？」と確認するダイアログで、レコードを移管 を選択して確定します。

操作後の状態

レコードは同僚の担当になります。Transferred（移管済み）セクションには、移管ごとに実行日時、移管したもの、移管先が表示され、Records moved（移管したレコード）にはすべてのレコードが名前付きで表示されます。各レコードの 担当者の変更履歴 と 履歴 にこの変更が表示されます。

注意

移管は元に戻せません。レコードを戻すには、逆方向にもう一度移管してください。

知っておきたいルール

• 連絡先は常に顧客と一緒に移管されます。
• 定期請求書は請求書と一緒に移管されます。有効なものと一時停止中のものは 未確定の書類（下書き） と、終了したものは発行済みの書類と一緒に移管されます。
• 発行済みの請求書、クレジットノート、発注書、納品書、確定済みの見積書は、そのオプションをオンにしない限り元の営業担当者に残るため、コミッションと履歴はそのまま保たれます。
• メモ、連絡、返信は、書いた人のままです。未完了の活動 では、そのユーザーの未完了のタスク（サブタスクを含む）と、主催している終了していない予定が同僚に移管され、同僚が担当者または主催者になります。Account を選択していない場合はそのすべてが、選択した場合は、移管するレコードにリンクされたものだけが移管されます。
• メンバー限定スペースにあるタスクや予定は、同僚がそのスペースのメンバーであるか、すでに名前が挙がっている場合にだけ移管されます。そうでない場合は移管されず、Transferred セクションにその件数が表示されます。スペースの担当者に同僚を追加してもらってから、もう一度移管してください。また、ご自身が読めないメンバー限定スペースにある未完了のタスクと予定は、名前を示さずに件数だけがページに表示されます。
• 1 回の移管で移せるレコードは最大 2,000 件です。それを超える場合、ページはレコードの種類ごとに複数の移管に分けます。それでも 1 つが大きすぎる場合は、その移管が名前付きで拒否されるため、Account で絞り込んで繰り返します。
• 移管に含まれる見積書、請求書、クレジットノートのいずれかが承認待ちの場合、その移管は拒否され、何も移管されません。申請を取り下げるか、承認者に判断を依頼してから、もう一度移管してください。
• 同僚が無効化されている場合、または同僚のロールに移管するレコードの種類へのアクセスがない場合、移管は拒否されます。
• ユーザーを無効化しただけでは、何も移管されません。
• 1 件のレコードの担当者を変更するには、その ··· メニューの 担当者を変更 を使います。担当者の変更を参照してください。顧客では、上記と同じ選択肢が表示されます。

この仕組みの理由

無効化と移管は別々の判断です。 退職する方の顧客を 2 人の同僚に分けることも、まだ誰にも渡さないこともあります。2 つの手順を分けておくことで、既定で誤った人に引き継がれることはなく、誰が何を引き継ぐかを貴社で選べます。

発行済みの書類は、売上を上げた人のもとに残ります。 発行済みの請求書には誰が販売したかが記録され、コミッションや売上レポートはその名前に従います。発行済みの書類をそのままにしておくことで前四半期の数字は変わらず、進行中の仕事だけがそれを仕上げる人に引き継がれます。

進行中の仕事は待てません。 定期請求書は担当者の名前で下書きを作成し、担当者が有効なユーザーでなくなると停止します。進行中の書類と計画を速やかに移管すれば、毎月の請求書の送付が途切れません。

すべての移管が記録されます。 各レコードの 担当者の変更履歴 に、誰が、いつ、誰に移管したかが表示されるため、後から誰でも顧客の担当が変わった理由を確認できます。

効率よく使うコツ

• 顧客を 1 件ずつ引き継ぎます。 Record types で Account を選ぶと、その顧客を連絡先、有効な見積書、下書きとまとめて移管できます。
• 1 件のレコードには担当者を変更を使います。 見積書 1 件や顧客 1 件なら、レコードの ··· メニューの 担当者を変更 のほうが早く済みます。担当者の変更を参照してください。
• マネージャーに任せます。 Reports to を設定して階層によるアクセスをオンにしておけば、User の Edit 権限を持つマネージャーは、Transfer Records がなくても自分のチームのレコードを移管できます。共有とチームを参照してください。
• 先に承認待ちを片付けます。 始める前に、退職する方の承認待ちの書類について承認者に判断を依頼しておけば、移管が拒否されることはありません。書類の承認を参照してください。
• 結果を 1 つの一覧で確認します。 Records moved には担当者が変わったレコードがすべて名前付きで表示されます。引き継ぐ同僚に送る一覧として使えます。

例

Farid Rahman が Lim & Co を退職します。Daniel Lim は、Farid を無効化する前に Farid のユーザーアカウントを開き、レコードを移管 を選択します。Records owned by には、既定のオプションで移管されるものの件数が表示されます。顧客 14 件、連絡先 23 件、見積書 6 件、請求書 2 件（有効な見積書と下書きの請求書）です。

Daniel は Transfer to で Mei Tan を選び、既定のオプションのままにします。移管されるのは 14 + 23 + 6 + 2 = 45 件のレコードと、Farid の未完了のタスクです。Farid がすでに発行した 31 件の請求書は件数に含まれず、Farid の名前のまま残ります。その後、Daniel は Farid を無効化します。

2 人の同僚で仕事を分ける場合。 Farid の最大の顧客である Harbour Café は Ahmad に、それ以外は Mei に引き継ぎます。Daniel はまず Account で Harbour Café を選んで Ahmad に移管し、次に顧客の選択を解除して、残りすべてを Mei に移管します。

承認待ちの見積書がある場合。 Farid の有効な見積書の 1 件が承認待ちのため、移管は拒否され、45 件のレコードはどれも移管されません。Daniel はその見積書を承認してから、もう一度移管します。

よくある質問

• 退職者の顧客を別の営業担当者に移すにはどうすればよいですか？ ユーザーアカウント で退職者を開き、レコードを移管 を選択して、Transfer to で同僚を選び、Transfer records を選択します。退職者を無効化する前でも後でも行えます。すでに無効化した人を探すには、一覧で 状態 を 無効 に設定します。
• 発行済みの請求書も新しい担当者に移りますか？ 発行済みの請求書・クレジットノート・発注書・納品書と確定済みの見積書 をオンにしない限り移りません。既定では元の営業担当者に残ります。
• 移管を元に戻せますか？ できません。元の担当者がまだ有効なうちに逆方向にもう一度移管するか、個々のレコードで 担当者を変更 を使ってください。
• 移管が拒否されたのはなぜですか？ 移管に承認待ちの書類が含まれている、同僚が無効化されているかいずれかのレコードの種類を閲覧できない、または 1 回の移管が 2,000 件を超えている、のいずれかです。
• 退職者のタスクも移管されますか？ 未完了の活動 がオンの場合、未完了のタスクと、主催している終了していない予定が移管されます。完了したタスク、過去の予定、メモは書いた人のままです。
• ユーザーを無効化すると、そのレコードは移管されますか？ されません。移管するまで、レコードはそのユーザーの担当のままです。

関連ページ

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