請求書

請求書は、お客様に支払いを求める書類です。何を提供したか、いくら請求するか、どの通貨で、いつまでに支払うかを記録します。入金、クレジットノート、償却はすべて請求書に対して記録され、それらによって未回収額が決まります。

表示場所

サイドバーで 請求書 を選択します。一覧は、まだ未回収額がある 未入金 と 一部入金 の請求書を表示した状態で開きます。ほかの請求書を表示するには、一覧の上のバーで ステータス を変更します。画面の幅が狭い場合は 絞り込み の中にあります。

行の下の 合計 と 未回収額の合計 は、現在のページだけでなく、絞り込みで表示されるすべての請求書を合計したもので、下書きと取消済みの請求書は含まれません。合計は、絞り込み条件や検索を変更したとき、または変更を保存した後に計算し直されます。ページの移動や並べ替えのたびに計算し直されることはありません。請求書番号 を選択すると請求書が開きます。

できること

• 請求書を作成する。見積書に対して請求する場合は請求書を作成を使います。
• 請求書の内容を確認し、PDF をプレビューする。
• 下書きを発行して請求書番号を付与する。
• 入金があったら入金を記録する。
• 期日を過ぎた請求書を確認し、回収できない債権を貸倒処理する。
• 発行済みの請求書をクレジットノートで訂正する。請求書全体を取り消すべき場合は取り消す。

全体像

請求書はすべて 下書き から始まり、仮番号（既定では PF- で始まる）が付きます。下書きの間は何でも変更できます。発行すると請求書番号（既定では INV- で始まる）が付与され、請求内容がロックされます。

以後、未回収額を変えるのは入金、クレジットノート、償却だけです。

しくみ

請求書のステータスはご自身で設定するものではありません。変更があるたびに、easySales が請求残高からステータスを判定します。

ステータス	意味
下書き	まだ発行されていません。編集や削除ができ、未回収額はありません。
未入金	発行済みで、入金、クレジット、償却がまだありません。
一部入金	一部が決済され、まだ請求残高があります。
入金済み	請求残高がなく、少なくとも 1 件の入金が決済に含まれています。
クレジット済み	請求残高がなく、クレジットノートだけで決済されています。
償却済み	請求残高がなく、一部または全額が貸倒れとして償却されたままです。
取消済み	取り消されています。記録には残りますが、編集、削除、入金の記録はできません。

ステータスは戻ることがあります。入金を削除したりクレジットノートを取り消したりすると、その金額が再び未回収となり、ステータスもそれに従います。

よくある誤解

• 入金済み は、現金だけで支払われたという意味ではありません。一部が入金され、残りがクレジットされた請求書も 入金済み です。
• 償却済み は、お客様の支払義務がなくなったという意味ではありません。債権は残っており、取引明細書や再印刷した請求書には引き続き表示されます。
• 取消は削除ではありません。取り消した請求書は、番号、明細行、履歴を保持します。

権限

一覧の表示と請求書の閲覧には Invoice（請求書）モジュールの List（一覧）と View（閲覧）、作成には Add（追加）と Edit（編集）、変更、発行、入金の記録、取消には Edit の権限が必要です。Delete（削除）では下書きを削除します。

Own records only（自分のレコードのみ）に設定されたロールでは、自分が 営業担当者 である請求書を扱えます。貸倒処理には、さらに All records（すべてのレコード）と、ロールの Write off bad debts（貸倒れを償却する）の制御項目が必要です。

この仕組みの理由

ステータスは金額に従うため、実態とずれることがありません。 easySales は入金、クレジットノート、償却からステータスを判定するため、まだ請求残高がある請求書が 入金済み と表示されることはありません。誤った入金を削除すると、請求書は自動的に 一部入金 または 未入金 に戻ります。誰かがステータスの変更を覚えておく必要はありません。

残高がゼロになる 3 つの経路を区別しています。 入金済み、クレジット済み、償却済み はいずれも請求残高がないことを示しますが、帳簿上の意味は異なります。入金があったのか、請求額を減額したのか、回収できない債権を帳簿から外したのかです。区別しておくことで、どの請求書が実際に入金につながったのかがひと目でわかります。

一覧は回収が必要な請求書から表示します。 未入金 と 一部入金 で開くことで、日々確認する一覧が短くなります。下書きと取消済みの請求書は、どちらもお客様に支払義務がないため、未回収額の合計 に含まれません。

取り消した請求書も記録に残ります。 その番号はすでにお客様に伝えられているため、番号と履歴を保持します。請求書の番号は欠けることなく続き、後から確認する方も、その請求書がなぜ対象外になったのかを確認できます。

効率よく使うコツ

• 複数の請求書を 1 件の入金で消し込みます。 一覧で同じ顧客・同じ通貨の請求書を最大 50 件までチェックし、表示されるバーで 入金を記録 を選択します。入金の記録を参照してください。
• 期日を過ぎた請求書を一覧で見つけます。 期日を過ぎた請求書の 支払期日 には、12 日超過 のような赤いタグが付きます（狭い画面では 12 日）。期日超過の督促を参照してください。
• スクロールせずに検索します。 検索ボックスでは、請求書番号または顧客名で請求書を探せます。一覧と列を参照してください。
• 自分の承認を待つ請求書だけを表示します。 請求書を承認できる場合は、承認 で 自分の承認待ち を選ぶと、承認を待っている下書きが表示されます。書類の承認を参照してください。
• よく使う列を表示しておきます。 一覧の列設定 で 見積書 や 営業担当 などの列を追加できます。設定はご自身だけに適用されますが、System（システム）の Edit（編集）権限があれば全員に適用できます。一覧と列を参照してください。

例

Lim & Co は INV-10000318 で Harbour Café Pte Ltd に SGD 2,398.00 を請求します。内訳は、デザイン業務 SGD 2,200.00 と GST 9% の SGD 198.00 です。ステータスは次のように変わります。

できごと	請求残高	ステータス
Mei Tan が下書きを発行する	2,398.00	未入金
カフェが SGD 1,000.00 を支払う	1,398.00	一部入金
Mei が SGD 54.50（50.00 + GST 4.50）の Allowance（値引）のクレジットノートを発行する	1,343.50	一部入金
カフェが SGD 1,343.50 を支払う	0.00	入金済み

カフェが何も支払わず、Mei が SGD 2,398.00 全額をクレジットしていれば、請求書は クレジット済み になります。

一覧の下の合計額の読み方。 10 月 15 日、カフェの最後の入金より前に、Mei は 請求書 を開きます。一覧には、まだ未回収額がある 2 件の請求書が表示されます。

請求書番号	顧客	合計	未回収残高	ステータス
INV-10000318	Harbour Café Pte Ltd	2,398.00	1,343.50	一部入金
INV-10000321	Seaview Dental Clinic	1,090.00	1,090.00	未入金

行の下では、合計 が SGD 3,488.00（2,398.00 + 1,090.00）、未回収額の合計 が SGD 2,433.50（1,343.50 + 1,090.00）と表示されます。Mei が ステータス に 下書き を追加すると、SGD 5,450.00 の下書き PF-10000047 が一覧に加わりますが、どちらの金額も変わらず、その下に 下書きの請求書は、どちらの金額にも含まれません。 と表示されます。

よくある質問

• 未入金の請求書をすべて確認するにはどうすればよいですか？ 請求書 を開きます。一覧は 未入金 と 一部入金 の状態で開き、行の下の 未回収額の合計 にそれらの未回収額の合計が表示されます。期日超過の督促を参照してください。
• 請求書一覧に請求書が表示されないのはなぜですか？ 一覧は絞り込まれた状態で開くため、下書き、入金済み、クレジット済み、取消済みの請求書は、そのステータスを追加したときにだけ表示されます。Own records only（自分のレコードのみ）の場合は、自分が 営業担当者 である請求書だけが表示されます。
• 入金済みの請求書が一部入金に戻ったのはなぜですか？ 入金が削除されたか、その請求書に対するクレジットノートが取り消されたため、金額の一部が再び未回収になっています。入金の削除を参照してください。
• 入金済みとクレジット済みの違いは何ですか？ 入金済み は、少なくとも 1 件の入金によって請求書が決済されたことを示します。クレジット済み は、入金がなく、クレジットノートだけで決済されたことを示します。
• お客様が支払わない請求書は貸倒処理できますか？ できます。ロールで許可されていれば、請求書の ··· メニューの 貸倒処理… を使います。ほかに請求残高がなくなると、請求書は 償却済み になります。期日超過の督促を参照してください。
• 請求書を会計ソフトにエクスポートできますか？ できます。請求書 一覧の ··· → 会計ソフト用にエクスポート… でエクスポートを開きます。データのエクスポートが許可され、Invoice（請求書）の View（閲覧）が All records（すべてのレコード）のロールで利用できます。会計エクスポートを参照してください。

関連ページ

• 見積から入金まで
• 発行と採番
• 未回収残高
• クレジットノート
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