顧客と連絡先

顧客 は、取引のあるお客様または仕入先で、会社のことも個人のこともあります。連絡先 は、そのお客様側でやり取りし、書類の宛先となる人です。easySales での販売はすべてこの 2 つのレコードから始まるため、見積書を作成する前に登録しておきます。

しくみ

お客様が会社の場合は 法人 の顧客を作成し、やり取りする人を一人ずつ連絡先として追加します。たとえば、オーナー、プロジェクトマネージャー、経理担当者です。お客様が個人の場合は 個人 の顧客を作成します。その人自身がお客様なので、easySales はその人を顧客の唯一の連絡先として扱い、情報は顧客側で変更します。

見積書や請求書には連絡先を指定し、顧客はその連絡先から決まります。領収書、お客様のクレジット、取引明細書は顧客ごとに管理されるため、1 件の入金で、同じお客様の別々の人宛ての請求書をまとめて決済できます。クレジットノートは請求書から作成され、同じ顧客に属します。

顧客には 得意先、仕入先、またはその両方の役割があり、少なくとも 1 つを選択します。仕入先だけの顧客の連絡先は、見積書、請求書、クレジットノートでは選択肢に表示されません。発注書の仕入先にはどの顧客でも指定でき、発注書を発行するとその顧客に 仕入先 が選択されます。

顧客には 既定の支払条件 と 既定の通貨 も設定できます。その顧客の連絡先宛てに見積書または請求書を作成すると、両方が自動入力され、請求書はこの条件から支払期日を計算します。条件のない顧客は会社の既定の条件に従います。

ポイント

• お客様 1 社につき顧客は 1 件にし、そこの人を連絡先として追加します。同じお客様が二重に登録されている場合は、顧客の ··· メニューの 重複する顧客を統合… で重複分を統合します。顧客の統合を参照してください。
• 顧客の種類（法人 または 個人）は、作成後に変更できません。誤って選んだ場合は、正しい種類で新しい顧客を作成し、もう一方を無効化します。
• レコードを使わなくなったら、··· メニューの 顧客を無効化 または 連絡先を無効化 を選択します。レコードは一覧に表示されなくなりますが、履歴は残り、既存の書類からも引き続き参照されます。
• 法人の顧客を無効化しても、その連絡先と書類はそのまま残ります。個人の顧客を無効化すると、その連絡先も無効化されます。
• 顧客の担当者 と 連絡先の担当者 は、責任を持つ同僚です。連絡先の担当者は、顧客の担当者と異なっていてもかまいません。

用語

• 顧客：得意先または仕入先として扱う会社や個人です。
• 法人：会社や団体のための顧客で、連絡先をいくつでも登録できます。
• 個人：個人のための顧客で、その人を唯一の連絡先としてまとめて管理します。
• 連絡先：顧客に関係する一人の人です。
• 得意先 / 仕入先：その顧客が自社にとって果たす役割です。
• 顧客コード：得意先としての顧客の番号で、C-00001 のような形式です。ご自身で入力しない限り自動で付与されます。
• 取引明細書：選択した期間の顧客の請求書、入金、クレジットノートをまとめた PDF で、顧客の 取引明細書 から作成します。

よくある誤解

• 顧客はログイン用のアカウントではありません。easySales にログインするのはユーザーで、顧客や連絡先ではありません。
• 連絡先は顧客の複製ではありません。お客様側の一人の人です。
• 入金は、請求書の宛先の連絡先には結び付きません。顧客に対して記録されます。
• お客様の会社を辞めた連絡先を無効化しても、その人の見積書や請求書は削除されません。

表示場所

お客様のレコードはサイドバーの 顧客、人は 連絡先 で確認します。顧客のページには、その連絡先、見積書、請求書、領収書、活動がまとめて表示されます。顧客と連絡先を参照してください。

この仕組みの理由

支払義務を負うのは顧客、書類の宛先は連絡先です。 見積書を承認する人と支払う人は、別の人であることがよくあります。両者を分けておくことで、書類はそれぞれ適切な人に届き、お客様の未回収額は顧客の 1 つの金額と 1 通の取引明細書にまとまります。

個人のお客様も、正式な顧客です。 住宅の施主にも、会社と同じように見積書、領収書、クレジット、取引明細書を発行でき、架空の会社名を用意する必要はありません。その人自身が顧客なので、住所や電話番号は 1 か所で管理できます。

種類が固定されているのは、2 つの種類で人の持ち方が異なるためです。 法人の顧客は担当者を個別の連絡先として持ち、個人の顧客はその人自身です。一方を他方に変えると、書類の宛先が合わない人のまま残ってしまうため、作成時に一度だけ選択します。

既定値で、毎回同じ選択をする手間が省けます。 30 日払いのお客様や米ドル建てで請求するお客様は、顧客に一度設定するだけです。新しい見積書と請求書はその設定から始まり、個々の書類を変更しても顧客の設定は変わりません。

効率よく使うコツ

• お客様の条件は一度だけ設定します。 顧客に 既定の支払条件 と 既定の通貨 を入力すると、その連絡先宛ての新しい見積書と請求書に自動で入ります。顧客の詳細を参照してください。
• 書類は顧客から作成します。 顧客の ··· メニューの 新規見積書、新規請求書、新規連絡先 を使うと、お客様が自動入力されます。見積書の作成を参照してください。
• 重複の警告で二重登録を防ぎます。 顧客や連絡先を作成しているとき、同じ名前や電話番号のレコードがすでにあると easySales が警告します。重複の警告を参照してください。
• 重複に気付いたらすぐに統合します。 顧客が 1 件なら、残高も取引明細書も 1 つにまとまります。顧客の統合を参照してください。
• 既存の顧客リストはまとめて取り込みます。 データのインポートで、.xlsx または .csv ファイルから顧客と連絡先を読み込めます。

例

Lim & Co は Harbour Café Pte Ltd と取引を始めます。Mei Tan はカフェの 法人 の顧客を作成して 得意先 を選択し、連絡先を 2 件追加します。見積書を承認するオーナーの Grace Wong と、請求書を受け取る運営マネージャーの Ahmad Salleh です。Mei は内装工事の見積書を Grace 宛てに、請求書を Ahmad 宛てにします。

カフェが 1 回の銀行振込で 3 件の請求書を支払ったときは、各請求書の宛先の連絡先にかかわらず、Mei は顧客に対して領収書を 1 件記録します。

1 件の入金で 2 人宛ての請求書を決済する。 10 月、Mei はカフェに GST 9% で請求書を 2 件発行します。

請求書	宛先	税抜	GST	合計
INV-10000330	Grace Wong	SGD 2,000.00	SGD 180.00	SGD 2,180.00
INV-10000331	Ahmad Salleh	SGD 1,000.00	SGD 90.00	SGD 1,090.00

顧客の 未回収額 は SGD 3,270.00（2,180.00 + 1,090.00）です。カフェが SGD 3,270.00 を振り込み、Mei は顧客に対して両方の請求書を決済する領収書を 1 件記録します。両方の請求書が 入金済み になり、未回収額は残りません。

同じお客様が二重に登録されていた場合。 Priya Nair が 2 件目の顧客「Harbour Cafe Singapore」を作成しており、そこには連絡先が 1 件と、SGD 545.00 の発行済み請求書が 1 件あります。本来の顧客には SGD 1,090.00 の未回収額がまだあります。Mei は Harbour Café Pte Ltd を開いて 重複する顧客を統合… を選択し、重複分を選びます。連絡先は統合先に移り、請求書は発行時の内容のまま残り、残した顧客の 未回収額 は SGD 1,635.00（1,090.00 + 545.00）になります。

よくある質問

• 顧客と連絡先の違いは何ですか？ 顧客はお客様そのもので、支払義務を負う会社や個人です。連絡先は、書類の宛先となるお客様側の一人の人です。会社の顧客には連絡先を複数登録できます。
• 法人と個人のどちらの顧客を作成すればよいですか？ 会社や団体なら法人を選び、その下に複数の人を追加します。住宅の施主のように、お客様であり唯一のやり取りの相手でもある個人の場合は、個人を選びます。
• 法人の顧客を個人の顧客に変更できますか？ できません。種類は顧客の作成時に固定されます。正しい種類で新しい顧客を作成し、古い顧客を無効化してください。
• 入金は顧客と連絡先のどちらに記録されますか？ 顧客です。1 件の領収書で、同じお客様の別々の連絡先宛ての請求書をまとめて支払えます。入金の記録を参照してください。
• 顧客を無効化すると請求書はどうなりますか？ 何も変わりません。発行済みの請求書、領収書、クレジットノートは引き続きその顧客を表示します。一覧と選択肢に表示されなくなるだけです。
• 二重に登録されたお客様はどう直せばよいですか？ 重複分を残す顧客に統合します。連絡先と進行中の作業は統合先に移ります。統合は元に戻せません。顧客の統合を参照してください。

関連ページ

• 見積から入金まで
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