納品書の作成

このページは、納品の書類を準備する方のためのものです。納品書が請求書や見積書とどう関係するかを先に知りたい場合は、納品書と請求書をご覧ください。

始める前に

• Delivery（納品書）モジュールの Add（追加）権限が必要です。請求書または見積書に対して納品する場合は、その書類を編集できる必要もあります。Own records only（自分のレコードのみ）の場合は、ご自身の書類に限ります。
• 請求書から作成する場合：請求書が発行済みで、取り消されていないこと。
• 見積書から作成する場合：見積書が 有効 または 承諾済み で、最新の版であること。
• 今回の納品で、各明細行をどこまで出荷するかを決めておきます。1 つの明細行を複数回の納品に分けることもできます。

手順

請求書または見積書から

1. 請求書または見積書を開きます。
2. 書類の下の 納品 カードで 納品書を作成 を選択します。
3. ダイアログに、明細行が 請求済み（見積書の場合は 見積数量）、納品済み、残数 とともに表示されます。残りのある明細行は、サービスも含めて、すべて残数のままチェックが入っています。
4. 出荷しない明細行はチェックを外します。一部だけ納品する場合は 今回の納品 を変更します。残数 を超える数量は入力できません。
5. 納品先（連絡先の納品先住所。作成後に納品書で変更できます）と 納品日 を確認します。
6. 納品書を作成 を選択します。納品書が下書きとして開きます。

単独で

1. サイドバーで 納品書、続けて 新規納品書 を選択します。
2. 顧客 を選びます。連絡先がある場合は 連絡先 も選びます。
3. 明細 で、商品を検索するか説明を入力し、数量 を入力します。必要に応じて 単位、シリアル番号、備考 を入力します。次の品目は 行を追加 を選択します。
4. 納品先 を入力します。空欄のままにすると、連絡先の納品先住所が使われます。
5. 納品書を作成 を選択します。

操作後の状態

納品書は 下書き になります。番号はまだありませんが、数量はすでに元の書類に対して数えられるため、同じ数量を二重に納品することはできません。納品書を開いて明細行を確認し、発行します。元の書類の 納品 カードに、新しい納品済みの数量と残数が表示されます。

知っておきたいルール

• 納品書には価格、税、合計がありません。
• 見積書の 残数 には、その見積書から 請求書を作成 ですでに請求した分は含まれません。それらの商品は請求書から納品してください。
• 請求書にクレジットノートがある場合、ダイアログに警告が表示されます。クレジットノートは納品できる残りの数量を変更しないため、数量はご自身で確認してください。
• 請求計画のある見積書から作成した納品書は 納品のみ になります。仕事の請求は計画の請求書で行います。
• 数量は小数点以下 4 桁まで入力でき、0 より大きくする必要があります。

この仕組みの理由

書類がお客様の注文と一致します。 請求書や見積書から作成した納品書は、その明細行、説明、単位をコピーします。そのため、お客様は合意し請求を受ける品目と同じ品目について受領の署名をします。入力し直さないので、入力ミスもありません。

サービスも含め、すべての明細行にチェックが入った状態で始まります。 今日のバンに何が載るかは、easySales にはわかりません。残っているすべてから始めて、出荷しないもののチェックを外す方式なので、忘れた明細行は書類から抜け落ちるのではなく、ダイアログ上で目に見えます。

請求済みの商品は請求書から納品します。 見積書の商品が請求書に載った時点で、お客様が支払いの対象とする書類は請求書になります。請求書から納品することで、納品済みと残数の数え方が 1 つに保たれ、見積書と請求書の両方に同じ数量が未納品として表示されることはありません。

効率よく使うコツ

• 全量を納品するときは残数をそのまま使います。 ダイアログには残りのすべての数量が入力された状態で開きます。納品日 を確認して 納品書を作成 を選択するだけです。
• 単独作成の明細行では商品を選びます。 商品を選ばずに入力した明細行は、請求する前に 請求する商品 で商品を選ぶ必要があります。納品分の請求を参照してください。
• お客様から求められたらシリアル番号を追加します。 シリアル番号 は、明細行に入力がある場合だけ、専用の列に印刷されます。発行と納品を参照してください。
• 標準の文面を挿入します。 取引条件 の下の テンプレートから挿入 で、保存済みの文章を入れられます。標準テンプレートを参照してください。

例

サンプル帳の貸し出し。 Orchard Dental は、自院で生地を選びたいと考えています。Mei Tan は 新規納品書 を選択し、顧客 に Orchard Dental を選んで、生地のサンプル帳 3 冊とタイルボード 1 枚を追加し、備考 に「10 月 30 日までに返却」と入力します。請求するものはないため、この単独の納品書は、スタジオから何が出て、誰が受け取りに署名したかを記録するだけです。

すでに請求済みの見積書。 Lim & Co は、ペンダントライト 6 台の Harbour Café の見積書から INV-10000330 を作成済みです。Daniel Lim が見積書の 納品 カードを開くと、ライトの 残数 は 0 と表示されます。請求書がすでにその分を対象にしているためです。Daniel は代わりに INV-10000330 を開き、その 納品 カードで 納品書を作成 を選択すると、6 台のライトが表示されます。

よくある質問

• 請求書や見積書がなくても納品書を作成できますか？ はい。納品書 一覧で 新規納品書 を選択し、顧客を選んで明細行をご自身で追加します。
• 下書きの請求書から納品書を作成できますか？ できません。先に請求書を発行してください。下書きの請求書はまだ変更される可能性があるため、納品の基準となる確定した内容がありません。
• 見積書に納品できる残りがないのはなぜですか？ その明細行がすでに納品済みか、請求書を作成 ですでに請求済みです。請求書から納品書を作成してください。
• 請求した数量より多く納品できますか？ できません。今回の納品 は 残数 を超えられません。追加の商品は新しい請求書か、単独の納品書に記載してください。
• 納品先の住所を変更できますか？ はい。納品書で 納品先 を編集します。空欄のままにすると、連絡先の納品先住所が使われます。
• サービスも納品書に載せる必要がありますか？ いいえ。漏れがないようにチェックが入っていますが、引き渡さないサービスはチェックを外してください。

関連ページ

• 納品書
• 発行と納品
• 納品書と請求書
• 見積書と注文書