見積書の作成

お客様に書面で提案するには、見積書を作成します。見積書の一覧から始めることも、作業中の顧客、連絡先、商談から始めることもできます。

始める前に

Quote（見積書）モジュールの Add（追加）と Edit（編集）の権限と、選択する連絡先、ユーザー、商品、商談に対する List（一覧）権限が必要です。すべての明細行に商品を指定するため、商品を事前に用意しておくか、明細行から商品を作成できるよう Product（商品）モジュールの Add 権限を持っておいてください。

連絡先 から新しい顧客を追加するには、新しい法人または個人の顧客には Account（顧客）モジュールの Add と Edit、連絡先には Contact（連絡先）モジュールの Add と Edit の権限も必要です。新しい顧客「…」を作成 には、作成できる顧客の種類だけが表示されます。

手順

1. サイドバーで 見積書 を選択し、新規見積書 を選択します。または、連絡先、商談、顧客のページで 新規見積書 を選択します。
2. 連絡先 を選択します。顧客 は連絡先から決まります。
3. 営業担当者 を確認します。既定ではご自身です。
4. 独自の件名を付ける場合は 見積件名 を入力し、商談に関連する見積書であれば 商談 を紐づけます。
5. 通貨、有効期限、税 の税を確認します。
6. 明細 で 行を追加 を選択して商品を検索し、数量、単位、単価、原価を管理している場合はその行の 原価 を入力します。商品の下に 説明 を追加します。
7. 各行について同じ操作を繰り返します。明細行を参照してください。
8. 条件と備考 で 取引条件 を確認します（テンプレートから挿入 で自社の文面を一覧から選べます）。お客様に必要であれば 備考 を入力します。
9. 見積書を作成 を選択します。

次のアニメーションは手順 2、6、9 の操作です。連絡先を選び、商品マスタから行を追加し、数量を入力して、見積書を作成します。

新しい顧客の場合

顧客がまだ easySales に登録されていない場合は、見積書の画面を離れずに追加できます。連絡先 に顧客名を入力し、一覧の最後にある 新しい顧客「…」を作成 を選択します。入力した名前が入った状態で 新しい顧客 ウィンドウが開きます。

顧客の種類 で次のいずれかを選択します。

• 法人：企業と、その最初の連絡先。
• 個人：個人の顧客。本人がそのまま連絡先になります。
• 既存の顧客：登録済みの顧客に新しい連絡先を追加します。

名前を入力し、わかれば メール と 携帯電話、自社で必須にしている項目も入力します。作成して選択 を選択すると、ご自身を担当者として顧客が作成され、ご自身で選んだ場合と同じように見積書に選択されます。住所や税番号などは後で顧客ページで追加できます。

似た名前の顧客がすでにある可能性を easySales が知らせた場合は、既存の顧客を使う を選択し、閲覧できる顧客から選んでください。

操作後の状態

easySales が見積書を 下書き として保存し、QD- の下書き番号を付けて開きます。それまでフォームには 保存時に採番 と表示されています。見積件名 が空欄の場合はこの番号が入ります。明細行の下の数値（小計、税、合計、原価を入力した場合は 原価）を確認してください。

下書きは変更、プレビュー、削除ができますが、送付、承諾、請求書の作成はできません。準備ができたら確定すると、QN- の見積番号が付きます。

見積書には顧客の 既定の支払条件 も引き継がれます。見積書から請求書を作成すると、支払期日はこの条件に従います。見積書に条件がない場合、請求書は顧客の条件を、それもなければ会社の既定の条件を使います。

知っておきたいルール

• 連絡先を別の顧客の連絡先に変更すると、商談 がクリアされます。
• 連絡先から始めると連絡先が、商談から始めると商談とその主要な連絡先が入力されます。顧客から始めた場合は、閲覧できる連絡先がその顧客にちょうど 1 件だけあるときに限り連絡先が入力されます。
• 通貨 の初期値は顧客の 既定の通貨 です。外貨の見積書は、自社の基準通貨への為替レートがないと保存できません。
• 税 の初期値は自社の既定の税で、自社の国と登録に応じた税コードが今日の税率で表示されます。今日時点で自社が税の登録をしていない場合は税がオフになり、その理由がメモで表示されます。
• 有効期限 の初期値は今日から 30 日後です。意味を持つのは日数で、確定すると有効期限は見積日に合わせて移動します。
• 取引条件 には、自社に既定の見積書テンプレートがある場合、その内容が最初から入力されています。
• 候補に表示されるのは、得意先 として登録された顧客の連絡先だけです。
• 連絡先または営業担当者が未選択の場合や、商品のない行がある場合、見積書を作成 を選択しても何も保存されず、修正が必要な箇所が示されます。
• 備考 と 取引条件 は、どちらも見積書の PDF に印刷されます。

この仕組みの理由

選択する相手は連絡先だけです。 見積書はお客様側の担当者宛てに作成します。連絡先を選択すると見積書が正しい顧客に紐づき、その顧客の通貨と支払条件も引き継がれるため、お客様と合意した条件を入力し直さずに適用できます。

すべての明細行に商品を指定します。 商品から名称、単位、定価、説明が入力されるため、同じ品目はどの見積書でも同じ表記になります。明細行から作成した商品は商品リストに追加され、次の見積書ですぐに使えます。

税は今日の税率です。 下書きには確定するまで独自の日付がないため、今日適用されている税が使われます。お客様に示す税は、提案を作成した日に適用される税です。

先に下書き、番号は後から。 作成途中の見積書を保存し、後で再開したり削除したりできます。確定するまで見積番号は使われないため、見積番号に欠番は生じません。

効率よく使うコツ

• 連絡先や商談から始めます。 連絡先の 新規見積書 では連絡先と顧客が、商談の 新規見積書 では商談とその主要な連絡先が入力されます。商談を参照してください。
• 取引条件は一度だけ保存します。 この種類の新しい書類の既定の条件にする を選択した 見積書 の標準テンプレートがあれば、新しい見積書の 取引条件 に毎回入力されます。[ExpiryDate] や [PaymentTerm] などのプレースホルダーには、PDF でその見積書自身の値が印刷されます。標準テンプレートを参照してください。
• ない商品は明細行で作成します。 Product（商品）の Add 権限があれば、新しい名称を入力して 新しい製品「…」を作成 を選択します。商品は保存時に作成されます。明細行を参照してください。
• 商談は選択リストから作成します。 Opportunity（商談）の Add 権限があれば、商談 に名称を入力して 新しい商談「…」を作成 を選択し、短いフォームを入力します。新しい商談が作成され、この見積書に選択されます。
• 似た見積書を複製します。 既存の見積書の ··· メニューの 複製 で、同じお客様、明細行、条件の新しい下書きを作成できます。見積書の複製を参照してください。

例

Mei Tan が Harbour Café Pte Ltd の内装工事を見積もります。Grace Wong の連絡先から始めたので、連絡先 と 顧客 は入力済みで、通貨 は顧客の SGD です。件名を「Harbour Café fit-out」とし、税 で GST 9% を選んで、2 行を追加します。

品目	数量	単価	原価単価	金額
Design and project management	1	5,000.00	—	5,000.00
Custom carpentry works	1	15,000.00	11,000.00	15,000.00

合計欄には 小計 SGD 20,000.00、GST SGD 1,800.00、合計 SGD 21,800.00、原価 SGD 11,000.00 と表示されます。見積書を作成 を選択すると、見積書が下書き QD-10000042 として開き、Mei が確認して確定できる状態になります。

商談から始める。 Daniel Lim は商談「Harbour Café kitchen refresh」を開き、新規見積書 を選択します。商談、その主要な連絡先 Grace Wong、顧客が入力され、有効期限 は 30 日後、取引条件 には Lim & Co の既定の条件がすでに入っています。クォーツのカウンタートップはまだ商品リストにないため、Daniel は 2 行目に「Quartz countertop」と入力し、新しい製品「Quartz countertop」を作成 を選択して 物品 に設定します。

品目	数量	単位	単価	原価単価	金額
Kitchen cabinet design	1		2,400.00		2,400.00
Quartz countertop	3.50	m	680.00	420.00	2,380.00

小計 は SGD 4,780.00（2,400.00 + 3.50 × 680.00）、9% の GST は SGD 430.20、合計 は SGD 5,210.20 です。原価 は SGD 1,470.00（3.50 × 420.00）です。見積書を作成 を選択すると見積書が下書きとして保存され、easySales に 商品を 1 件作成しました と表示されます。

よくある質問

• 目的の連絡先が見つからないのはなぜですか？ 連絡先 には 得意先 として登録された顧客の連絡先だけが表示されるため、仕入先のみの顧客の連絡先は表示されません。人物の氏名または顧客名で検索してください。顧客の作成を参照してください。
• 新しい見積書の有効期間はどのくらいですか？ 有効期限 の初期値は今日から 30 日後で、変更できます。確定すると、見積日から同じ日数が保たれます。
• 外貨で見積もりできますか？ できます。通貨 を選択してください。保存するには、その通貨と自社の基準通貨との為替レートが必要です。通貨と為替レートを参照してください。
• 見積書に税が付かないのはなぜですか？ 今日時点で自社が税の登録をしていない場合、税 はオフになり、その理由がメモで表示されます。会社と税を参照してください。
• 見積番号が「保存時に採番」と表示されるのはなぜですか？ 番号は保存時に付与されます。まず QD- の下書き番号が付き、確定すると QN- の見積番号が付きます。
• 後から見積書を商談に紐づけられますか？ できます。見積書を編集するときに、いつでも 商談 を選択またはクリアできます。
• 見積書の作成中に新しい顧客を追加できますか？ できます。連絡先 に名前を入力し、新しい顧客「…」を作成 を選択します。この項目が表示されない場合は、ご自身のロールに顧客または連絡先の作成権限がありません。
• 見積書を保存しなかった場合、新しい顧客は残りますか？ 残ります。顧客は 作成して選択 を選択した時点で作成され、見積書の保存を待ちません。顧客 から確認できます。

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