チーム全員が互いの顧客を閲覧できるようにするにはどうすればよいですか？

Default access で Account を Team に設定し、Teams で対象の人を同じチームに入れます。チームの全員が、チームの顧客を閲覧、編集できるようになります。

Private + Alert とはどういう意味ですか？

レコードは担当者とその上位者だけに非公開のままですが、既存のレコードを作成または検索しようとした人には、その名前と担当者が表示されます。レコードを開くことはできません。

共有ルールでレコードを削除できるようになりますか？

ロールで許可されている場合だけです。共有がロールの範囲を超えることはありません。Read/Write で編集できるのはロールに Edit がある場合、削除できるのは Delete がある場合だけです。Read Only では、変更も削除もできません。

共有の変更が一部のユーザーに影響しなかったのはなぜですか？

そのユーザーのロールが、すでにすべてのレコードにアクセスできる All records か、何にもアクセスできない No access です。共有が影響するのは Own records only だけです。

特定の 1 人とだけレコードを共有できますか？

ルールはチーム間で働きます。その人のためのチームを作成するか、必要な顧客の顧客チームにその人を追加してください。

チームをオフにするとどうなりますか？

共有が停止し、メンバーはそのチームによって得ていたアクセスを失います。チームは残るため、もう一度オンにできます。

共有とチーム

AI 用にコピー

共有設定は、ロールが Own records only（自分のレコードのみ）のユーザーが、誰のレコードにアクセスできるかを決めます。レコードを非公開にしたり、チームに開放したり、会社全体で共有したりするために使います。基本的な考え方は、ロールと共有を参照してください。

始める前に

設定を表示するには System（システム）の View（閲覧）権限、変更するには System の Edit（編集）権限が必要です。共有設定が影響するのは、その操作についてロールが Own records only のユーザーだけです。All records（すべてのレコード）ではもともとすべてにアクセスでき、No access（アクセス不可）では何にもアクセスできません。

手順

システム設定 を開き、ユーザーとセキュリティ グループの 共有とチーム を選択します。
Reports to（報告先）で、各ユーザーの報告先を選択します。
Teams（チーム）で New team（新しいチーム）を選択し、Name（名前）を入力します。別のチームの下に属する場合は Parent Team（親チーム）も選択します。Manage members（メンバーを管理）を選択し、Add member（メンバーを追加）でメンバーを追加して、必要に応じて Team Leader（チームリーダー）を指定します。
Default access（既定のアクセス）で、各レコードの種類の Default access を選択し、Grant Access Using Hierarchies（階層によるアクセス付与）のオンとオフを切り替えてから、ページ下部の保存を選択し、既定のアクセスを保存しますか？ で確定します。
Sharing rules（共有ルール）で New sharing rule（新しい共有ルール）を選択します。Object、Records owned by（レコードの担当チーム）で共有するレコードのチーム、Shared with（共有先）でチーム、Access（アクセス）で Read Only（読み取り専用）または Read/Write（読み取り／書き込み）を選び、Save（保存）を選択します。

操作後の状態

Reports to の変更は、その場で保存されます。Default access の変更は、同僚が開けるレコードが変わるため、保存を選択して確定したときに保存されます。チームとルールは、それぞれのダイアログで Save を選択したときに保存されます。対象のユーザーが次に一覧やレコードを開いたときに、新しい範囲が反映されます。報告先が自分自身に戻るような循環は拒否されます。

知っておきたいルール

Private（非公開）：担当者とその上位者だけ。Private + Alert（非公開＋通知）も同じですが、既存のレコードを作成または検索しようとした人には、レコードを開くことはできないものの、その名前と担当者が表示されます。
Team（チーム）：担当者と同じチームの全員がレコードを閲覧、編集できます。チームリーダーは、配下のチームにもアクセスできます。
Public Read Only（全員に読み取り専用）：全員が閲覧でき、編集できるのは担当者とその上位者だけです。Public Read/Write（全員に読み取り／書き込み）：全員が閲覧、編集できます。選択肢の下に、そのことを伝える赤い警告が表示されます。
Controlled by Parent（親レコードに従う）（連絡先のみ）：顧客を閲覧できる人は、その連絡先も閲覧できます。Not set (current behaviour)（未設定（現在の動作））では、連絡先の一覧は顧客の担当者に従います。
各レコードの種類の横にある Result（結果）列には、現在の設定で何が起きるかが 1 文で表示されます。
Grant Access Using Hierarchies は、オフにするまでオンのままです。Reports to で担当者より上位の人には、担当者と同じアクセス権が与えられます。
Team Leader は、自分が率いるチームとその下位チームの全員のレコードにアクセスできます。
共有ルールは、あるチームのレコードを別のチームに開放します。チームから同じチームへのルールは拒否されます。チームは自分のレコードをすでに閲覧できるためです。
共有によってロールの範囲を超えることはありません。レコードの閲覧には View、変更には Edit が必要です。
Off（オフ）にしたチームやルールは共有を停止します。どちらも削除はされません。

この仕組みの理由

顧客は、その顧客を担当する人のものです。 担当者を起点にすることで、各営業担当者の連絡先、価格、商談をその担当者の手元にとどめられます。お客様の情報が守られ、2 人が同じ見込み客を追いかけることもありません。アクセスは意図して開放するもので、偶然に開放されることはありません。

マネージャーは、より広いロールではなく報告ラインを通じて閲覧します。 Reports to と階層によるアクセスがオンであれば、マネージャーは Own records only のまま自分のチームのレコードにアクセスできます。社内のほかのすべてのチームまで閲覧することなく、チームの指導や代行ができます。

ルールはチームからチームへ働きます。 人は入れ替わりますが、チームはより長く続きます。チームに対して作成したルールは、新しいデザイナーが加わってもそのまま機能し、ルールを書き直す必要はありません。

既定のアクセスの変更は、先に確認されます。 Own records only の全員が開けるレコードが一度に変わるため、easySales は保存の前に確認を求めます。

効率よく使うコツ

報告ラインは一度設定すれば済みます。 Reports to で各ユーザーのマネージャーを選びます。階層によるアクセスがオンであれば、マネージャーに広いロールは必要ありません。担当者と表示範囲を参照してください。
保存する前に Result 列を確認します。 各設定で何が起きるかがわかりやすい言葉で表示されるため、同僚のアカウントで試さなくても効果を確認できます。
重複を防ぐには Private + Alert を使います。 同僚の担当として存在する顧客を検索したスタッフには、その名前と担当者が表示されるため、もう一度作成する代わりに担当者に相談できます。重複の警告を参照してください。
チームリーダーをマネージャーにします。 Team Leader は、追加のルールなしで、メンバー全員と配下のチームのレコードにアクセスできます。
ルールは削除せず、オフにします。 Off にしておけば、同じ開放が必要な次のプロジェクトですぐに使えます。

例

Lim & Co のデザイナーは、Own records only のロールを使用しています。Mei Tan は Account（顧客）を Private に設定し、Ahmad と Priya の報告先を自分にします。Ahmad には自分の顧客だけが表示され、Mei には自分、Ahmad、Priya の顧客が表示されます。

“Studio B” チームが “Studio A” チームの見積書を閲覧できるようにするため、Mei は Quotation（見積書）について “Studio A” から “Studio B” へ Read Only の共有ルールを追加します。

マネージャーに表示される顧客の数。 Mei は 20 件、Ahmad は 12 件、Priya は 9 件の顧客を担当しています。Grant Access Using Hierarchies がオンの場合、Mei の一覧には 20 + 12 + 9 = 41 件の顧客が表示されます。Ahmad の一覧には自分の 12 件、Priya の一覧には自分の 9 件が表示されます。Mei が Account の階層によるアクセスをオフにすると、Mei の一覧は自分の 20 件に戻ります。

すでに存在する顧客。 Account は Private + Alert に設定されています。Ahmad が Harbour Café を作成しようとしますが、この顧客はすでに Mei が担当しています。easySales には名前と Mei が担当者であることが表示されますが、Ahmad はその顧客を開けません。そこで Ahmad は、重複を作成する代わりに、Mei に 顧客チーム への追加を依頼します。重複の警告を参照してください。

よくある質問

チーム全員が互いの顧客を閲覧できるようにするにはどうすればよいですか？ Default access で Account を Team に設定し、Teams で対象の人を同じチームに入れます。チームの全員が、チームの顧客を閲覧、編集できるようになります。
Private + Alert とはどういう意味ですか？ レコードは担当者とその上位者だけに非公開のままですが、既存のレコードを作成または検索しようとした人には、その名前と担当者が表示されます。レコードを開くことはできません。
共有ルールでレコードを削除できるようになりますか？ ロールで許可されている場合だけです。共有がロールの範囲を超えることはありません。Read/Write で編集できるのはロールに Edit がある場合、削除できるのは Delete がある場合だけです。Read Only では、変更も削除もできません。
共有の変更が一部のユーザーに影響しなかったのはなぜですか？ そのユーザーのロールが、すでにすべてのレコードにアクセスできる All records か、何にもアクセスできない No access です。共有が影響するのは Own records only だけです。
特定の 1 人とだけレコードを共有できますか？ ルールはチーム間で働きます。その人のためのチームを作成するか、必要な顧客の顧客チームにその人を追加してください。
チームをオフにするとどうなりますか？ 共有が停止し、メンバーはそのチームによって得ていたアクセスを失います。チームは残るため、もう一度オンにできます。