定期請求書

毎月の保守料、四半期ごとのリテイナー、年間サブスクリプションなど、同じ金額を決まった周期で支払う顧客がいます。定期請求書 は、何をどのくらいの頻度で請求するかを記憶するため、期ごとに同じ請求書を入力し直す必要がありません。easySales は期ごとに請求書の下書きを用意し、担当者が確認して発行します。作成するには、定期請求書を設定を参照してください。

全体像

定期請求書は、請求書と同じく、1 件の顧客の連絡先と顧客に属します。次の内容を保持します。

• 毎期繰り返す明細 — 商品、説明、数量、単価、税。通貨は 1 つです。説明にはプレースホルダー（[Month]、[Year]、[PeriodStart]、[PeriodEnd]、[Period n/N]）を使え、下書きごとに置き換えられます。
• スケジュール — 期が何週間・何か月・何四半期・何年ごとに巡ってくるか、最初の期がいつ始まるか、いつ終わるか（終了しない、指定した日まで、指定した期数まで）、各請求書を期の初日・最終日・毎月の指定日のどれに作成するか。
• 期 — 請求期間ごとに 1 行。それぞれが固有の状態を持ち、請求書ができれば固有の請求書を持ちます。

各期の請求書は通常の請求書です。その定期請求書にひも付けられ、定期請求書には作成された請求書が一覧表示されます。顧客のページには、その顧客の定期請求書を表示するタブがあります。

しくみ

各期の下書きを自動で作成する がオンのとき、easySales は 1 時間ごとに期日が来た期を調べ、定期請求書の明細から期ごとに請求書の下書きを、その担当者の名前で作成します。発行や送信が自動で行われることはありません。担当者が下書きを開いて確認し、ほかの請求書と同じように発行します。スイッチがオフのときは、担当者が 今すぐ作成 で各期の下書きを作成します。

期の状態	意味
期日前	期日がまだ来ていません。
期日 - 自動で作成	期日が来ており、スケジュールが下書きを作成します。
期日 - 対応待ち	期日が来ており、担当者が下書きを作成するかスキップする必要があります。
未作成	スケジュールが試行しましたが、拒否されました。1 日 1 回再試行します。
発行待ちの下書き	請求書の下書きが発行を待っています。
一部請求済み	発行済みの請求書がその期の一部を請求しています。
請求済み	その期の請求書が発行されています。
スキップ	担当者がスキップしたため、請求書は作成されません。スキップを取り消す で元に戻せます。

下書きが作成されなかった場合、定期請求書の担当者（または接続した AI アプリで設定した受信者）のメッセージセンターに、その理由を知らせる通知が届きます。たとえば、連絡先が存在しなくなった、通貨に為替レートがない、などです。期の行にも同じ内容が表示されます。原因を解消してから 今すぐ作成 を選ぶか、翌日の再試行を待つか、その期をスキップします。

定期請求書一覧の 要対応 ビューには、担当者の対応を待っているものがまとまります。未作成の期、対応待ちの期、発行待ちの下書き、一部請求済みの期、そして担当者が有効なユーザーでなくなった定期請求書です。

ポイント

• easySales は自動では遅れを取り戻しません。スケジュールは期日当日にその期を作成します。定期請求書を一時停止していた間や、スイッチをオンにする前など、期日が過ぎても作成されなかった期は 期日 - 対応待ち になります。
• 期日より後に、担当者または毎日の再試行によって作成された下書きの日付は、作成した日になります。支払期日はその日付から支払条件に従って計算されます。支払条件は、定期請求書自身の条件、なければ顧客の条件、それもなければ会社の既定の条件で、下書きを作成するときに読み取られます。税はその日付に有効なものが適用されます。請求する期は、プレースホルダーによって説明に残ります。
• 外貨建ての下書きには、作成時点の自動の為替レートが適用されます。レートは下書きで変更できます。為替レートを参照してください。
• 期の下書きを削除すると、その期は 期日 - 対応待ち になります。スケジュールが再び作成することはありません。
• 下書きのある期をスキップすると、その下書きは削除されます。
• 一時停止 はスケジュールを止めますが、今すぐ作成 は引き続き使えます。再開 すると、停止中に期日が来た期は 期日 - 対応待ち になり、スケジュールは次の期から続きます。
• 終了 は取り消せません。以後は、スケジュールでも手動でも期は作成されず、発行済みの請求書はそのまま残ります。下書きがある期を請求している間は拒否されます。先に下書きを発行するか削除してください。
• 明細の変更は、その後に作成される下書きにだけ反映されます。通貨、開始日、頻度、各請求書を作成する日は、保存後に変更できません。新しい定期請求書にコピーしてください。
• 担当者が有効なユーザーでない間は、下書きは作成されません。請求書 の 編集 が すべてのレコード の人は、編集 で新しい 担当者 を選べます。
• 定期請求書の履歴には、変更と作成された下書きが記録されます。たとえば “Draft invoice raised for Period 3 by the schedule”（スケジュールが第 3 期の請求書の下書きを作成）のように表示され、請求書番号は表示されません。
• レコードの移管でユーザーの請求書をまとめて移管すると、その定期請求書も一緒に移管されます。

用語

• 定期請求書 — 顧客に何をどのくらいの頻度で請求するか。
• 期 — 1 つの請求間隔。Period 1、Period 2 のように番号が付きます（第 1 期、第 2 期）。
• 今すぐ作成 — 期日が来た期の請求書の下書きをすぐに作成します。
• スキップ — その期を請求しないものとして記録します。

よくある誤解

• 「顧客に請求書が自動で届く」。いいえ。easySales が下書きを作成し、担当者が発行して送信します。
• 「逃した月は、次にスケジュールが動いたときに請求される」。いいえ。その期は 期日 - 対応待ち のまま、担当者が作成またはスキップするのを待ちます。
• 「請求書を定期請求書にすると、その請求書がもう一度請求される」。いいえ。その請求書がすでにその期を請求しているため、定期請求書はその請求書の日付の 1 期後から始まります。
• 「定期請求書と見積書の請求計画は同じもの」。いいえ。見積書の請求計画は、合意した契約金額を段階に分けます。定期請求書は、到達すべき合計額のない同じ明細を期ごとに請求します。

表示場所

サイドバーの 請求書 の次にある 定期請求書 に、閲覧できるすべての定期請求書が一覧表示されます。顧客のページには 定期請求書 タブがあります。定期請求書を参照してください。

この仕組みの理由

すべての請求書は人が発行します。 発行済みの請求書には番号が付いてロックされ、お客様はそれを記帳します。下書きがあることで、その期の数量、追加分、税を先に確認できます。下書きで見つけた誤りは編集で済みますが、発行後に見つけた誤りにはクレジットノートが必要です。

逃した期は積み重ならず、対応を待ちます。 一時停止の後にスケジュールが逃した期をまとめて請求すると、お客様は提供していない月の請求書を何通も受け取ることになりかねません。逃した期はそれぞれ 期日 - 対応待ち で待つため、請求するかスキップするかを 1 件ずつ判断できます。

遅れて作成した下書きの日付はさかのぼりません。 請求日によって税の期間が決まり、支払条件の起算日になります。何週間も前の日付の下書きは、すでに申告した可能性のある税の期間に入り、支払期日もすでに過ぎていることになります。作成した日の日付にすることで両方を避けられ、説明にはどの期を請求するかが引き続き記載されます。

スケジュールの形は保存後に固定されます。 期は通貨、開始日、頻度に基づいて配置され、その一部はすでに請求書で請求されています。これらを変更すると、発行済みの請求書がどの期とも一致しなくなるため、新しいスケジュールは新しい定期請求書にします。

効率よく使うコツ

• ToDo から作業します。 メッセージセンターの ToDo には、定期請求書の受信者（受信者が設定されていない場合は担当者）に、期日が来た期、発行待ちの下書き、一部請求済みの期が表示されるため、一覧を開いて探す必要はありません。メッセージセンターを参照してください。
• すでに送った請求書から始めます。 発行済みの請求書の ··· メニューの 定期請求書にする で、その顧客、通貨、明細行がコピーされます。定期請求書を設定を参照してください。
• すべての定期請求書ではなく、1 つのビューを確認します。 定期請求書 の一覧の 要対応 には、対応を待っているすべての期と担当者がまとまります。定期請求書を参照してください。
• お客様への回答は顧客のページから行います。 顧客の 定期請求書 タブには、そのお客様にスケジュールで請求している内容が、請求書や領収書と並んで表示されます。顧客の詳細を参照してください。
• 作り直さずにコピーします。 頻度や各請求書を作成する日を変更するには、新しい定期請求書にコピー を選択して新しいスケジュールを設定し、古いほうは最後の下書きを発行した後に 終了 します。定期請求書を参照してください。

例

毎月の保守料。 Lim & Co は Harbour Café のコーヒーマシンの保守を、月 SGD 300.00 に GST 9% を加えた合計 SGD 327.00 で請け負っています。Mei Tan は Harbour Café の定期請求書を作成し、明細は 1 行、“Machine maintenance [Month] [Year]”、SGD 300.00、2027 年 1 月 1 日から毎月繰り返し、各期の初日に作成する設定にします。1 月 1 日の早朝に SGD 327.00 の下書きが現れ、説明は “Machine maintenance January 2027” となります。Mei が確認して発行します。2 月 1 日にも同じことが起こります。

すでに送った請求書から始める。 9 月 15 日に Mei は Pacific Resorts Ltd に年間サポートライセンスを請求しました。その請求書を開いて 定期請求書にする を選び、毎年繰り返す設定にします。最初の期は翌年の 9 月 15 日に始まるため、すでに発行した請求書が再び請求されることはありません。

顧客に頼まれて月をスキップする。 Harbour Café は 7 月に改装のため休業します。6 月に Mei は定期請求書を開き、理由を “Closed for renovation”（改装のため休業）として 7 月の期をスキップします。7 月の下書きは作成されず、8 月は通常どおり作成されます。

1 年間の四半期リテイナー。 Daniel Lim は Pacific Resorts Ltd のスタイリングのリテイナーを設定します。明細は 1 行、“Styling retainer [Period n/N]”、SGD 1,500.00、2027 年 1 月 1 日から四半期ごと、4 期で終了です。下書きは 2027 年 1 月 1 日、4 月 1 日、7 月 1 日、10 月 1 日に現れ、最初の下書きの説明は “Styling retainer Period 1 of 4” です。各下書きは SGD 1,635.00（1,500.00 + GST 9% の 135.00）、1 年間で SGD 6,540.00（4 × 1,635.00）です。第 4 期の後は、期は作成されません。

2 か月の一時停止。 Lim & Co は Orchard Dental の展示照明の管理を、月 SGD 450.00 と GST SGD 40.50 の合計 SGD 490.50 で請け負っており、明細 “Lighting care [Month] [Year]”、支払条件 30 日の定期請求書を使っています。Mei は 2027 年 6 月 20 日に定期請求書を一時停止し、8 月 10 日に再開します。7 月と 8 月の期は 期日 - 対応待ち になります。Mei が両方で 今すぐ作成 を選択すると、各下書きの日付は 2027 年 8 月 10 日、支払期日は 9 月 9 日になり、説明は “Lighting care July 2027” または “Lighting care August 2027”、金額は各 SGD 490.50、2 件で SGD 981.00 です。9 月の期は、9 月 1 日にスケジュールが作成します。

よくある質問

• 定期請求書とは何ですか？ 1 件の顧客に対する明細とスケジュールの組み合わせです。easySales は期ごとに請求書の下書きを作成し、担当者が 1 件ずつ確認して発行します。
• ある月の請求書だけをほかと変えられますか？ はい。各期の下書きは通常の下書きなので、発行前に変更してください。以降のすべての期を変更するには、定期請求書の明細を編集します。すでに作成された下書きは、元の明細のままです。
• 定期請求書の下書きの日付が期より後になっているのはなぜですか？ 期日の後に、担当者または毎日の再試行によって作成されたためです。遅れて作成された下書きの日付は作成した日になり、説明には請求する期が引き続き記載されます。
• 外貨でお客様に定期的に請求できますか？ はい。定期請求書の通貨は 1 つで、保存時に設定します。各下書きには作成時点の自動の為替レートが適用されます。通貨と為替レートを参照してください。
• 担当者が退職したら、定期請求書はどうなりますか？ 担当者が有効なユーザーでない間は下書きが作成されず、一覧の 要対応 に表示されます。請求書 の 編集 が すべてのレコード の人は新しい担当者を選ぶか、レコードの移管で移管できます。
• 定期請求書と請求計画の違いは何ですか？ 請求計画は、1 件の見積書の合意金額を、全額請求するまで段階に分けます。定期請求書は、合計額なしで同じ明細を期ごとに繰り返します。請求段階の計画を参照してください。
• 定期請求書を作成・管理できるのは誰ですか？ 請求書 の権限を使います。閲覧には 一覧 と 表示、作成には 追加、変更・一時停止・再開・終了には 編集 が必要です。今すぐ作成 には 追加 と 編集 が必要です。自分のレコードのみ の場合は、請求書と同じく、自分が担当するものと、共有や顧客チームで付与されたものが表示されます。

関連ページ

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