定期发票

有些顾客按固定周期支付相同的金额：每月的维护费、每季的顾问费、每年的订阅费。定期发票 会记住开什么、多久开一次，所以您不必每期重新输入同一张发票。easySales 为每一期准备一张发票草稿；由人检查并开具。要新建一张，请参见设置定期发票。

它如何组成

定期发票和发票一样，属于一位客户的一位联系人和客户。它包含：

• 每期重复的明细——产品、说明、数量、单价和税，使用同一种币种。说明中可以带占位符——[Month]、[Year]、[PeriodStart]、[PeriodEnd] 和 [Period n/N]——生成每张草稿时会自动替换。
• 周期安排——每隔多久来一期（每隔若干周、月、季度或年）、第一期何时开始、何时结束（不结束、到某一天，或共若干期），以及每张发票在每期的第一天、最后一天，还是每月固定的某一天生成。
• 各期——每个开票周期一行，各有自己的状态，有了发票之后还有自己的发票。

每一期的发票都是普通发票。它链接回所属的定期发票，定期发票则列出它生成的发票。客户页面上有一个标签页，列出该客户的定期发票。

它如何运作

每期自动生成草稿 开启时，easySales 每小时检查一次哪些期的日子已到，并以定期发票负责人的名义，用它的明细为每一期生成一张草稿发票。任何内容都不会自动开具或发送：由人打开草稿，检查，然后像开具其他发票一样开具。开关关闭时，由人用 立即生成 生成每一期的草稿。

期的状态	含义
未到期	它的日子还没到。
已到期，自动生成	它的日子已到，周期设置会生成它的草稿。
已到期，待您处理	它的日子已到，必须由人生成它的草稿或跳过它。
未生成	周期设置尝试过但被拒绝。每天重试一次。
草稿待开具	有一张草稿发票在等待开具。
部分开票	已开具的发票只为这一期的一部分开票。
已开票	它的发票已开具。
已跳过	有人跳过了它；它不会生成发票。撤销跳过 可以恢复。

草稿未能生成时，定期发票的负责人（或通过已连接的 AI 应用设置的接收人）会在消息中心收到通知，说明原因，例如联系人已不存在，或币种没有汇率。该期所在的行也会显示同样的原因。请排除原因，然后选择 立即生成，或等下一次每日重试，或跳过这一期。

定期发票列表的 待处理 视图汇集了需要人处理的事项：未生成的期、待您处理的期、草稿待开具的期、部分开票的期，以及负责人已不是有效用户的定期发票。

需要了解的事

• easySales 不会自行补开。周期设置只在每一期自己的日子生成它。某一期的日子过去了却没有草稿，例如定期发票暂停期间，或开关开启之前，这一期就是 已到期，待您处理。
• 晚于计划日生成的草稿（无论由人生成还是由每日重试生成），日期为生成当天。到期日按付款期限从这一天起算，付款期限依次取定期发票自己的、客户的、公司默认的，在生成草稿时读取；税也按这一天有效的税率。它所对应的那一期，仍通过占位符写在说明里。
• 外币草稿采用生成时当前的自动汇率；您可以在草稿上修改。参见发票汇率。
• 删除某一期的草稿，该期会变为 已到期，待您处理。周期设置不会再次生成它。
• 跳过已有草稿的一期，会删除该草稿。
• 暂停 会停止周期设置，但 立即生成 仍然可用。恢复 之后，暂停期间到期的期是 已到期，待您处理，周期设置从下一期继续。
• 结束 是最终的：之后不再生成任何一期，无论自动还是手动，已开具的发票保持不变。如果有草稿正在为某一期开票，结束会被拒绝；请先开具或删除该草稿。
• 修改明细只影响之后生成的草稿。币种、开始日期、开票周期和每张发票的生成日在保存后不能修改；请复制为新的定期发票。
• 负责人不是有效用户时，不会生成任何草稿。Invoice（发票）Edit（编辑）设为 All records（全部记录）的人可以在 编辑 中选择新的 负责人。
• 定期发票的历史记录每次修改和每张生成的草稿，例如“Draft invoice raised for Period 3 by the schedule”（周期设置为第 3 期生成了草稿发票）。它从不显示发票编号。
• 在移交记录中批量移交某位用户的发票时，他们的定期发票会随之移交。

术语

• 定期发票——向一位客户开什么、多久开一次。
• 期——一个开票周期，编号为第 1 期、第 2 期，依此类推。
• 立即生成——在某一期的日子到来后，马上生成它的草稿发票。
• 跳过——把一期标为不开票。

常见误解

• “顾客会自动收到发票。”不会。easySales 生成的是草稿；由人开具并发送。
• “错过的一个月会在周期设置下次运行时开票。”不会。它会以 已到期，待您处理 等着，由人决定生成还是跳过。
• “设为定期发票会把那张发票再开一次。”不会。定期发票从那张发票的日期之后一个周期开始，因为那张发票已经为它自己的那一期开过票了。
• “定期发票和报价单的开票计划是一回事。”不是。报价单的开票计划把一笔约定的合约金额分阶段开票。定期发票则每期开出相同的明细，没有需要达到的总额。

在哪里找到

侧边栏中 发票 之后的 定期发票，列出您能看到的每一张定期发票。客户页面有一个 定期发票 标签页。参见定期发票。

为什么这样设计

每张发票都由人开具。 已开具的发票有编号、被锁定，顾客也会把它记进自己的账。草稿让您先核对这一期的数量、额外费用和税。在草稿上发现错误，改一下就好；开具后才发现，就要开贷项通知单。

错过的期等您处理，而不是一次堆过来。 如果暂停后系统把错过的每一期一次全开出来，顾客可能会收到一叠发票，其中有些月份您根本没有提供服务。每个错过的期都以 已到期，待您处理 等着，由您逐期决定开票还是跳过。

迟生成的草稿不会倒签日期。 发票日期决定税期，也是付款期限的起点。几周前的日期可能落在您已经申报过的税期里，到期日也早已过去。按生成当天定日期就避免了这两个问题，而说明里仍写着它开的是哪一期。

周期的骨架保存后就固定。 各期是按币种、开始日期和频率排好的，有些期已经开了发票。改动这些会让已开具的发票对不上任何一期，所以新的周期安排就是一张新的定期发票。

更高效的做法

• 从待办开始处理。 消息中心的 待办 会向定期发票的接收人（没有设接收人时为负责人）列出每个到期的期、每张待开具的草稿和每个部分开票的期，您不必打开列表去找。参见消息中心。
• 从已发出的发票开始。 在已开具发票的 ··· 菜单中选择 设为定期发票，会复制它的客户、币种和明细。参见设置定期发票。
• 只看一个视图，不必逐张查看。 定期发票 列表的 待处理 汇集了所有需要人处理的期和负责人。参见定期发票。
• 在客户页面上回答顾客。 客户的 定期发票 标签页列出您定期向他开票的内容，就在他的发票和收据旁边。参见客户详情。
• 复制，而不是重建。 要修改开票频率或每张发票的生成日，选择 复制为新的定期发票，设置新的周期安排，等旧的最后一张草稿开具后再 结束 旧的。参见定期发票。

示例

每月维护费。 Lim & Co 为 Harbour Café 维护咖啡机，每月 SGD 300.00 加 9% GST，共 SGD 327.00。Mei Tan 为 Harbour Café 创建一张定期发票，只有一行明细“Machine maintenance [Month] [Year]”（机器维护），SGD 300.00，从 2027 年 1 月 1 日起每月重复，并在每期的第一天生成。1 月 1 日一早，会出现一张 SGD 327.00 的草稿，说明为“Machine maintenance January 2027”。Mei 检查后开具。2 月 1 日同样如此。

从已发出的发票开始。 9 月 15 日，Mei 为 Pacific Resorts Ltd 开具了一张年度支持许可证的发票。她打开那张发票，选择 设为定期发票，每年重复。第一期从明年 9 月 15 日开始，所以她已开具的那张发票不会被再次开票。

顾客要求跳过的一个月。 Harbour Café 7 月装修停业。6 月，Mei 打开这张定期发票，跳过 7 月这一期，原因填“Closed for renovation”（装修停业）。7 月不会生成草稿，8 月照常生成。

为期一年的季度顾问费。 Daniel Lim 为 Pacific Resorts Ltd 设置一项陈设顾问服务：一行明细“Styling retainer [Period n/N]”（陈设顾问费），SGD 1,500.00，从 2027 年 1 月 1 日起每季一次，共 4 期后结束。草稿分别在 2027 年 1 月 1 日、4 月 1 日、7 月 1 日和 10 月 1 日出现，第一张写着“Styling retainer Period 1 of 4”。每张 SGD 1,635.00（1,500.00 + 9% GST 135.00），全年 SGD 6,540.00（4 × 1,635.00）。第四期之后不再生成任何一期。

暂停两个月。 Lim & Co 为 Orchard Dental 保养展示照明，每月 SGD 450.00 加 GST SGD 40.50，共 SGD 490.50；定期发票的明细是“Lighting care [Month] [Year]”（照明保养），付款期限 30 天。Mei 在 2027 年 6 月 20 日暂停这张定期发票，8 月 10 日恢复。7 月和 8 月这两期现在显示 已到期，待您处理。她对两期都选择 立即生成：每张草稿的日期都是 2027 年 8 月 10 日，到期日为 9 月 9 日，说明分别为“Lighting care July 2027”和“Lighting care August 2027”，每张 SGD 490.50，两张共 SGD 981.00。9 月这一期由周期设置在 9 月 1 日生成。

常见问题

• 什么是定期发票？ 为一位客户设定的一组明细和一个周期安排。easySales 按它为每一期生成一张发票草稿，由人逐张检查并开具。
• 某个月的发票可以和其他月份不一样吗？ 可以。每一期的草稿都是普通草稿：开具前直接修改即可。要修改之后每一期，就编辑定期发票的明细；已生成的草稿保持原样。
• 为什么定期发票的草稿日期比它那一期晚？ 它是在那一期的日子过后才生成的，由人生成或由每日重试生成。迟生成的草稿以生成当天为日期；说明里仍写着它开的是哪一期。
• 可以按周期用外币给客户开票吗？ 可以。一张定期发票只有一种币种，保存时确定。每张草稿采用生成时当前的自动汇率。参见币种与汇率。
• 定期发票的负责人离职了怎么办？ 负责人不是有效用户时不会生成草稿，列表会把它放在 待处理 下。Invoice（发票）Edit（编辑）设为 All records（全部记录）的人可以选择新的负责人，或者通过移交记录移交。
• 定期发票和开票计划有什么区别？ 开票计划把一张报价单约定的金额分阶段开票，直到全部开完。定期发票每期重复相同的明细，没有总额。参见规划开票阶段。
• 谁可以创建和管理定期发票？ 它使用 Invoice（发票）权限：List（列表）和 View（查看）用于查看，Add（添加）用于创建，Edit（编辑）用于修改、暂停、恢复或结束。立即生成 需要 Add 和 Edit。设为 Own records only（只限自己的记录）时，您能看到自己负责的定期发票，以及共享设置或客户团队让您看到的，与发票相同。

相关内容

• 定期发票
• 设置定期发票
• 规划开票阶段
• 开具与编号