单据编号

每种单据都有自己的编号序列，例如发票的 INV-。单据编号 部分决定这些编号的样子。本页面向负责设置公司的人员；每个编号在什么时候取得，请参见开具与编号。

开始之前

• 您需要 System（系统）View（查看）权限才能看到这个部分，需要 System Edit（编辑）权限才能修改。没有 Edit 权限时，这个部分只能查看。
• 请先决定格式。修改从下一张单据开始生效，已开具的编号不会改变，所以最好在新一年的第一张单据之前修改。

操作步骤

1. 选择侧边栏中的 系统设置，然后在 组织 下选择 公司资料。
2. 滚动到 单据编号。每种单据各有一个区块：报价单、发票、贷项通知单、收据、采购订单、送货单 和 服务合约。未为贵公司开通的模块，其单据没有区块。
3. 在要修改的区块中输入 前缀，例如 INV-。
4. 选择 日期部分：无、年 或 年月。
5. 设置 流水号位数，可以是 3 到 9 位。
6. 设置 起始号：新序列的第一个号码。
7. 查看区块旁边的 下一个编号。easySales 计算期间，它会短暂显示 正在计算…。
8. 选择页面底部栏中的 保存。

之后会发生什么

• 这种单据的下一张会取得 下一个编号 下显示的编号。已开具的单据保留原来的编号。
• 选择 年 时，编号形如 INV-2026-0001；选择 年月 时，形如 INV-202610-0001。每个新年度或新月份都从 起始号 开始一个新序列。
• 这次修改会记录在 审计日志 中，包括修改前和修改后的值。

需要注意的规则

• 每个前缀连同它的日期部分各自构成一个序列。 已经开始的序列从显示的编号继续，起始号 只用于下一个新序列。此时区块会显示：这个序列已经开始，会从上面显示的编号继续。起始号用于下一个新序列。
• 采购订单和送货单总是接着该前缀下同类单据已有的最大编号继续编号，所以新序列绝不会重复已用过的编号，保存设置也绝不会提前开始一个新序列。
• 序列用完位数后会多出一位继续编号。 前缀和日期部分不变，区块会显示：这个序列已超过当前位数能表示的最大号码，之后的编号会多出一位，前缀和日期部分不变。
• 前缀 以字母开头，最多 16 个字符：字母、数字 1 到 9 以及 - / .。前缀中不能有 0，因为 0 会被当作流水号的一位；也不能有大写的 YY、MM 或 DD，因为它们会被当作日期。使用日期部分时，前缀不能以大写 Y 结尾。字段会提示您需要修改什么。
• 两种单据不能使用同一个前缀，客户编号前缀也算在内。发票与草稿发票保存在同一个列表中，报价单与草稿报价单也是如此，所以在这两组中，一个前缀不能是另一个前缀的开头。出现冲突时无法保存，提示信息会指出与哪种单据冲突。
• 标准编号，例如 INV-10000001，显示为前缀 INV-1 加七位流水号。
• 自定义格式：少数公司使用的格式无法拆成各个字段显示。它的区块会显示 自定义格式 标签和 格式，并照原样继续使用。选择 改用标准格式 可改为使用各个字段；在保存之前选择 保留自定义格式 可撤销这一更改。
• 不能设置的编号：草稿发票（形式发票）、草稿报价单、退款和押金没收保留各自的编号。
• 如果 下一个编号 显示 没有找到可用的编号。，请换一个流水号位数、日期部分或前缀。
• 客户编号 在同一页面的 客户编号与个人资料 下设置。新客户按 客户编号前缀 加五位数字编号，例如 C-00001。前缀最多十个字符：字母以及 - _ / .，以字母开头。

为什么这样设计

已开具的编号永远不变。 顾客、会计师和税务机关都按编号引用单据。把顾客已经归档的发票重新编号，会让所有这些引用都对不上，所以新格式只从下一张单据开始生效。

两张单据绝不会用同一个编号。 编号在单据定稿时才取得——发票在开具时，收据在记录时——easySales 会先确认编号没有被占用再使用。这样，查账的人可以把每个编号对应到唯一的一张单据。这也是采购订单和送货单会跳过该前缀下已被使用的编号的原因。

两种单据不能共用前缀。 如果发票和贷项通知单都用 INV-，它们就会争用同一组编号，读的人也分不清是哪种单据。保存时拒绝冲突，每个编号就只指向一张单据。

日期部分会自动重新计数。 使用 年 或 年月 时，每个期间的单据都从 起始号 重新开始，所以 INV-2027-0001 一看就是 2027 年的第一张发票，不需要有人手动重置序列。

更高效的做法

• 让“下一个编号”替您检查。 它会按您输入的值，在保存之前显示下一张单据将取得的确切编号，前缀打错了马上就能发现。
• 用日期部分代替每年手动重置。 选择 年 后，每年 1 月 1 日自动开始新序列，您不用做任何修改。参见开具与编号。
• 一次保存所有单据类型。 所有区块都在同一个页面上，可以一起设置发票、报价单和收据，只选择一次 保存。
• 从仪表板直接打开。 新公司的管理员在仪表板的 开始使用 easySales 中，于 确认单据编号 这一步选择 打开单据编号，就会直接来到这个部分；选择 使用默认编号 会把这一步标为完成。

示例

Lim & Co 希望发票编号显示年份。到目前为止，它的发票编号从 INV-10000001 到 INV-10000042。

1. Mei Tan 打开 系统设置 → 公司资料，滚动到 单据编号。
2. 在 发票 区块中，她把 前缀 改为 INV-，选择 年，把 流水号位数 设为 4，起始号 保持为 1。
3. 下一个编号 显示 INV-2026-0001。她选择 保存。

Lim & Co 开具的下一张发票是 INV-2026-0001。之前的 42 张发票保留原来的编号。到了 1 月 1 日，序列从 INV-2027-0001 重新开始。

接着原来的编号继续。 假设 Lim & Co 在 2026 年 10 月之前一直用电子表格开发票，最后一张是 LC-2026-0187。Mei 把 发票 区块设为 前缀 LC-、年、4 位，起始号 188，下一个编号 显示 LC-2026-0188。第一张发票开具后，2026 年的序列已经开始，于是她把 起始号 改回 1。区块会确认这个序列照常继续，而新的一年将从 LC-2027-0001 开始。

前缀冲突。 Mei 想把贷项通知单的前缀设为 C-。Lim & Co 的客户编号已经在用 C-，所以 保存 被拒绝，提示信息指出与客户编号冲突。她改用 CN-。

常见问题

• 已开出的发票编号可以改吗？ 不可以。已开具的编号永远不变；新格式从下一张单据开始生效。参见开具与编号。
• 怎样让发票编号从指定的号码开始？ 为新序列设置 起始号，例如新的前缀或新的一年。已经开始的序列会从它的最后一个编号继续。
• 怎样在发票编号里加上年份？ 把 日期部分 设为 年。编号会变成 INV-2026-0001 这样，每年 1 月 1 日重新计数。
• 为什么新设的起始号没有生效？ 这个前缀和日期部分的序列已经开始，所以会继续编号。起始号 只用于下一个新序列。
• 报价单和发票可以用同一个前缀吗？ 不可以。每种单据都需要自己的前缀，客户编号前缀也算在内。
• 怎样修改客户编号前缀？ 在同一页面的 客户编号与个人资料 下修改 客户编号前缀。新客户会使用它加五位数字，例如 C-00001。
• 编号用到位数能表示的最大号码后会怎样？ 序列会多出一位继续编号，前缀和日期部分不变。

相关内容

• 开具与编号
• 系统设置
• 公司资料
• 审计与历史
• 保存记录