单据审批

开启单据审批后，符合贵公司规则的报价单、发票或贷项通知单，需要另一个人批准后才能开出。在此之前它不占用编号，仍是草稿。审批默认关闭，由管理员按单据类型分别开启。

贵公司是否有单据审批，可以在许可证页面查看；参见未包含审批时。

设置规则

1. 打开 系统设置，在 销售 组中选择 审批。
2. 每类单据有自己的卡片：报价单（草稿定稿时检查）、发票 和 贷项通知单（草稿开具时检查）。
3. 打开该类单据的开关（报价单需要审批 等）。卡片显示 有审批权的人 及人数；管理角色 打开角色设置。
4. 在 在以下情况需要审批 下选择条件：
   • 全部（每张单据）；
   • 金额不低于：不含税金额，以本位币计。金额正好等于上限时也需要审批；
   • 毛利率低于（仅报价单）：0 到 100 之间的百分比。有售价但没有成本的行，按需要审批处理。
5. 要加第二个条件，选择 添加条件。任一条件成立（或）单据就需要审批。删除 去掉一个条件。
6. 保存。页面显示 审批设置已保存。

修改规则需要 System（系统）Edit（编辑）权限；查看规则需要 System（系统）View（查看）权限。修改规则不影响已经在等待的申请：它按提交时的规则决定。

没有人能审批某类单据时，不能开启该类审批，页面会说明原因。审批还要求贵公司的角色已转换为新的角色与权限。如果审批已开启，但已没有人能审批，卡片会警告：被拦下的单据会一直等待，没有人能处理。

谁能审批

• 批准需要角色中有 All records（全部记录）级别的 审批报价单、审批发票 或 审批贷项通知单 控制项。Administrator（管理员）角色三项都有。
• 审批人只能处理自己能打开的单据（对该类单据有 View（查看）权限）。
• 持有该控制项的人自己开具被规则拦下的单据时不会被拦：单据直接开出，审计日志会记录因其有审批权而跳过了规则。
• 提交人本人，或任何能编辑该单据的人，都可以撤回申请。

提交审批

1. 照常将报价单定稿，或开具发票、贷项通知单。对话框中有 给审批人的备注 一栏，可不填，只在规则拦下单据时才会发送。
2. 如果规则拦下了它，页面显示 已提交审批，单据显示 待审批。不会占用编号。

如果有什么会阻止单据开出（例如缺少税行），会立即告诉您，就像直接开具一样。如果没有人能审批，提示也会说明；请管理员把审批控制项授予某人。

申请等待期间

• 单据不能修改或删除：正在等待审批。撤回申请后才能修改或删除此单据。
• 不能更换负责人，单独更换或批量转移都不行：请先撤回申请，或请审批人处理。
• 仍可打开和复制。
• 单据上的 审批记录 显示提交人、提交时间、申请的日期、备注，以及规则为何拦下它（触发原因）。

批准、退回或撤回

• 批准并开出 打开开具对话框；报价单和发票的日期预设为 申请的日期，审批人可以修改，但不能晚于今天。确认后单据立即开出：占用编号，不能撤销。
• 退回 把单据作为草稿退回给提交人，须填写 原因。提交人会看到谁退回、为什么退回，修改后再次开具；规则会重新检查。
• 撤回 结束申请；单据仍是草稿，可以修改后再次提交。备注可不填。

待我审批

在 报价单、发票 和 贷项通知单 列表中，审批 筛选有 待我审批：您可以处理的等待中的单据。没有审批控制项时不显示任何单据。

通知

• 提交时，如果提交人的上级能审批，只通知上级；否则通知所有能审批的人。这是紧急通知：出现在消息中心，并且除非您自己的设置另有规定，会立即发送邮件。
• 批准、退回或撤回时，通知提交人。退回会附上原因。自己的操作不会通知自己。
• 申请处理完或撤回后，通知随之消失。在通知设置的 审批 下选择通知方式。

未包含审批时

在许可证页面，模块 中的 单据审批 显示 已启用 或 未包含。未包含时：

• 报价单、发票和贷项通知单开具时不经审批。
• 审批 设置、单据上的审批记录和 待我审批 都会隐藏，角色中也不提供审批控制项。
• 仍在等待的申请，会在该单据下次开具、保存或删除时关闭。
• 已设置的规则会保留。重新包含审批后，规则照原样生效；期间没有人动过的申请会重新处于等待状态。

为什么这样设计

开出前检查，比开出后更正省事。 单据一经开具就被锁定，发票上的错误要开贷项通知单才能更正。金额大或毛利低的单据在开具前让第二个人看一眼，错误还在草稿阶段就能发现。

等待中的单据不占编号。 批准之前它一直是草稿，所以被退回或撤回的单据不会在编号里留下空号。

批准的就是开出的。 申请等待期间谁都不能修改单据，审批人决定的正是将要开出的金额。要修改，先撤回申请，再次提交时规则会重新检查。

有审批权的人不会被自己的规则拦下。 自己向自己申请批准没有意义。审计日志仍会记录规则被跳过及其原因，任何人核查时都看得到这个例外。

更高效的做法

• 从待我审批开始处理。 在 报价单、发票 或 贷项通知单 列表的 审批 筛选中选择 待我审批，只看您能处理的单据。
• 在备注里说明情况。 在 给审批人的备注 里写一句，例如毛利为什么低，审批人就不用再问，单据也不必被退回。
• 报价单每一行都填成本。 设置了 毛利率低于 规则时，有售价但没有 成本单价 的行会让报价单被拦下，不论实际毛利多少。参见明细行。
• 两个条件一起用。 金额不低于 加上 毛利率低于，一条规则就同时拦下大单和薄利单。
• 选择通知方式。 在通知设置的 审批 一行设置，让申请在您常用的地方找到您。

示例

Lim & Co 的报价单审批有两个条件：金额不低于 SGD 10,000.00，或 毛利率低于 25%。Daniel Lim 有 审批报价单，Mei Tan 没有。毛利率是不含税金额减去成本，再除以不含税金额。

报价单	不含税	成本	毛利率	是否拦下
Harbour Café 柜台	8,000.00	6,400.00	(8,000.00 − 6,400.00) ÷ 8,000.00 = 20%	是：毛利率低于 25%
Orchid Bakery 层架	6,000.00	4,500.00	(6,000.00 − 4,500.00) ÷ 6,000.00 = 25%	否：25% 不低于 25%
Orchid Dental 装修	12,000.00	7,200.00	(12,000.00 − 7,200.00) ÷ 12,000.00 = 40%	是：金额不低于 10,000.00
Kelvin Ong 造型墙	2,800.00	有一行没有成本	无法判断	是：毛利率无法判断

Mei 定稿 Orchid Bakery 的报价单时，它立即取得编号。另外三张显示 待审批，每张的 审批记录 在 触发原因 下说明为什么被拦下。

被退回的报价单。 Daniel 从 待我审批 打开 Harbour Café 柜台报价单，选择 退回，原因是 “Use the 2026 laminate price”。Mei 把价格提高到不含税 SGD 8,600.00，成本仍是 SGD 6,400.00：(8,600.00 − 6,400.00) ÷ 8,600.00 约为 25.6%，不再低于 25%。她再次定稿时规则重新检查，报价单不用等待就取得了编号。

常见问题

• 报价单怎样设置审批？ 打开 系统设置 → 审批，打开 报价单 卡片上的开关，选择什么情况下需要审批，然后保存。需要 System（系统）Edit（编辑）权限。
• 谁可以审批单据？ 角色中有 All records（全部记录）级别的 审批报价单、审批发票 或 审批贷项通知单 控制项的人。Administrator（管理员）角色三项都有。
• 我可以批准自己的报价单吗？ 如果您持有审批控制项，您自己的单据不会被拦下：它们直接开出，审计日志会注明规则被跳过。
• 单据等待审批时可以修改吗？ 不可以。请撤回申请，修改单据后再次提交；规则会重新检查。
• 等待审批的单据会占用编号吗？ 不会。批准时才取得编号，所以被退回或撤回的单据不会留下空号。
• 贷项通知单也按金额上限检查吗？ 是的。它的不含税金额按数额大小与上限比较，所以 SGD 12,000.00 的贷项通知单达到 SGD 10,000.00 的上限。
• 为什么找不到审批设置？ 贵公司未包含单据审批时，这些设置会隐藏。参见未包含审批时。

相关内容

• 报价单定稿
• 开具发票
• 开具贷项通知单
• 角色与权限
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