会计导出

easySales 负责销售和应收账款；账簿和报税仍在您的会计软件里。会计导出 把某一期间已开出的发票和贷项通知单下载为 Xero 或 QuickBooks Online 可导入的文件，不用再手工录入一遍。也可以下载为一个 Excel 工作簿，或把发票下载为 PDF 的 ZIP。

开始之前

• 您的角色需要有 批量导出单据 控制项，以及 全部记录 级别的 Invoice（发票）List（列表）权限。Administrator（管理员）角色两者都有。只能看到自己发票的人不能导出。
• 导出贷项通知单还需要 全部记录 级别的 Credit Note（贷项通知单）List 权限。客户资料需要 全部记录 级别的 Account（客户）List 权限，其电子邮件地址还需要 全部记录 级别的 Contact（联系人）List 权限。没有这些权限时，相应部分会被略去，页面会说明原因。
• 只能在浏览器中导出。API 密钥和 AI 连接都不能导出。
• 导出到 Xero 前，请先填好一次 映射 选项卡（见下文）。

导出一个期间

1. 打开 系统设置，在 数据 组中选择 会计导出。也可以从 发票 列表打开：选择 ⋯，再在 导出 下选择 导出到会计软件…。
2. 在 导出 选项卡中选择 导出到：Xero、QuickBooks Online、easySales Excel 或 发票 PDF。
3. 选择 期间。它默认为上个月。单据按单据日期选取。
4. 在 包含 下勾选 已开出的发票、贷项通知单 和 联系人（QuickBooks Online 为 客户）。
5. 查看 预览 和 汇总。预览逐张列出 easySales 合计 和 文件合计，以及某张单据不在文件中的原因。
6. 选择 下载 ZIP，工作簿则选择 下载 Excel。

设置 Xero 映射

1. 打开 映射 选项卡。
2. 按 Xero 科目表填写 销售收入科目代码 和 舍入科目代码，以及 Xero 的无税税率。
3. 在 税率 下，为该期间用到的每个 easySales 税码填写 Xero 税率名称，须与 Xero 中显示的完全一致；也可以选择 填入建议名称 后再核对。
4. 选择 保存映射。

QuickBooks Online 不需要映射：在它自己的导入界面里把税码对应一次即可。

各种导出包含什么

• Xero：一个 ZIP，内含发票文件、贷项通知单文件（金额为负数，按 Xero 的要求）、联系人文件和汇总文件；每个发票或贷项通知单文件最多 500 行。Xero 把单据导入为草稿，由您批准；Xero 中已有的发票号码会被跳过。每一行带有各自的税额，需要时会加一行 Rounding（舍入），使 Xero 的合计与 easySales 的合计一致。
• QuickBooks Online：一个 ZIP，内含发票文件（每个最多 100 张发票）、客户文件和汇总文件。贷项通知单以及含负数行的发票无法导入，会列为 无法导入：请手动录入。QuickBooks 会自己计算税额，请把它的合计与汇总文件核对。
• easySales Excel：一个工作簿，五个工作表：发票、发票明细、贷项通知单、贷项明细和客户。已作废的单据也包括在内，并注明状态。
• 发票 PDF：一个 ZIP，每张已开出的发票一个 PDF，与打印一致。逐张生成，期间较长时需要约一分钟。

需要知道的规则

• 草稿从不导出。已作废的单据只出现在 Excel 工作簿中。
• 取消发票时开出的 Reversal（冲销）贷项通知单是一张已开具的贷项通知单，所以会像其他贷项通知单一样导出，日期为取消当天。
• 客户已不存在的单据会列为 没有客户：请手动录入。
• 收款、核销和退款不会导出：请在会计软件中记录。
• 导出后不会保持同步。之后在 easySales 中修改的单据不会再次发送。
• 每次导出最多 5,000 张单据，每次下载最多 50 个发票 PDF。数量更多时请缩短期间。
• 再次导入客户文件时，QuickBooks Online 不会更新它已有的客户。
• 在科目和该期间用到的每个税码都保存了名称之前，Xero 导出会被拒绝；汇总 会显示 Xero 映射尚未填完。 并提供 打开映射。
• 填入建议名称 会填入 Xero 在新加坡常用的名称，例如 Standard-Rated Supplies 和 Zero-Rated Supplies。只有您保存的名称才会导出，所以请逐一与您 Xero 组织中的税率核对。
• 每次下载都会记入审计日志。
• 许可证处于只读状态的公司仍可导出自己的记录。

为什么这样设计

交接一次，而不是维护两套账。 会计师的总账、银行对账和报税都在会计软件里。把您开出的单据以文件交给它，每笔销售只录入一次，两个系统从同样的数字出发。

只导出已开具的单据，并按单据自己的日期选取。 草稿还可能修改或删除，导出草稿可能会记下一笔永远不会发生的销售。已开具的单据是固定的，它的单据日期决定它属于哪个报税期间，与您哪天导出无关。

文件合计会与 easySales 核对。 Xero 会逐行各自舍入，所以 easySales 把每一行的税额一起传过去，需要时再加一行 Rounding，让合计精确到分。QuickBooks Online 会自己计算税额，所以汇总文件给出 easySales 的数字，供您核对。

批量导出需要能看到其中的全部内容。 一份包含所有发票的文件离开 easySales 时，带着您所有顾客的数字。要求有导出控制项和 全部记录 权限，并把每次下载记入审计日志，这份文件就只会落在被信任查看全部内容的人手里。

更高效的做法

• 固定在每月某天导出上个月。 期间 默认就是上个月，月结后的例行导出点几下就完成，每张单据也只发送一次。
• 用建议名称填映射。 填入建议名称 会为它认得的税码填入 Xero 的常用名称；与 Xero 核对后选择 保存映射。只需做一次，之后的导出都会沿用。
• 下载前先看预览。 每张不在文件中的单据都会列出原因，例如 无法导入：请手动录入，您就知道哪些要自己录入会计软件。
• 客户导入过后就不再勾选。 第一次导出后，除非有新客户要发送，否则取消勾选 联系人 或 客户。
• 把工作簿交给会计师。 easySales Excel 把发票、明细、贷项通知单和客户放在一个文件里，已作废的单据也带着状态列出，方便审阅或对账。
• 下载一个期间的发票 PDF 存档。 发票 PDF 按打印样式保存每张已开出的发票，每次最多 50 个。参见发票 PDF。

示例

导出十月到 Xero。 2026 年 11 月 2 日，负责 Lim & Co 账务的 Priya Nair 打开 会计导出。导出到 是 Xero，期间 是 2026 年 10 月，三个选项都已勾选。预览列出当月的发票和贷项通知单。INV-10000340 显示 已作废：不导出：它开出的那一周，Mei Tan 就在 10 月 20 日把它取消了。它的 Reversal 贷项通知单日期为 10 月 20 日，在贷项通知单文件中。

Priya 选择 下载 ZIP，把文件导入 Xero，每张单据都以草稿形式进入。由于 INV-10000340 从未进入 Xero，她在 Xero 中删除它那张 Reversal 贷项通知单的草稿，而不是批准它，其余的照常批准。

在之后的月份取消。 INV-10000318 金额 SGD 1,090.00，已随九月导出，并已在 Xero 中批准。Mei 在 10 月 6 日取消了它。十月的导出带有它的 SGD 1,090.00 Reversal 贷项通知单，日期为 10 月 6 日，参考号为 INV-10000318，所以在 Xero 中批准它，顾客在那里也同样获得 SGD 1,090.00 的贷项。

常见问题

• easySales 的发票可以导出到 Xero 吗？ 可以。在 会计导出 中选择 Xero 和 期间，选择 下载 ZIP，再在 Xero 中导入这些文件。第一次之前请先填好 映射 选项卡。
• easySales 会自动与 Xero 或 QuickBooks Online 同步吗？ 不会。每次导出都是一个期间的一组文件。导出后在 easySales 中修改的单据不会再次发送。
• 收款会导出到会计软件吗？ 不会。收款、核销和退款都不导出，请在 Xero 或 QuickBooks Online 中记录。
• 为什么 QuickBooks Online 的文件里没有贷项通知单？ QuickBooks Online 无法导入贷项通知单。预览会把它们列为 无法导入：请手动录入，请在 QuickBooks 中自己录入。
• 为什么 Xero 里的发票多了一行 Rounding？ Xero 会逐行各自舍入。Rounding 行让 Xero 的合计与 easySales 的合计精确到分，并记入您在 映射 选项卡设置的 舍入科目代码。
• 可以一次下载所有发票的 PDF 吗？ 可以，每次最多 50 个。选择 发票 PDF 和 期间；发票更多时请缩短期间。
• 谁可以使用会计导出？ 角色有 批量导出单据 控制项、并有 全部记录 级别 Invoice List 权限的人，例如 Administrator 角色。参见角色与权限。

相关内容

• 发票
• 贷项通知单
• 角色与权限
• 审计与历史