设置定期发票

顾客按固定周期支付相同的明细时，请设置定期发票。它们如何运作，请参见定期发票。

开始之前

您需要 Invoice（发票）模块的 Add（添加）和 Edit（编辑）权限。设为 仅自己的记录 时，您必须是负责人。请先确定：

• 每张发票开什么：明细、单价、税和币种；
• 每隔多久一期，以及第一期从哪天开始；
• 何时结束（如果会结束）；
• 每张发票在每期的第一天、最后一天，还是每月固定的某一天生成。

币种、开始日期、开票周期和开票日在保存后不能修改。

操作步骤

1. 用三种方式之一开始：
   • 在 定期发票 页面或客户的 定期发票 标签页，选择 新建定期发票；
   • 打开一张定期发票并选择 复制为新的定期发票，沿用它的客户和明细；
   • 打开一张已开具的发票，在 ··· 菜单中选择 设为定期发票，从它的客户、币种和明细开始。
2. 选择 联系人；客户 随之确定。币种 和 付款条款 会跟随该客户，直到您更改。付款条款 留空时会显示 留空：用客户的条款，客户没有时用公司默认（NET 30）（括号里是公司实际的默认条款）：每张发票按客户的条款开出，客户没有时按公司默认条款。
3. 选择 负责人。
4. 在 周期 下，设置 开票周期（若干周、月、季度或年）和 首期开始于。
5. 选择何时 结束：不结束、到某一天，或 共若干期。
6. 选择 开票日：每期第一天、每期最后一天，或每月固定一天。
7. 保持 每期自动生成草稿 开启，或关闭它，由您自己生成每张草稿。
8. 添加 每期重复的明细，以及税、条款和备注。说明中可以使用 [Month]、[Year]、[PeriodStart]、[PeriodEnd] 和 [Period n/N]，生成每张草稿时会自动替换。
9. 选择 创建定期发票。

之后会发生什么

定期发票状态为 进行中。它出现在 定期发票 页面和客户的标签页中，并带有各期。自动草稿开启时，每一期的草稿会在它的日子起一小时内生成；打开它，检查并开具。

之后要修改，请选择 编辑。您可以修改联系人、负责人、付款条款、结束日期（除非它按固定期数结束）、明细和自动草稿开关。修改明细只影响之后生成的草稿。要修改币种、开始日期、开票周期或开票日，请复制为新的定期发票。

需要注意的规则

• 设为定期发票 出现在已开具、未取消，而且不是作为报价单某个阶段开出的发票上（例如订金、进度款或开票计划中的一期）。它会复制发票的客户、币种和明细；税按每张发票日期当天的税率计算。表单会显示要复制的内容并询问周期设置；要修改明细，请在创建后选择 编辑。第一期从发票日期之后一个周期开始，因为那张发票已经为它自己的那一期开过票；您可以更改日期。
• 复制会带走客户、币种、付款条款和明细。它的周期设置是空白的，原来的各期和发票都不会带过来。
• 自动草稿从您保存或开启它的那天起生效。已经过去的第一期是 已到期，待您处理：请自己生成或跳过。
• 从客户的标签页开始时，只有该客户恰好有一位您能看到的联系人，才会填好联系人。
• 草稿绝不会自动开具或发送。
• 更改负责人需要 Invoice Edit 权限设为 全部记录。
• 开票周期 可填 1 到 12，期数 可填 1 到 120，每月几号 可填 1 到 31。定期发票至少要有一行明细。
• 每一期都从第一期起算，所以从 1 月 31 日开始的定期发票会一直落在月底：2 月 28 日或 29 日，然后 3 月 31 日。每月几号 填 29、30 或 31 时，较短的月份会落在该月最后一天。
• 选择 到某一天 时，最后一期是开始日期不晚于结束日期的那一期。
• 在每张草稿上，[Month] 和 [Year] 替换为该期开始的月份和年份，例如 “October 2026”；[PeriodStart] 和 [PeriodEnd] 替换为该期的第一天和最后一天，例如 “1 Oct 2026”；[Period n/N] 替换为 “Period 3 of 12”，没有固定期数时为 “Period 3”。
• 草稿的日期是该期的计划日，如果生成得更晚，则为生成当天。付款条款依次取定期发票自己的、客户的、公司默认的，在生成草稿时读取，所以之后改动默认条款，会对此后生成的期生效。付款条款为 NET 14 这类天数时，到期日就是草稿日期之后的相应天数；COD 则为当天。条款会显示在发票上。税项按这个日期当天有效的税项计算。

为什么这样设计

周期设置是定期发票的骨架。 每一期的日期和发票日期都是由开始日期、开票周期和开票日算出来的，每一期也都按同一币种收费。已经开过票之后再改其中任何一项，就会改动顾客已经付过的那些期的日期或金额，所以这四项是固定的；复制一张新的，就能得到新的周期，旧的各期保持原样。

从发票生成的定期发票，晚一个周期开始。 您所依据的那张发票已经为它自己的那一期开过票。如果周期从同一天开始，顾客那一期就会被收两次钱。

税项跟随每张草稿的日期。 两期之间税项有变化时，从变化后日期的第一张草稿起适用，所以每张发票收取的都是它自己日期当天有效的税，就像手工开的发票一样。

预收还是后收，由您选择。 在第一天开票，是在一期开始之前收费，例如服务费或订阅；在最后一天开票，是在一期结束、服务已提供之后收费，例如按月后付的服务。

更高效的做法

• 把已开具的发票设为定期发票。 设为定期发票 会复制它的客户、币种和明细，并建议下一期的开始日期。参见定期发票。
• 第二个场地或新价格，就复制一张。 复制为新的定期发票 保留客户、币种、付款条款和明细；您只需设置新的周期。新的那张取代旧的时，再 结束 旧的那张。
• 让说明自动写上日期。 “Plant styling for [Month] [Year]” 这样的写法省去逐张修改草稿的功夫，顾客也看得出每张发票是哪一期。
• 从客户开始。 在客户的 定期发票 标签页选择 新建定期发票，如果该客户只有一位您能看到的联系人，就会填好这位联系人，以及它的币种和付款条款。
• 某个月不一样，就改那张草稿。 某一期的草稿就是一张普通的草稿发票：开具前改它的数量即可，每期重复的明细保持不变。

示例

按月预收的服务费。 Lim & Co 与 Harbour Café 约定从 2026 年 10 月 1 日起提供植物布置服务：每月 SGD 450.00 加 9% GST，付款条款 NET 14。Mei Tan 在咖啡馆的 定期发票 标签页选择 新建定期发票，把 开票周期 设为 1 个月，首期开始于 2026 年 10 月 1 日，结束 选 不结束，开票日 选每期第一天。她唯一的一行明细写着 “Plant styling for [Month] [Year]”。

10 月 1 日草稿生成：“Plant styling for October 2026”，SGD 450.00 加 GST SGD 40.50（450.00 × 9%），合计 SGD 490.50，10 月 15 日到期。Mei 检查后开具。

从发票生成的季度服务。 2026 年 9 月 15 日，Lim & Co 向 Seaside Florist 开具了 INV-10000315，为橱窗陈列更新收取 SGD 1,200.00 加 GST SGD 108.00，合计 SGD 1,308.00。花店还想每季度再做四次。Daniel Lim 打开这张发票，选择 设为定期发票。开票周期 设为 1 个季度后，首期开始于 自动填为 2026 年 12 月 15 日，即发票之后一个季度。他把 结束 设为 共若干期，4 期，于是草稿落在 2026 年 12 月 15 日，以及 2027 年 3 月 15 日、6 月 15 日和 9 月 15 日。他选择 创建定期发票，再选择 编辑，在明细说明中加上 “[Period n/N]”，第一张草稿就显示 “Period 1 of 4”。四次更新，花店共支付 4 × SGD 1,308.00 = SGD 5,232.00。

常见问题

• 怎样设置每月自动重复的发票？ 在 定期发票 下选择 新建定期发票，选好联系人和明细，把 开票周期 设为 1 个月并选择开始日期。easySales 每月会生成一张草稿，由您检查后开具。
• 定期发票的周期可以改吗？ 同一张不能改。币种、开始日期、开票周期和开票日保存后就固定了；请选择 复制为新的定期发票，设置新周期，再结束旧的那张。
• 定期发票可以在每期结束时才开吗？ 可以。在 开票日 中选择每期最后一天，每张草稿就会在一期结束时生成。
• 第一期从 31 日开始会怎样？ 它会一直落在每月的最后一天：2 月 28 日或 29 日、4 月 30 日，依此类推。
• 为什么我的第一期显示已到期，待您处理？ 保存时它的日子已经过去，而自动草稿只生成从那天起的各期。选择 立即生成 生成它，或者跳过它。
• GST 税率变了，定期发票会跟着变吗？ 会。每张草稿按它自己日期当天有效的税项收税。如果定期发票上的某个税项已经失效、又没有可以对应的新税项，这一期不会生成，提示会请您修改它的税项。

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