供应商发票

供应商就采购订单向您开票时，请在订单上记录这张账单，付款时再记录您的付款。随后 easySales 会显示已开票、已付款和未开票的金额，这张账单也成为这笔生意的实际成本——参见成本与毛利。本页适用于处理供应商账单的人。

开始之前

• 您需要对该订单有 Purchase（采购）的 View（查看）和 Edit（编辑）权限。
• 订单必须是 已下达 或 已关闭。草稿还没有编号；请先发出采购订单。已取消的订单不能再记录账单或付款。
• 手边准备好供应商的发票；如果要附上，可以是 PDF 或图片。

记录供应商发票

1. 打开采购订单，在顶部或 供应商发票 区块中选择 记录供应商发票。
2. 照供应商发票上印的内容填写 供应商发票号、发票日期、不含税小计 和 税额。小计会预先填入订单中尚未开票的部分。如需要，可填写 到期日（选填）。
3. 外币订单请检查 汇率。留空则使用汇率表；使用订单汇率 会套用订单本身的汇率。
4. 选择 税务处理：可抵扣进项税，或 不可抵扣的税（计入成本）。系统会按贵公司在发票日期的税务注册情况给出初始选择；如果改选另一个，系统会要求填写 更改原因。
5. 如果有，请附上 供应商发票文件：最多十个文件，每个不超过 25 MB，可以是 PDF、图片或 Office 文档。
6. 再选择抽屉底部的 记录供应商发票 保存。

记录您的付款

1. 在订单的 付款 区块中选择 记录付款。订单全部开票后，它也会成为顶部的主按钮。
2. 填写 付款日期、金额、方式 和 参考号；如要关联，可选择它所付的 供应商发票（选填）。付款方式与客户付款使用同一份清单。
3. 选择窗口底部的 记录付款 保存。

之后会发生什么

订单顶部的一栏会更新 已开票、已付款 和 未开票 的金额，列表上的 开票 和 付款 标签也随之变化。已开票 和 已付款 都含税；已付款 下方显示 应付余额。全部开票并付清后，选择 关闭采购订单。

需要注意的规则

• 发票日期和付款日期都不能晚于今天。
• 开票超过订单的小计，或付款超过已记录的发票或订单总额，只是提醒，不会被拒绝。保存前请先核对。
• 如果贵公司在发票日期未注册可以抵扣的税，就不能选择可抵扣进项税。
• 没有附件的供应商发票会被标记为 无单据；订单上会显示 无单据： 和数量，列表的 供应商发票无单据 筛选可以找出这样的订单。
• 如果同一供应商的同一个发票号也出现在另一张有效的供应商发票上，这张发票所在的行会被标记为 供应商单号重复，并附有指向其他订单的链接。
• 要更正已记录的发票或付款，请在该行的菜单中选择 编辑。作废供应商发票 和 作废付款 需要填写原因；作废的行仍会列出，但不再计入。
• 计入成本的税额会提高这笔生意的实际成本；可抵扣的进项税则不会。
• 付款给供应商不会改变成本。成本跟随供应商的发票。

为什么这样设计

您录入的是供应商的数字，不是您自己的。 账单是供应商的单据。照抄它的编号、日期、小计和税额，您的记录就和供应商的对账单一致，会计师也能把每一笔金额追溯到原始单据。

成本跟随账单，而不是付款。 从收到账单那天起您就欠这笔钱，这项工作的成本也在那天确定。晚付款改变的是您的现金，不是这项工作花了多少，所以无论付款条件如何，这笔生意的毛利都是对的。

税务处理决定税额算不算成本。 注册了 GST 的公司可以在申报时抵扣进项税，这笔税最终不花一分钱；不能抵扣的公司，税就是成本的一部分。您改用与建议不同的处理时，原因会留存下来，供会计师查阅。

只提醒，不拒绝。 供应商会加项目，也会把账单拆开开。金额超过订单时，easySales 会提醒您核对，但仍让您按供应商实际开出的金额记录。作废的账单连同原因保留在列表中，订单的来龙去脉一目了然。

更高效的做法

• 让小计自动带出。 抽屉里的 不含税小计 会预先填入尚未开票的金额。一张账单覆盖整张订单时，对照纸本核对后保存即可。
• 记录时就附上文件。 没附文件的账单会被标记为 无单据；列表的 供应商发票无单据 筛选能在月底前找出缺口。参见采购订单。
• 账单来之前先付订金。 还没有记录任何供应商发票时，也可以 记录付款；账单到来之前，订单显示 预付。
• 外币账单用订单的汇率。 使用订单汇率 会套用订单发出时固定下来的汇率。参见币种与汇率。
• 用列表排出付款清单。 先在筛选栏清除 月份，再把 付款 筛选为 未付款 和 部分付款，就能看到还没付清的订单。参见列表与列。

示例

账单超过订单。 Lim & Co 为 Harbour Café 装修向木工作坊下的采购订单税前金额为 SGD 10,500.00。作坊因多加了一块层架，开出 SGD 10,800.00 加 GST SGD 972.00（10,800.00 的 9%），合计 SGD 11,772.00 的账单。Mei Tan 用作坊的编号记录这张账单，附上它的 PDF，并看到提醒：发票比订单多 SGD 300.00。她核对了多出的层架后保存，税务处理为 可抵扣进项税，因为 Lim & Co 注册了 GST。订单现在显示 已开票 SGD 11,772.00 和 超额开票，这笔生意的实际成本增加 SGD 10,800.00：GST 可以抵扣回来，所以不算成本。Lim & Co 用银行转账付款时，Mei 记录 SGD 11,772.00；easySales 提醒这超过了订单总额 SGD 11,445.00（10,500.00 加 GST 945.00），订单随即显示 已付清。

先付订金，再收账单。 Lim & Co 订制一张沙发，SGD 4,000.00 加 GST SGD 360.00，合计 SGD 4,360.00，制作方要求预付 30%。Mei 记录一笔 SGD 1,308.00 的付款（4,360.00 的 30%）。easySales 提醒还没有记录任何供应商发票；她保存后，订单显示 预付。沙发连同 SGD 4,360.00 的发票送到后，她记录这张发票，订单显示 部分付款，应付余额 SGD 3,052.00（4,360.00 − 1,308.00）。她记录这笔付款后，订单显示 已付清，她随即关闭订单。

常见问题

• 已关闭的采购订单还能记录供应商发票吗？ 可以。已关闭的订单在 供应商发票 和 付款 区块中仍可记录账单和付款，不需要重新打开。
• 供应商还没开发票，可以先付款吗？ 可以。在已发出的订单上记录付款；在记录供应商发票之前，订单显示 预付。
• 供应商把两张采购订单开在一张发票上，怎么记录？ 在每张订单上各记录一次，用同一个发票号，金额只填属于该订单的部分。easySales 会提醒这个号码已经记录过，并把两行都标为 供应商单号重复。
• 供应商发票上的 GST 算我的成本吗？ 只有记录为 不可抵扣的税（计入成本） 时才算。可抵扣的进项税不计入这笔生意的成本。参见成本与毛利。
• 供应商发票录错了怎么改？ 在该行的菜单中选择 编辑 并更正。如果它根本不属于这张订单，选择 作废供应商发票 并填写原因；它会以已作废的状态留在列表中。
• 外币供应商发票用哪个汇率？ 除非您自己输入，否则用汇率表的汇率；使用订单汇率 会套用订单的汇率。发票以订单的币种记录。
• 还没付的款可以先记录吗？ 不可以。付款日期不能晚于今天，请在实际付款后再记录。

相关内容

• 采购订单
• 成本与毛利
• 商机
• 保存记录