供應商發票

供應商就採購訂單向你開出帳單時，請在訂單上記錄該帳單，付款時再記錄你的付款。easySales 隨後會顯示已開票、已付款和未開票的金額，而該帳單會成為該宗交易的實際成本——參閱成本與毛利。本頁適用於處理供應商帳單的同事。

開始之前

• 你需要在該訂單上擁有 Purchase（採購）View（檢視）和 Edit（編輯）權限。
• 訂單必須是 已下達 或 已關閉。草稿尚未有編號；請先發出採購訂單。已取消的訂單不能再記錄帳單或付款。
• 備好供應商的發票；如要附上，請準備 PDF 或圖片。

記錄供應商發票

1. 打開採購訂單，在頂部或 供應商發票 區塊選擇 記錄供應商發票。
2. 照供應商發票上印的內容輸入 供應商發票號、發票日期、不含稅小計 和 稅額。小計預先填入訂單中尚未開票的部分。如需要，可填寫 到期日（選填）。
3. 訂單使用其他貨幣時，請核對 匯率。留空時使用你的匯率表；使用訂單匯率 會沿用訂單本身的匯率。
4. 選擇 稅務處理：可扣抵進項稅，或 不可扣抵的稅（計入成本）。它會按貴公司在發票日期的稅務登記情況預先選定；如果改選另一個，系統會要求填寫 變更原因。
5. 如有，請附上 供應商發票文件：最多十個檔案，每個不超過 25 MB，可以是 PDF、圖片或 Office 文件。
6. 再選擇抽屜底部的 記錄供應商發票 儲存。

記錄你的付款

1. 在訂單的 付款 區塊選擇 記錄付款。訂單全部開票後，它也會成為頂部的主按鈕。
2. 輸入 付款日期、金額、方式 和 參考號；如要連結，可選擇它所付的 供應商發票（選填）。付款方式與客戶付款使用同一份清單。
3. 選擇視窗底部的 記錄付款 儲存。

之後會發生甚麼

訂單頂部的橫條會更新 已開票、已付款 和 未開票 的數字，清單中的 開票 和 付款 標籤也會隨之更新。已開票 和 已付款 都包括稅項；已付款 下方會顯示 應付餘額。全部開票並付款後，選擇 關閉採購訂單。

需要注意的規則

• 發票日期和付款日期都不能遲於今天。
• 開票超過訂單小計，或付款超過已記錄的發票或訂單總額，只是警告，不會被拒絕。儲存前請先核對。
• 如果貴公司在發票日期並未登記可以退回的稅項，系統會拒絕 可扣抵進項稅。
• 沒有附上檔案的供應商發票會標示為 無單據；訂單上會顯示 無單據： 和數量，清單的 供應商發票無單據 篩選可以找出這些訂單。
• 如果同一供應商的同一發票號亦出現在另一張有效的供應商發票上，該發票所在的行會標示為 供應商單號重複，並附有其他訂單的連結。
• 要更正已記錄的發票或付款，請在該行的選單中選擇 編輯。作廢供應商發票 和 作廢付款 會要求填寫原因；已作廢的行仍會列出，但不再計算在內。
• 計入成本的稅款會增加該宗交易的實際成本；可扣抵進項稅則不會。
• 向供應商付款不會改變成本。成本跟隨供應商發票。

為甚麼這樣設計

你輸入的是供應商的數字，不是你自己的。 帳單是供應商的單據。照抄它的編號、日期、小計和稅額，你的紀錄就會和供應商的月結單一致，你的會計師也能把每個金額追溯到原本的單據。

成本跟隨帳單，而不是付款。 從收到帳單那天起你就欠這筆錢，也是在那時工程的成本才確定。遲些付款改變的是你的現金，而不是這份工作花了你多少，所以無論付款條件如何，交易的毛利都保持正確。

稅務處理決定稅款是否計入成本。 已登記 GST 的公司會在報稅時申索進項稅，所以這筆稅最終不構成成本；不能申索的公司則把它當作成本的一部分支付。你改動系統建議的處理方式時，原因會保留下來，供會計師查閱。

是警告，不是拒絕。 供應商會加收額外項目，也會分開開單。金額超過訂單時，easySales 會提示你核對，但仍讓你記錄供應商實際開出的金額。已作廢的帳單連同原因留在清單中，訂單的歷史因此完整。

更有效率的做法

• 讓小計自動填好。 抽屜會把 不含稅小計 預先填為尚未開票的金額。如果一張帳單涵蓋整張訂單，對照單據核對後儲存便可。
• 記錄時順手附上檔案。 沒有附檔案的帳單會標示為 無單據；清單上的 供應商發票無單據 篩選能在月底前找出欠缺的單據。參閱採購訂單。
• 未收帳單先付訂金。 在記錄任何供應商發票之前，已可使用 記錄付款；帳單到達前，訂單會顯示 預付。
• 外幣帳單沿用訂單匯率。 使用訂單匯率 會複製訂單發出時定下的匯率。參閱貨幣與匯率。
• 用清單整理付款清單。 在篩選列移除 月份，再把 付款 篩選為 未付款 和 部分付款，就能看到未付清的訂單。參閱清單與欄位。

例子

帳單金額超過訂單。 Lim & Co 為 Harbour Café 裝修工程向木工工場開立的採購訂單，稅前為 SGD 10,500.00。工場因多加一個層架，開出 SGD 10,800.00 加 GST SGD 972.00（10,800.00 的 9%）的帳單，合共 SGD 11,772.00。Mei Tan 以工場的參考編號記錄該帳單，附上它的 PDF，並看到發票比訂單多出 SGD 300.00 的警告。她核對過多出來的層架後，選擇 可扣抵進項稅 儲存，因為 Lim & Co 已登記 GST。訂單現在顯示 已開票 SGD 11,772.00 和 超額開票，交易的實際成本增加 SGD 10,800.00：GST 會被申索退回，所以不計入成本。Lim & Co 以銀行轉帳付款時，Mei 記錄 SGD 11,772.00；easySales 提示這筆付款超過訂單總額 SGD 11,445.00（10,500.00 加 GST 945.00），訂單顯示 已付清。

先付訂金，後收帳單。 Lim & Co 訂造一張梳化，SGD 4,000.00 加 GST SGD 360.00，合共 SGD 4,360.00，製造商要求先付 30%。Mei 記錄一筆 SGD 1,308.00（4,360.00 的 30%）的付款。easySales 提示尚未記錄供應商發票；她儲存後，訂單顯示 預付。梳化連同 SGD 4,360.00 的發票送到時，她記錄該發票，訂單顯示 部分付款，應付餘額為 SGD 3,052.00（4,360.00 − 1,308.00）。她記錄這筆付款後，訂單顯示 已付清，她便把訂單關閉。

常見問題

• 已關閉的採購訂單還可以記錄供應商發票嗎？ 可以。已關閉的訂單仍可在 供應商發票 和 付款 區塊記錄供應商發票和付款，不需要重新開啟。
• 供應商未發出發票，可以先付款嗎？ 可以。在已下達的訂單上記錄付款；在供應商發票記錄之前，訂單會顯示 預付。
• 供應商把兩張採購訂單合併成一張發票，應該怎樣記錄？ 在每張訂單上分別記錄，使用同一個發票號，只填屬於該訂單的部分。easySales 會提示這個號碼已經記錄過，並把兩行都標示為 供應商單號重複。
• 供應商發票上的 GST 會計入我的成本嗎？ 只有記錄為 不可扣抵的稅（計入成本） 時才會。可扣抵進項稅不計入交易成本。參閱成本與毛利。
• 供應商發票輸入錯了，怎樣更正？ 在該行的選單中選擇 編輯 並更正。如果它根本不屬於這張訂單，選擇 作廢供應商發票 並填寫原因；它會以已作廢的狀態留在清單中。
• 外幣供應商發票用哪個匯率？ 除非你自行輸入，否則使用匯率表上的匯率；使用訂單匯率 會套用訂單的匯率。發票以訂單的貨幣記錄。
• 可以記錄一筆還未付出的款項嗎？ 不可以。付款日期不能遲於今天，所以請在款項付出後才記錄。

相關內容

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