向顧客退款

錢需要退還給顧客時，在款項從你的銀行轉出當天記錄退款。退款退還的，要麼是已開立貸項通知單的 剩餘可用 貸項，要麼是收據上的 未分配 金額。

開始之前

你需要 Invoice（發票）Edit（編輯）權限；從貸項通知單退款還需要 Credit Note（貸項通知單）Edit 權限。設為 Own records only（只限自己的紀錄）時，範圍是你擔任 銷售員 的貸項通知單，以及你自己記錄的收據。

貸項通知單必須已開立且 剩餘可用 大於零，或者收據上必須有 未分配 金額。

操作步驟

從貸項通知單退款：

1. 打開已開立的貸項通知單：在發票的 收款與抵用 中選擇它的編號，或在 貸項通知單 清單中選擇它的編號。
2. 在它的 貸項 部分選擇 退款。

從收據退款：

1. 從客戶的 收據 分頁打開收據，或在發票的 收款與抵用 中選擇它的 RCT- 編號。
2. 在 ··· 選單中選擇 退還未分配金額；如果是按金，選擇 退還按金。

然後在 從 … 退款 對話框中：

3. 檢查 可退款；退款金額 預設就是這個金額。部分退款時把它改小即可。
4. 輸入 退款日期、收款方式、參考編號 以及需要的 備註。外幣退款還要填寫從你的銀行轉出的本位貨幣金額，例如 SGD 金額。
5. 閱讀所有警告，然後選擇 記錄退款。

要作廢記錯的退款，打開它所出自的貸項通知單或收據，在 退款 下選擇它旁邊的 作廢，填寫 原因，然後選擇 作廢退款。

之後會發生甚麼

退款取得自己的編號，例如 RF-10000004，狀態為 已完成。貸項通知單的 剩餘可用，或收據的 未分配 金額，按退款金額減少。退款沒有 PDF。

它會列在所出自的貸項通知單或收據的 退款 下，也會列在客戶的 收據 分頁上，並顯示來源（來自 CN-…）和狀態。

警告

作廢無法撤銷。退款保留編號，標示為 已作廢 並附上你的原因，金額退回原來的貸項通知單或收據。

需要注意的規則

• 金額不能超過 可退款，日期不能遲於今天。
• 貸項和未分配金額要麼抵用或分配，要麼 退款，不能兩者兼得。
• 從同一張發票的貸項通知單退出的金額，合計不能超過該發票實際收到的款項。未收款發票上的貸項只能抵用。
• 顧客在其他發票上仍有欠款時，也可以退款。擁有設為 All records（全部紀錄）的 Invoice View（檢視）權限時，對話框會先發出警告。
• 外幣退款時，本位貨幣金額按今天的自動匯率預先填入，且不能留空。它的匯兌損益會隨退款一起記錄。
• 已退款的貸項通知單不能作廢，已退款的收據也不能作廢，必須先作廢退款。
• 只有記錯的退款才作廢。確實退回來的錢應記錄為一張新的收據。
• 沒有退款選項的收據並沒有未分配金額：請在它的發票上開立貸項通知單，再從貸項通知單退款。

為甚麼這樣設計

退款是現金，所以在現金流動時記錄。 貸項通知單表示這筆銷售比原本少；退款表示錢已經從你的銀行轉出。兩者往往不在同一天發生，所以是兩項獨立的紀錄：今天確認、下星期才支付的貸項，在此之前一直顯示為 剩餘可用，你的帳上不會出現還未付出的款項。

同一筆錢不能退兩次。 SGD 218.00 的貸項可以把發票減少 SGD 218.00，也可以以現金退還 SGD 218.00，或兩者任意拆分，但不能兩邊都全數。所以退款會減少 剩餘可用，退款合計也不能超過發票實際收到的款項。

作廢是為了更正錯誤，不是處理退回來的錢。 作廢表示這筆退款從未發生，所以貸項會回來。如果轉帳確實轉出了、顧客又把錢退回來，那是新的進帳，記一張新的收據，你的銀行對帳才對得上。

編號永遠不會消失。 作廢的退款在清單上保留 RF- 編號和原因，你的會計師可以核對編號序列中的每一個號碼。

更有效率的做法

• 顧客仍有欠款時，改為抵用貸項。 貸項通知單上的 抵用到發票 直接結清顧客的未結發票，不用轉出一分錢。參閱開立貸項通知單。
• 在下一筆收款中使用貸項。 記錄顧客的下一筆收款時，在 可用貸項 下勾選這筆貸項。參閱記錄收款。
• 找出等待退款的貸項。 在 貸項通知單 清單中，把 剩餘可用貸項 篩選為 有剩餘可用貸項。參閱貸項通知單。
• 在同一處查看顧客的所有退款。 客戶的 收據 分頁會在收據下方列出每一筆退款。參閱收款。
• 多付的錢也用同樣方法退還。 顧客多付的錢以 未分配 金額留在收據上，直至你分配或退還它。參閱使用未分配金額。

例子

已付清發票上的貸項通知單。 Harbour Café 已付清 INV-10000072：SGD 1,500.00 加 GST SGD 135.00，合計 SGD 1,635.00。兩盞吊燈被退回，Mei Tan 開立 CN-10000064，金額 SGD 200.00 加 GST SGD 18.00，合計 SGD 218.00。該發票已經不欠款，所以整筆 SGD 218.00 都是 剩餘可用。

咖啡店沒有其他未結發票。Mei 選擇 退款；可退款 和 退款金額 都顯示 SGD 218.00。她輸入銀行轉帳的日期和參考編號，然後選擇 記錄退款。RF-10000004 出現在 退款 下，貸項 部分顯示：

貸項通知單總額	已抵用	已退款	剩餘可用
218.00	0.00	218.00	0.00

顧客仍有欠款時退款。 Orchid Dental 以收據 RCT-10000020 付了 SGD 5,000.00，支付 INV-10000080 的 SGD 4,905.00（SGD 4,500.00 加 GST SGD 405.00），所以有 SGD 95.00 未分配。Daniel Lim 選擇 退還未分配金額，對話框警告這間診所仍有 1 張未結發票，共欠 SGD 763.00。他選擇取消，把這 SGD 95.00 分配到那張發票，該發票尚欠 SGD 763.00 − SGD 95.00 = SGD 668.00。

作廢記錯的退款。 Mei 從一張收據記錄了 RF-10000005，金額 SGD 150.00，之後得知顧客想把這筆錢留作貸項，轉帳並沒有發出。她選擇 RF-10000005 旁邊的 作廢，填寫 轉帳未發出，顧客保留貸項，然後選擇 作廢退款。這 SGD 150.00 重新成為收據上的 未分配 金額，RF-10000005 仍留在清單上，狀態為 已作廢。

常見問題

• 顧客多付了錢，如何退還給他？ 打開收據，在 ··· 選單中選擇 退還未分配金額。參閱使用未分配金額。
• 可以把退款記成一筆負數收款嗎？ 不可以。記錄收款 只接受大於零的金額。請從退款所出自的貸項通知單或收據記錄退款。
• 退款可以超過顧客付的錢嗎？ 不可以。退款不能超過貸項通知單的 剩餘可用 或收據的 未分配 金額，從同一張發票的貸項通知單退出的金額合計，也不能超過該發票收到的款項。
• 顧客還有其他發票未付，可以向他退款嗎？ 可以。如果你的角色能看到所有發票，easySales 會先警告你，但由你決定。
• 退款可以刪除嗎？ 不可以。請填寫原因作廢它；它保留 RF- 編號，顯示為 已作廢。
• 退款被銀行退回來了，要作廢退款嗎？ 不要。轉出後又退回來的錢是一張新的收據。只有記錯的退款才作廢。
• 有沒有退款單 PDF 可以發給顧客？ 沒有。退款沒有 PDF；用它的編號和參考編號來識別這筆付款。
• 為甚麼已退款的貸項通知單不能作廢？ 錢已經從你的銀行轉出，貸項無法收回。如果退款是記錯的，先作廢退款。參閱作廢貸項通知單。

相關內容

• 更正錯誤
• 貸項通知單
• 使用未分配金額
• 匯兌差額