保存紀錄

稅務機關可以在你提交申報表多年後進行審查，而你的發票、收據和貸項通知單就是證據。每個地方都規定了最短保存期，並說明何時電子副本已經足夠。本頁比較各地規則。本頁是一般資料，不是稅務或法律意見：在依賴本頁內容之前，請查閱文末的資料來源或諮詢你的會計師。

要點

國家／地區	最少保存	起計點
新加坡	5 年	GST 會計期間結束時；所得稅由相關課稅年度起計
澳洲	5 年	交易完成時，或在評稅仍可被覆核期間保存更久
香港	7 年	利得稅紀錄；公司會計紀錄為財政年度結束後 7 年
紐西蘭	7 年	業務紀錄
日本	7 年	課稅期間結束後兩個月；有虧損結轉的年度為 10 年
馬來西亞	7 年	紀錄所涉的最後日期（服務稅和銷售稅）
汶萊	7 年	用於所得稅的公司紀錄

請保存你開立的發票和收到的發票，以及貸項通知單、收據和支持零稅率或出口的單據。

各地規定

新加坡

所有 GST 紀錄須由會計期間結束起最少保存 5 年，公司稅務紀錄須由相關課稅年度起最少保存 5 年。這包括你開立的稅務發票和供應商給你的稅務發票；你無須隨申報表提交它們。電子紀錄無須向 IRAS 申請即可使用，只要符合其紀錄保存指引。如果更換會計軟件，舊交易無須遷移，但必須在最少 5 年內保持可供查閱。遺失證明出口的單據，意味着要把該銷售視為本地銷售並申報 9% GST。

香港

每間企業都須以中文或英文保存足夠的紀錄最少 7 年：帳簿、憑單、銀行月結單、發票和收據。以電子方式保存的原始單據影像，符合《電子交易條例》的條件時即可接受。公司亦須把會計紀錄保存至其所涉財政年度結束後 7 年。

澳洲

GST 紀錄須保存至交易完成後 5 年與評稅可被覆核期間兩者中較長者。開立接收方自製稅務發票的企業，須把這些發票或其副本保存 5 年。

紐西蘭

業務紀錄須保存 7 年，使用英文或毛利文，除非 Inland Revenue 另行同意。

日本

你開立的合格發票副本和收到的發票，須由課稅期間結束後兩個月當天起保存 7 年。就進項稅而言，在第 6 和第 7 年，帳簿或發票只需保存其中之一，無須兩者都保存。就法人稅而言，帳簿和單據保存 7 年，有虧損結轉的年度保存 10 年。就所得稅和法人稅而言，以電子方式發送或收到的發票及其他單據須以電子數據形式保存；就消費稅扣減而言，電子發票的列印本亦可接受。參閱 各地電子發票。

馬來西亞和汶萊

馬來西亞服務稅和銷售稅的紀錄——發票、收據、貸項通知單和借項通知單——須以馬來文或英文保存 7 年，保存地點在馬來西亞境內（除非總監另行准許），可以是紙本或電子形式。在汶萊，公司須為所得稅目的把其業務交易的充分紀錄（例如銷售、收據和發票）保存 7 年。

在 easySales 中

• 已開立的發票不能刪除，只能取消，其編號會保留在紀錄中；已作廢的貸項通知單同樣保留在紀錄中。參閱開立與編號。
• 已開立的發票保留開立時的客戶名稱、地址和稅務資料，因此重新列印的發票與客戶收到的一致。參閱發票 PDF。
• 審計紀錄會記下更改、下載和紀錄檢視。參閱審計紀錄。
• 如需保留你自己的副本，可以把已開立的發票和貸項通知單匯出為檔案或 PDF 的 ZIP 壓縮檔。參閱 會計匯出。

例子

Lim & Co 的 GST 會計期間於 2026 年 12 月 31 日結束。在新加坡，它把該期間的發票、收據和貸項通知單最少保存至 2031 年 12 月 31 日。它在香港的姊妹公司把 2026 年的紀錄最少保存 7 年，即保存至 2033 年。

常見問題

• 在新加坡，發票需要保存多久？ 由 GST 會計期間結束起最少 5 年。
• 香港公司的會計紀錄應保存多久？ 最少 7 年。
• 發票可以用電子方式保存，而不是紙本嗎？ 新加坡、香港和馬來西亞接受符合其條件的電子紀錄。在日本，就所得稅和法人稅而言，以電子方式發送或收到的發票須以電子方式保存。
• 除了開立的發票，收到的發票也要保存嗎？ 要。在新加坡和日本，兩者都在規則中列明。
• 在新加坡遺失出口單據會怎樣？ 該銷售會被視為本地銷售，你須為其申報 9% GST。
• 日本的發票副本保存多久？ 由課稅期間結束後兩個月當天起 7 年。

資料來源

最後核對日期：2026 年 10 月 21 日。

• IRAS — 保存紀錄
• IRAS — 公司的紀錄保存要求
• IRAS — 向客戶開票
• 香港稅務局 — 備存紀錄
• 香港稅務局 — 以電子形式備存的業務紀錄（PDF）
• 香港公司註冊處 — 《公司條例》第 9 部（PDF），第 377 條
• Federal Register of Legislation — Taxation Administration Act 1953，附表 1 第 382-5 條
• Federal Register of Legislation — Recipient Created Tax Invoice Determination 2023
• Inland Revenue NZ — GST 指南 IR375（PDF）
• 日本國稅廳 — 合格發票問答（PDF，日文），問 79 和 85
• 日本國稅廳 — Tax Answer No. 5930（日文）
• 日本國稅廳 — Tax Answer No. 6625（日文）
• 日本國稅廳 — 電子交易數據的保存（PDF，日文）
• RMCD MySST — 服務稅常見問題
• MOFE Brunei — 所得稅

相關內容

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• 各地電子發票
• 各國稅務與發票規則