Bolehkah saya menyimpan invois secara elektronik dan bukannya di atas kertas?

Singapura, Hong Kong dan Malaysia menerima rekod elektronik yang memenuhi syarat masing-masing. Di Jepun, bagi cukai pendapatan dan cukai korporat, invois yang dihantar atau diterima secara elektronik disimpan secara elektronik.

Adakah saya menyimpan invois yang saya terima serta yang saya keluarkan?

Ya. Di Singapura dan Jepun, kedua-duanya dinamakan dalam peraturan.

Penyimpanan rekod

Salin untuk AI

Pihak berkuasa cukai boleh menyemak penyata anda bertahun-tahun selepas anda memfailkannya, dan invois, resit serta nota kredit anda ialah buktinya. Setiap negara menetapkan tempoh minimum untuk menyimpannya dan menyatakan bila salinan elektronik sudah memadai. Halaman ini membandingkan peraturannya. Ini ialah maklumat umum, bukan nasihat cukai atau undang-undang: semak sumber di hujung halaman atau tanya akauntan anda sebelum anda bergantung padanya.

Ringkasan

Negara	Simpan sekurang-kurangnya	Dikira dari
Singapura	5 tahun	Akhir tempoh perakaunan GST; bagi cukai pendapatan, tahun taksiran
Australia	5 tahun	Selesainya transaksi, atau lebih lama selagi taksiran boleh disemak semula
Hong Kong	7 tahun	Bagi rekod cukai keuntungan; rekod perakaunan syarikat 7 tahun selepas tahun kewangan
New Zealand	7 tahun	Rekod perniagaan
Jepun	7 tahun	Dua bulan selepas akhir tempoh cukai; 10 tahun bagi tahun dengan kerugian dibawa ke hadapan
Malaysia	7 tahun	Tarikh terkini yang berkaitan dengan rekod itu (cukai perkhidmatan dan cukai jualan)
Brunei	7 tahun	Rekod syarikat bagi cukai pendapatan

Simpan invois yang anda keluarkan dan yang anda terima, bersama nota kredit, resit dan dokumen yang menyokong kadar sifar atau eksport.

Mengikut negara

Singapura

Simpan semua rekod GST (Cukai Barangan dan Perkhidmatan) sekurang-kurangnya 5 tahun dari akhir tempoh perakaunan, dan rekod cukai syarikat sekurang-kurangnya 5 tahun dari tahun taksiran yang berkaitan. Ini termasuk invois cukai yang anda keluarkan dan yang diberikan oleh pembekal anda; anda tidak menghantarnya bersama penyata. Rekod elektronik dibenarkan tanpa meminta kebenaran IRAS, dengan syarat ia memenuhi panduan penyimpanan rekodnya. Jika anda menukar perisian perakaunan, transaksi lama tidak perlu dipindahkan, tetapi ia mesti kekal tersedia sekurang-kurangnya 5 tahun. Kehilangan dokumen yang membuktikan eksport bermakna jualan itu dilayan sebagai jualan tempatan dan anda mengakaunkan GST 9%.

Hong Kong

Setiap perniagaan menyimpan rekod yang mencukupi, dalam bahasa Inggeris atau Cina, sekurang-kurangnya 7 tahun: buku akaun, baucar, penyata bank, invois dan resit. Imej dokumen asal yang disimpan secara elektronik boleh diterima apabila ia memenuhi syarat Electronic Transactions Ordinance. Syarikat juga memelihara rekod perakaunannya selama 7 tahun selepas akhir tahun kewangan yang berkaitan dengannya.

Australia

Simpan rekod GST bagi tempoh yang lebih panjang antara 5 tahun selepas transaksi diselesaikan dan tempoh taksiran boleh disemak semula. Perniagaan yang mengeluarkan invois cukai yang dicipta penerima menyimpannya, atau salinannya, selama 5 tahun.

New Zealand

Simpan rekod perniagaan selama 7 tahun, dalam bahasa Inggeris atau Māori melainkan Inland Revenue bersetuju sebaliknya.

Jepun

Simpan salinan invois layak yang anda keluarkan, dan invois yang anda terima, selama 7 tahun dari hari yang jatuh dua bulan selepas akhir tempoh cukai. Bagi cukai ke atas pembelian, pada tahun ke-6 dan ke-7 anda hanya perlu menyimpan buku atau invois, bukan kedua-duanya. Bagi cukai korporat, buku dan dokumen disimpan selama 7 tahun, atau 10 tahun bagi tahun dengan kerugian dibawa ke hadapan. Bagi cukai pendapatan dan cukai korporat, invois dan dokumen lain yang dihantar atau diterima secara elektronik disimpan sebagai data elektronik; bagi potongan cukai penggunaan, cetakan invois elektronik diterima. Lihat e-Invois mengikut negara.

Malaysia dan Brunei

Rekod cukai perkhidmatan dan cukai jualan Malaysia — invois, resit, nota kredit dan nota debit — disimpan selama 7 tahun, dalam bahasa Melayu atau Inggeris, di Malaysia melainkan Ketua Pengarah membenarkan sebaliknya, dalam bentuk kertas atau elektronik. Di Brunei, syarikat menyimpan rekod yang mencukupi bagi transaksi perniagaannya, seperti jualan, resit dan invois, selama 7 tahun bagi cukai pendapatan.

Dalam easySales

Invois yang telah dikeluarkan tidak boleh dipadam, hanya dibatalkan, dan nombornya kekal dalam rekod; nota kredit yang dibatalkan juga kekal dalam rekod. Lihat Pengeluaran dan penomboran.
Invois yang telah dikeluarkan mengekalkan nama pelanggan, alamat dan fakta cukai semasa ia dikeluarkan, jadi cetakan semula sepadan dengan apa yang diterima oleh pelanggan. Lihat PDF invois.
Jejak audit merekodkan perubahan, muat turun dan paparan rekod. Lihat Jejak audit.
Untuk menyimpan salinan anda sendiri, eksport invois dan nota kredit yang telah dikeluarkan sebagai fail atau ZIP PDF. Lihat Eksport perakaunan.

Contoh

Tempoh perakaunan GST Lim & Co berakhir pada 31 Disember 2026. Di Singapura, ia menyimpan invois, resit dan nota kredit bagi tempoh itu sehingga sekurang-kurangnya 31 Disember 2031. Syarikat bersekutu di Hong Kong menyimpan rekod 2026nya sekurang-kurangnya 7 tahun, hingga ke tahun 2033.

Soalan lazim

Berapa lamakah saya perlu menyimpan invois di Singapura? Sekurang-kurangnya 5 tahun dari akhir tempoh perakaunan GST.
Berapa lamakah syarikat Hong Kong patut menyimpan rekod perakaunan? Sekurang-kurangnya 7 tahun.
Bolehkah saya menyimpan invois secara elektronik dan bukannya di atas kertas? Singapura, Hong Kong dan Malaysia menerima rekod elektronik yang memenuhi syarat masing-masing. Di Jepun, bagi cukai pendapatan dan cukai korporat, invois yang dihantar atau diterima secara elektronik disimpan secara elektronik.
Adakah saya menyimpan invois yang saya terima serta yang saya keluarkan? Ya. Di Singapura dan Jepun, kedua-duanya dinamakan dalam peraturan.
Apakah yang berlaku jika saya kehilangan dokumen eksport di Singapura? Jualan itu dilayan sebagai jualan tempatan dan anda mengakaunkan GST 9% ke atasnya.
Berapa lamakah salinan invois Jepun disimpan? 7 tahun dari hari yang jatuh dua bulan selepas akhir tempoh cukai.

Sumber

Kali terakhir disemak pada 21 Oktober 2026.