Hantar penyata akaun pada hujung bulan

Pelanggan yang menerima beberapa invois sebulan sering membayarnya sekali gus. Penyata akaun pada hujung bulan menyenaraikan setiap invois, bayaran dan nota kredit bersama baki yang perlu dibayar, supaya mereka boleh menyemaknya dengan buku akaun mereka sendiri dan membayar kesemuanya dalam satu pindahan.

Cara melakukannya

1. Pada awal bulan baharu, knock-off amaun yang belum di-knock-off dahulu, supaya umur hutang dalam penyata sepadan dengan apa yang telah dibayar oleh pelanggan.
2. Buka rekod pelanggan dan pilih Penyata akaun. Tempoh dibuka pada bulan lepas, dari hari pertama hingga hari terakhirnya.
3. Pilih kenalan Perhatian: orang yang membayar, bukan orang yang membuat pesanan.
4. Baca ringkasannya: Baki Awal, Diinvois, Pembayaran, Nota Kredit dan Baki Akhir.
5. Pilih PDF, kemudian Muat turun, dan e-melkan fail itu dari alamat anda sendiri.
6. Simpan PDF yang anda hantar. Penyata dikira daripada rekod anda setiap kali, jadi perubahan kemudian, seperti bayaran yang ditarikh ke belakang, mengubahnya.

Mengapa ia membantu

Satu dokumen menggantikan timbunan invois, dan pelanggan membayar baki yang perlu dibayar dan bukannya memilih invois satu demi satu dari peti masuk mereka. Umur hutang di bahagian bawah PDF berjumlah sama dengan baki itu, jadi mereka dapat melihat serta-merta item mana yang lewat. Penyata juga menonjolkan perbezaan lebih awal: bayaran yang belum anda rekodkan, atau nota kredit yang tidak pernah mereka terima.

Contoh

Pada Isnin 2 November 2026, Mei Tan membuka Harbour Café dan memilih Penyata akaun; Tempoh menunjukkan 1 hingga 31 Oktober.

Baris	Amaun
Baki Awal	SGD 1,090.00
Diinvois: INV-10000341 SGD 2,180.00 dan INV-10000347 SGD 545.00	SGD 2,725.00
Pembayaran	− SGD 1,090.00
Baki Akhir	SGD 2,725.00

1,090.00 + 2,725.00 − 1,090.00 = 2,725.00. Dia memilih kenalan kewangan kafe itu di bawah Perhatian dan mengemelkan PDF itu. Seminggu kemudian kafe itu memindahkan SGD 2,725.00, dan Mei merekodkan satu bayaran yang menjelaskan kedua-dua invois.

Soalan lazim

• Tempoh manakah yang patut diliputi oleh penyata hujung bulan? Bulan yang baru ditutup, iaitu pilihan lalai. Apa-apa yang masih terhutang dari bulan-bulan terdahulu dibawa dalam Baki Awal, jadi Baki Akhir ialah semua yang terhutang oleh pelanggan.
• Bolehkah saya membuat penyata untuk semua pelanggan sekali gus? Tidak. Setiap penyata dibuat daripada rekod pelanggannya sendiri. Umur hutang belum terima di bawah Laporan menyenaraikan setiap pelanggan yang mempunyai baki, jadi anda tahu rekod pelanggan mana yang perlu dibuka.
• Bolehkah satu bayaran menjelaskan beberapa invois? Ya. Rekod satu bayaran dan tandakan setiap invois yang dijelaskannya. Lihat Rekod bayaran.

Berkaitan

• Penyata akaun pelanggan
• Rekod bayaran
• Guna amaun belum di-knock-off
• Terima bayaran lebih cepat