Lampirkan fail

Simpan dokumen yang berkaitan dengan sesuatu urusan bersama rekod itu sendiri: kontrak atau pendaftaran yang ditandatangani pelanggan, lukisan di sebalik sebut harga, pesanan belian yang dihantar pelanggan untuk invois. Tab Fail pada pelanggan, sebut harga dan invois menyimpannya untuk semua orang yang mengendalikannya.

Sebelum anda mula

• Untuk melihat dan memuat turun fail, anda memerlukan View (lihat) pada rekod itu: Account (pelanggan), Quote (sebut harga) atau Invoice (invois). Untuk memuat naik dan mengalih keluar fail, anda memerlukan Edit (sunting). Pada Own records only (rekod sendiri sahaja) ini meliputi rekod yang boleh anda buka.
• Fail boleh berupa PDF, gambar (PNG, JPEG, GIF, WebP, HEIC, TIFF), fail Word, Excel atau PowerPoint, atau CSV, sehingga 25 MB setiap satu. Nama fail mesti berakhir mengikut jenisnya, seperti .pdf bagi PDF.
• Satu rekod menyimpan paling banyak 20 fail.

Langkah

1. Buka pelanggan, sebut harga atau invois dan pilih tab Fail, di sebelah Sejarah.
2. Pilih Muat naik fail dan pilih satu atau lebih fail.
3. Tunggu Fail dimuat naik, atau bilangan fail yang dimuat naik. Setiap fail menunjukkan saiznya, bila ia dimuat naik dan siapa yang memuat naiknya.
4. Untuk membuka fail, pilih namanya. PDF atau gambar dibuka dalam tetingkap, dengan Buka dalam tab baharu dan Muat turun; fail lain dimuat turun.
5. Untuk mengalih keluar fail, pilih ikon tong sampahnya dan sahkan Alih keluar.

Apa yang berlaku seterusnya

Fail kekal bersama rekod itu, dan memuat naik atau mengalih keluar fail direkodkan pada Sejarah rekod itu. Fail tidak pernah dicetak pada PDF dokumen dan tidak pernah dihantar kepada pelanggan.

Peraturan yang perlu diketahui

• Invois yang telah dikeluarkan masih boleh menerima dan kehilangan fail. Invois yang dibatalkan mengekalkan failnya, baca sahaja.
• Semakan sebut harga bermula dengan fail versi sebelumnya, ditanda Daripada versi sebelumnya. Versi lama mengekalkan failnya sendiri.
• Invois yang dijana daripada sebut harga menunjukkan fail sebut harga itu di bawah Daripada sebut harga dan nombornya, baca sahaja. Tambah fail invois itu sendiri di atasnya.
• Pelanggan hanya menunjukkan failnya sendiri, bukan fail sebut harga atau invoisnya.
• Menggabungkan dua pelanggan memindahkan fail pendua ke pelanggan yang anda kekalkan.
• Setiap lampiran dalam syarikat anda dikira dalam Storan failnya, yang ditunjukkan pada halaman Lesen, termasuk fail pada aktiviti, invois pembekal dan pesanan penghantaran. Apabila ia penuh, muat naik baharu ditolak dan tiada apa-apa yang disimpan disentuh. Fail yang dialih keluar, atau fail pada rekod yang dipadam, masih dikira buat masa ini.
• Fail dengan jenis yang salah, melebihi 25 MB atau melebihi had 20 fail ditolak bersama nama dan sebabnya; fail lain yang anda pilih masih dimuat naik.

Mengapa ia berfungsi begini

Dokumen berada bersama urusan. Apabila kontrak ada pada pelanggan dan PO pada invois, orang seterusnya yang membuka rekod itu menemuinya, tanpa mencari dalam e-mel.

Fail mengikut kerja. Sebut harga yang disemak semula mengekalkan lukisannya dan invois menunjukkan fail sebut harga, jadi tiada apa-apa yang perlu dimuat naik dua kali.

Hanya dokumen sebenar diterima. Fail disemak jenisnya dan hanya dibuka sebagai muat turun atau pratonton, yang menghalang fail berbahaya daripada masuk ke rekod pelanggan anda.

Bekerja lebih pantas

• Muat naik beberapa sekali gus. Pilih semua fail sekali gus di bawah Muat naik fail.
• Simpan PO pada invois. Lampirkan pesanan belian pelanggan dan taip nombornya dalam Nombor PO pelanggan — lihat Cipta invois.
• Lampirkan pada nota untuk konteks. Nota pada tab Aktiviti boleh membawa fail bersama komen — lihat Nota.
• Pantau storan anda. Storan fail pada halaman Lesen menunjukkan apa yang digunakan berbanding had pelan anda.

Contoh

Sebut harga yang ditandatangani. Kelvin Ong menandatangani sebut harga Lim & Co QN-10000123 dan menghantar imbasan melalui e-mel. Mei Tan membuka sebut harga itu, memilih Fail → Muat naik fail dan menambah QN-10000123-signed.pdf. Apabila dia menukar sebut harga itu, invois menunjukkan imbasan itu di bawah Daripada sebut harga QN-10000123.

Dokumen pelanggan. Harbour Café menghantar pendaftaran perniagaannya dan pelan lantai. Mei memuat naik kedua-duanya pada rekod pelanggan Harbour Café. Rakan sekerja yang kemudian mengambil alih pelanggan itu menemuinya pada tab Failnya.

Soalan lazim

• Bolehkah saya melampirkan fail pada sebut harga? Ya. Buka sebut harga dan gunakan tab Fail. Pelanggan dan invois juga mempunyainya.
• Apakah fail terbesar yang boleh saya lampirkan? 25 MB bagi setiap fail, dan sehingga 20 fail pada satu rekod.
• Jenis fail apa yang boleh saya lampirkan? Fail PDF, gambar, Word, Excel, PowerPoint dan CSV.
• Adakah pelanggan melihat fail yang dilampirkan? Tidak. Fail kekal di dalam easySales dan tidak dicetak pada PDF.
• Bolehkah saya melampirkan fail pada kenalan? Tidak secara langsung. Lampirkannya pada pelanggan kenalan itu, atau pada nota pada kenalan itu.
• Mengapa muat naik saya ditolak? Fail itu bukan jenis yang diterima, namanya tidak berakhir mengikut jenisnya, ia melebihi 25 MB, rekod itu sudah menyimpan 20 fail, atau storan syarikat anda penuh.
• Adakah fail berpindah bersama sebut harga yang disemak semula? Ya. Semakan bermula dengan fail versi sebelumnya.

Berkaitan

• Butiran pelanggan
• Semak semula sebut harga
• Butiran invois
• Lesen anda