Invois berulang

Sesetengah pelanggan membayar jumlah yang sama mengikut jadual: yuran penyelenggaraan bulanan, retainer suku tahunan, langganan tahunan. Invois berulang mengingati apa yang hendak dibilkan dan seberapa kerap, supaya anda tidak menaip invois yang sama lagi setiap tempoh. easySales menyediakan invois draf bagi setiap tempoh; seseorang masih menyemak dan mengeluarkannya. Untuk menciptanya, lihat Sediakan invois berulang.

Bagaimana ia berkaitan

Invois berulang tergolong dalam kenalan dan pelanggan seorang pelanggan, seperti invois. Ia memegang:

• Baris yang berulang setiap tempoh — produk, perihalan, kuantiti, harga dan cukai, dalam satu mata wang. Perihalan boleh membawa pemegang tempat — [Month], [Year], [PeriodStart], [PeriodEnd] dan [Period n/N] — yang diisi pada setiap draf.
• Jadual — seberapa kerap satu tempoh tiba (setiap beberapa minggu, bulan, suku tahun atau tahun), bila tempoh pertama bermula, bila ia tamat (tidak pernah, pada tarikh tertentu, atau selepas beberapa tempoh), dan sama ada setiap invois dikeluarkan pada hari pertama tempohnya, hari terakhir, atau satu hari dalam bulan.
• Tempoh — satu baris bagi setiap tempoh pengebilan, masing-masing dengan keadaannya sendiri dan, apabila sudah ada, invoisnya sendiri.

Invois bagi setiap tempoh ialah invois biasa. Ia dipautkan kembali kepada invois berulangnya, dan invois berulang itu menyenaraikan invois yang disediakannya. Halaman pelanggan mempunyai tab yang memaparkan invois berulangnya.

Cara ia berfungsi

Dengan Sediakan draf setiap tempoh secara automatik dihidupkan, easySales menyemak sekali sejam untuk tempoh yang harinya telah tiba dan menyediakan invois draf bagi setiap satu, daripada baris invois berulang itu, atas nama pemiliknya. Tiada apa dikeluarkan atau dihantar secara automatik: seseorang membuka draf, menyemaknya dan mengeluarkannya seperti invois lain. Apabila suis dimatikan, seseorang menyediakan draf setiap tempoh dengan Jana sekarang.

Keadaan tempoh	Maksud
Belum tiba	Harinya belum tiba.
Tiba - disediakan secara automatik	Harinya telah tiba, dan jadual akan menyediakan drafnya.
Tiba - menunggu anda	Harinya telah tiba, dan seseorang mesti menyediakan drafnya atau melangkaunya.
Tidak disediakan	Jadual mencuba dan ditolak. Ia mencuba semula sekali sehari.
Draf untuk dikeluarkan	Invois draf sedang menunggu untuk dikeluarkan.
Sebahagian diinvois	Invois yang dikeluarkan mengebil sebahagian daripada tempoh itu.
Telah diinvois	Invoisnya telah dikeluarkan.
Dilangkau	Seseorang melangkaunya; ia tidak menghasilkan invois. Buat asal langkau mengembalikannya.

Apabila draf tidak disediakan, pemilik invois berulang (atau penerima yang ditetapkan melalui aplikasi AI yang disambungkan) menerima notis dalam pusat mesej mereka yang menyatakan sebabnya, seperti kenalan yang sudah tiada atau mata wang tanpa kadar pertukaran. Baris tempoh itu menyatakan perkara yang sama. Betulkan puncanya, kemudian pilih Jana sekarang, atau tunggu percubaan harian seterusnya, atau langkau tempoh itu.

Paparan Perlu perhatian dalam senarai invois berulang mengumpulkan apa yang menunggu seseorang: tempoh yang tidak disediakan, tempoh yang menunggu anda, draf untuk dikeluarkan, tempoh yang sebahagiannya diinvois, dan invois berulang yang pemiliknya bukan lagi pengguna aktif.

Perlu diketahui

• easySales tidak mengejar sendiri. Jadual menyediakan sesuatu tempoh pada harinya sendiri. Tempoh yang harinya berlalu tanpa itu, contohnya semasa invois berulang dijeda atau sebelum suis dihidupkan, ialah Tiba - menunggu anda.
• Draf yang disediakan selepas hari tempohnya, oleh seseorang atau oleh percubaan harian, bertarikh pada hari ia disediakan. Tarikh akhirnya dikira dari tarikh itu mengikut terma pembayaran: milik invois berulang itu sendiri, kemudian milik pelanggan, kemudian lalai syarikat, dibaca apabila draf disediakan. Cukainya ialah cukai yang berkuat kuasa pada tarikh itu. Tempoh yang dibilnya kekal dalam perihalan melalui pemegang tempat.
• Draf dalam mata wang asing mengambil kadar pertukaran automatik semasa ia disediakan; anda boleh mengubahnya pada draf. Lihat Kadar pertukaran.
• Memadam draf sesuatu tempoh menjadikan tempoh itu Tiba - menunggu anda. Jadual tidak menyediakannya semula.
• Melangkau tempoh yang mempunyai draf memadam draf itu.
• Jeda menghentikan jadual; Jana sekarang masih berfungsi. Selepas Sambung, tempoh yang tiba semasa ia dijeda ialah Tiba - menunggu anda, dan jadual diteruskan dengan tempoh seterusnya.
• Tamatkan adalah muktamad: tiada tempoh lagi disediakan, oleh jadual atau secara manual, dan invois yang telah dikeluarkan kekal. Ia ditolak selagi draf mengebil sesuatu tempoh; keluarkan atau padam draf itu dahulu.
• Perubahan pada baris hanya menjejaskan draf yang disediakan selepas itu. Mata wang, tarikh mula, kekerapan dan hari setiap invois dikeluarkan tidak boleh diubah selepas disimpan; salin invois berulang itu menjadi yang baharu.
• Tiada draf disediakan selagi pemilik bukan pengguna aktif. Seseorang dengan Edit bagi Invoice (invois) ditetapkan kepada All records (semua rekod) boleh memilih Pemilik baharu di bawah Edit.
• Sejarah invois berulang merekodkan setiap perubahan dan setiap draf yang disediakan, seperti “Draft invoice raised for Period 3 by the schedule” (draf invois disediakan untuk Tempoh 3 oleh jadual). Ia tidak pernah menunjukkan nombor invois.
• Pemindahan pukal invois seorang pengguna di bawah Pindahkan rekod turut memindahkan invois berulangnya.

Istilah

• Invois berulang — apa yang dibilkan kepada pelanggan, dan seberapa kerap.
• Tempoh — satu selang pengebilan, bernombor Period 1, Period 2 dan seterusnya (Tempoh 1, Tempoh 2).
• Jana sekarang — sediakan invois draf sesuatu tempoh serta-merta, sebaik sahaja harinya tiba.
• Langkau — tandakan sesuatu tempoh sebagai tidak dibilkan.

Salah faham biasa

• “Pelanggan menerima invois secara automatik.” Tidak. easySales menyediakan draf; seseorang mengeluarkannya dan menghantarnya.
• “Bulan yang terlepas dibilkan apabila jadual dijalankan seterusnya.” Tidak. Ia menunggu sebagai Tiba - menunggu anda supaya seseorang menjana atau melangkaunya.
• “Menjadikan invois berulang membilkan invois itu sekali lagi.” Tidak. Invois berulang bermula satu tempoh selepas tarikh invois itu, kerana invois itu telah membilkan tempohnya sendiri.
• “Invois berulang dan pelan pengebilan sebut harga adalah perkara yang sama.” Pelan pengebilan sebut harga membahagikan satu jumlah kontrak yang dipersetujui kepada peringkat. Invois berulang membilkan baris yang sama setiap tempoh, tanpa jumlah yang perlu dicapai.

Di mana hendak mencarinya

Invois Berulang dalam bar sisi, selepas Invois, menyenaraikan setiap invois berulang yang boleh anda lihat. Halaman pelanggan mempunyai tab Invois Berulang. Lihat Invois berulang.

Mengapa ia berfungsi begini

Seseorang mengeluarkan setiap invois. Invois yang dikeluarkan bernombor dan dikunci, dan pelanggan anda merekodkannya dalam buku mereka. Draf memberi anda peluang untuk menyemak kuantiti, tambahan dan cukai tempoh ini dahulu. Kesilapan yang dikesan pada draf hanya memerlukan suntingan; kesilapan yang dikesan selepas dikeluarkan memerlukan nota kredit.

Tempoh yang terlepas menunggu anda dan tidak bertimbun. Jika jadual mengebil setiap tempoh yang terlepas sekali gus selepas jeda, pelanggan mungkin menerima setimbun invois bagi bulan yang anda tidak bekalkan apa-apa. Setiap tempoh yang terlepas menunggu sebagai Tiba - menunggu anda, jadi anda memutuskan satu demi satu sama ada hendak mengebilnya atau melangkaunya.

Draf lewat tidak ditarikh ke belakang. Tarikh invois menentukan tempoh cukai dan memulakan terma pembayaran. Draf yang bertarikh beberapa minggu lalu akan jatuh dalam tempoh cukai yang mungkin sudah anda laporkan, dengan tarikh akhir yang sudah berlalu. Mentarikhkannya pada hari ia disediakan mengelakkan kedua-duanya, dan perihalan masih menyatakan tempoh yang dibilnya.

Bentuk jadual tetap selepas disimpan. Tempoh-tempoh disusun berdasarkan mata wang, tarikh mula dan kekerapan, dan sebahagiannya sudah dibil oleh invois. Mengubahnya akan meninggalkan invois yang dikeluarkan yang tidak lagi sepadan dengan mana-mana tempoh, jadi jadual baharu ialah invois berulang baharu.

Bekerja lebih pantas

• Bekerja daripada Perlu tindakan anda. Tab Perlu tindakan dalam pusat mesej menunjukkan kepada penerima invois berulang, atau pemiliknya apabila tiada penerima ditetapkan, setiap tempoh yang tiba, setiap draf untuk dikeluarkan dan setiap tempoh yang sebahagiannya diinvois, jadi anda tidak perlu membuka senarai untuk mencarinya. Lihat Pusat Mesej.
• Mulakan daripada invois yang sudah anda hantar. Jadikan berulang dalam menu ··· invois yang dikeluarkan menyalin pelanggan, mata wang dan barisnya. Lihat Sediakan invois berulang.
• Semak satu paparan, bukan setiap invois berulang. Perlu perhatian pada senarai Invois Berulang mengumpulkan setiap tempoh dan pemilik yang menunggu seseorang. Lihat Invois berulang.
• Jawab pelanggan daripada rekod pelanggannya. Tab Invois Berulang pelanggan menunjukkan apa yang anda bilkan kepada mereka mengikut jadual, di sebelah invois dan resit mereka. Lihat Butiran pelanggan.
• Salin dan bukan bina semula. Untuk mengubah kekerapan atau hari setiap invois dikeluarkan, pilih Salin ke invois berulang baharu, tetapkan jadual baharu, dan Tamatkan yang lama sebaik sahaja draf terakhirnya dikeluarkan. Lihat Invois berulang.

Contoh

Yuran penyelenggaraan bulanan. Lim & Co menjaga mesin kopi Harbour Café dengan SGD 300.00 sebulan ditambah GST 9%, SGD 327.00 keseluruhannya. Mei Tan mencipta invois berulang untuk Harbour Café dengan satu baris, “Machine maintenance [Month] [Year]”, SGD 300.00, berulang setiap bulan dari 1 Januari 2027 dan dikeluarkan pada hari pertama setiap tempoh. Awal pagi 1 Januari, draf bernilai SGD 327.00 muncul, dengan perihalan “Machine maintenance January 2027”. Mei menyemaknya dan mengeluarkannya. Perkara yang sama berlaku pada 1 Februari.

Bermula daripada invois yang sudah anda hantar. Pada 15 September Mei menginvois Pacific Resorts Ltd untuk lesen sokongan tahunan. Dia membuka invois itu dan memilih Jadikan berulang, berulang setiap tahun. Tempoh pertama bermula pada 15 September tahun depan, jadi invois yang telah dikeluarkannya tidak dibilkan lagi.

Bulan yang pelanggan minta dilangkau. Harbour Café ditutup untuk pengubahsuaian pada bulan Julai. Pada bulan Jun, Mei membuka invois berulang itu dan melangkau tempoh Julai dengan sebab “Closed for renovation” (ditutup untuk pengubahsuaian). Tiada draf disediakan untuk Julai, dan Ogos disediakan seperti biasa.

Retainer suku tahunan selama setahun. Daniel Lim menyediakan retainer penggayaan untuk Pacific Resorts Ltd: satu baris, “Styling retainer [Period n/N]”, SGD 1,500.00, setiap suku tahun dari 1 Januari 2027, tamat selepas 4 tempoh. Draf muncul pada 1 Januari, 1 April, 1 Julai dan 1 Oktober 2027, yang pertama berbunyi “Styling retainer Period 1 of 4”. Setiap satu berjumlah SGD 1,635.00 (1,500.00 + GST 9% sebanyak 135.00), dan setahun SGD 6,540.00 (4 × 1,635.00). Selepas tempoh keempat, tiada tempoh lagi disediakan.

Dua bulan dijeda. Lim & Co menjaga lampu paparan Orchard Dental dengan SGD 450.00 sebulan serta GST SGD 40.50: SGD 490.50, pada invois berulang dengan baris “Lighting care [Month] [Year]” dan terma pembayaran 30 hari. Mei menjeda invois berulang itu pada 20 Jun 2027 dan menyambungnya pada 10 Ogos. Tempoh Julai dan Ogos kini berstatus Tiba - menunggu anda. Dia memilih Jana sekarang pada kedua-duanya: setiap draf bertarikh 10 Ogos 2027 dan perlu dibayar pada 9 September, berbunyi “Lighting care July 2027” atau “Lighting care August 2027”, dan berjumlah SGD 490.50, SGD 981.00 bagi kedua-duanya. Tempoh September disediakan oleh jadual pada 1 September.

Soalan lazim

• Apakah invois berulang? Satu set baris dan jadual bagi seorang pelanggan. easySales menyediakan invois draf daripadanya bagi setiap tempoh, dan seseorang menyemak serta mengeluarkan setiap satu.
• Bolehkah invois sesuatu bulan berbeza daripada yang lain? Ya. Draf setiap tempoh ialah draf biasa: ubahnya sebelum anda mengeluarkannya. Untuk mengubah setiap tempoh kemudian, edit baris invois berulang itu; draf yang sudah disediakan mengekalkan baris masing-masing.
• Mengapa draf berulang bertarikh lebih lewat daripada tempohnya? Ia disediakan selepas hari tempoh itu, oleh seseorang atau oleh percubaan harian. Draf lewat bertarikh pada hari ia disediakan; perihalan masih menamakan tempoh yang dibilnya.
• Bolehkah saya mengebil pelanggan dalam mata wang lain mengikut jadual? Ya. Invois berulang mempunyai satu mata wang, ditetapkan semasa anda menyimpannya. Setiap draf mengambil kadar pertukaran automatik semasa ia disediakan. Lihat Mata wang dan kadar.
• Apa yang berlaku kepada invois berulang apabila pemiliknya berhenti? Tiada draf disediakan selagi pemilik bukan pengguna aktif, dan senarai menunjukkannya di bawah Perlu perhatian. Seseorang dengan Edit bagi Invoice ditetapkan kepada All records boleh memilih pemilik baharu, atau memindahkannya dengan Pindahkan rekod.
• Apakah beza antara invois berulang dan pelan pengebilan? Pelan pengebilan membahagikan jumlah yang dipersetujui bagi satu sebut harga kepada peringkat sehingga ia diinvois sepenuhnya. Invois berulang mengulang baris yang sama setiap tempoh, tanpa jumlah. Lihat Rancang peringkat pengebilan.
• Siapa boleh mencipta dan mengurus invois berulang? Ia menggunakan kebenaran Invoice: List (senarai) dan View (lihat) untuk melihatnya, Add (tambah) untuk menciptanya, dan Edit untuk mengubah, menjeda, menyambung atau menamatkannya. Jana sekarang memerlukan Add dan Edit. Dengan Own records only (rekod sendiri sahaja), anda melihat yang anda miliki, serta mana-mana yang diberikan oleh perkongsian atau pasukan pelanggan, seperti invois.

Berkaitan

• Invois berulang
• Sediakan invois berulang
• Rancang peringkat pengebilan
• Pengeluaran dan penomboran