Bolehkah saya menaip tahun ke dalam awalan sendiri?

Tidak. Awalan tidak boleh mengandungi 0, dan tahun yang ditaip di situ tidak akan berubah pada 1 Januari. Sebaliknya, pilih Tahun sebagai Bahagian tarikh.

Adakah draf mengikut format baharu?

Tidak. Invois draf dan sebut harga draf mengekalkan nombornya sendiri; format itu terpakai pada nombor yang diambil oleh dokumen apabila ia dimuktamadkan.

Bagaimana jika saya menukar format pada pertengahan tahun?

Ia berkuat kuasa mulai dokumen seterusnya, dan dokumen terdahulu mengekalkan nombor lamanya, jadi dokumen tahun itu membawa dua format.

Pastikan nombor dokumen kemas

Salin untuk AI

Nombor yang boleh dibaca oleh pelanggan anda sepintas lalu, seperti INV-2027-0001, menjimatkan soalan melalui telefon dan semakan akauntan anda. Tetapkan formatnya sekali, pada awal tahun, dan biarkan.

Cara melakukannya

Buka Tetapan sistem → Profil syarikat dan tatal ke Nombor dokumen. Anda memerlukan Edit bagi System (sistem).
Berikan setiap jenis dokumen Awalan pendeknya sendiri yang menyatakan apa ia, seperti INV- bagi invois dan CN- bagi nota kredit. Dua jenis tidak boleh berkongsi awalan.
Pilih Tahun sebagai Bahagian tarikh, atau Tahun dan bulan jika anda mahu bulan juga. Kiraan kemudian bermula semula pada Nombor permulaan setiap tahun atau bulan, dengan sendirinya.
Tetapkan Bilangan digit supaya cukup untuk tahun anda yang paling sibuk: 4 digit membenarkan sehingga 9,999.
Semak Nombor seterusnya dalam setiap blok, kemudian pilih Simpan pada bar di bahagian bawah halaman.

Lakukannya sebelum dokumen pertama tahun baharu. Perubahan berkuat kuasa mulai dokumen seterusnya; nombor yang telah dikeluarkan tidak pernah berubah.

Mengapa ia membantu

Tahun ada dalam nombor. Pelanggan dan akauntan anda dapat membezakan INV-2027-0014 daripada INV-2026-0014 sepintas lalu, dan tiada sesiapa perlu memulakan semula kiraan setiap Januari.

Nombor yang sama panjang diisih mengikut urutan. Dengan bilangan digit yang tetap, INV-2027-0009 datang sebelum INV-2027-0010 dalam senarai yang diisih mengikut nombor. Siri yang melepasi digitnya diteruskan dengan satu digit tambahan, jadi pilih digit yang cukup dari awal.

Awalan yang jelas mengelakkan kekeliruan. Apabila pelanggan menyebut sesuatu nombor, awalan menunjukkan sama ada ia invois, sebut harga atau nota kredit.

Contoh

Invois Lim & Co bernombor dari INV-10000001 hingga INV-10000342. Pada 4 Januari 2027, sebelum sesiapa mengeluarkan invois, Mei Tan membuka Nombor dokumen. Dalam blok Invois, nombor standard dipaparkan sebagai Awalan INV-1 dengan tujuh digit. Dia menukar Awalan kepada INV-, memilih Tahun, menetapkan 4 digit dan Nombor permulaan 1. Nombor seterusnya menunjukkan INV-2027-0001, dan dia memilih Simpan. 342 invois terdahulu mengekalkan nombornya, dan INV-2028-0001 akan membuka tahun berikutnya.

Soalan lazim

Bolehkah saya menaip tahun ke dalam awalan sendiri? Tidak. Awalan tidak boleh mengandungi 0, dan tahun yang ditaip di situ tidak akan berubah pada 1 Januari. Sebaliknya, pilih Tahun sebagai Bahagian tarikh.
Adakah draf mengikut format baharu? Tidak. Invois draf dan sebut harga draf mengekalkan nombornya sendiri; format itu terpakai pada nombor yang diambil oleh dokumen apabila ia dimuktamadkan.
Bagaimana jika saya menukar format pada pertengahan tahun? Ia berkuat kuasa mulai dokumen seterusnya, dan dokumen terdahulu mengekalkan nombor lamanya, jadi dokumen tahun itu membawa dua format.