Membetulkan kesilapan

Cara membetulkan kesilapan pada invois bergantung pada sama ada anda sudah mengeluarkannya, dan berapa banyak yang salah. Gunakan halaman ini untuk memilih pembetulan yang betul.

Cara ia berfungsi

• Edit atau padam draf. Draf hanya mempunyai nombor proforma, jadi mengubah atau memadamnya tidak meninggalkan kesan pada rekod pelanggan.
• Batalkan invois yang telah dikeluarkan apabila semuanya tidak patut kekal. easySales membuat nota kredit bagi seluruh invois, bertarikh hari anda membatalkan, dan invois menjadi Dibatalkan. Pembatalan tidak tersedia semasa invois mempunyai bayaran atau nota kredit; alih keluar atau balikkannya dahulu.
• Keluarkan nota kredit apabila sebahagian invois yang dikeluarkan salah — barang dipulangkan, harga dipersetujui lebih rendah, item dicaj dua kali. Nota kredit mengurangkan amaun terhutang invois dan mempunyai nombornya sendiri.
• Rekod bayaran balik apabila wang perlu dipulangkan kepada pelanggan: daripada baki kredit nota kredit, atau daripada wang yang belum di-knock-off pada resit.

Invois yang telah dikeluarkan dibetulkan dengan dokumen bernombor yang berasingan dan bukannya diubah secara langsung, supaya salinan pelanggan, salinan anda dan penyata pelanggan sentiasa sepadan.

Contoh

Pada 20 Ogos anda mengeluarkan INV-11001 kepada Harbour Café bagi SGD 1,000.00 tambah GST SGD 90.00: SGD 1,090.00. Pada 22 September anda dapati ia dikeluarkan kepada pelanggan yang salah, dan belum ada bayaran. Ini cara membatalkannya dan apa yang akan anda lihat.

1. Buka INV-11001 dan pilih Batalkan dalam menu ···.
2. Baca pengesahan dan sahkan dalam dialog Batalkan invois.

easySales mengeluarkan nota kredit bagi SGD 1,090.00, bertarikh 22 September, dengan sebab Reversal (pembalikan), dan menggunakan kesemuanya pada INV-11001. Invois menunjukkan Dibatalkan dan mengekalkan nombor serta barisnya. Pada penyata Harbour Café, INV-11001 kekal dalam bulan Ogos dan nota kredit muncul pada 22 September; dari hari itu kedua-duanya saling membatalkan, dan penyata Ogos yang telah anda hantar tidak berubah.

Jika kafe itu sudah membayar SGD 500.00, Batalkan tidak akan tersedia dan akan menyatakan sebabnya. Alih keluar bayaran itu dahulu, kemudian batalkan invois.

Perkara yang perlu diketahui

• Membatalkan invois dan membatalkan nota kredit tidak boleh diundur.
• Nota kredit yang dibuat semasa pembatalan dikunci pada invoisnya: ia tidak boleh digunakan di tempat lain atau dibayar balik.
• Nota kredit boleh sebesar jumlah invois itu sendiri, tolak nota kredit lain yang telah dikeluarkan terhadapnya — walaupun invois itu sudah dibayar.
• Bayaran balik tidak boleh melebihi wang yang benar-benar diterima oleh invois di sebalik nota kredit itu.

Istilah

• Padam: Membuang draf yang tidak pernah dikeluarkan.
• Batalkan: Membatalkan invois yang telah dikeluarkan; nota kredit penuh dibuat terhadapnya secara automatik.
• Nota Kredit: Dokumen bernombor yang mengurangkan satu invois yang telah dikeluarkan, sepenuhnya atau sebahagian.
• Bayaran Balik: Wang yang dipulangkan kepada pelanggan, daripada baki nota kredit atau resit.

Salah faham biasa

• Membatalkan bukan memadam, dan draf tidak boleh dibatalkan — padamkannya.
• Selepas membatalkan, anda tidak perlu membuat nota kredit sendiri. easySales membuatnya untuk anda.
• Nota kredit tidak memulangkan wang dengan sendirinya. Rekod bayaran balik untuk itu.
• Bayaran balik tidak mengubah caj invois. Gunakan nota kredit untuk itu.

Di mana untuk mencarinya

Batalkan berada dalam menu ··· invois yang telah dikeluarkan. Nota kredit dicipta pada tab Nota Kredit invois. Lihat Batalkan invois dan Nota Kredit untuk langkahnya.

Berkaitan

• Pengeluaran dan penomboran
• Baki tertunggak
• Sebut harga ke bayaran
• Jejak audit