Nombor dokumen

Setiap jenis dokumen mempunyai siri nombornya sendiri, seperti INV- bagi invois. Bahagian Nombor dokumen menentukan rupa nombor itu. Halaman ini untuk sesiapa yang menyediakan tetapan syarikat; lihat Pengeluaran dan penomboran untuk masa setiap nombor diambil.

Sebelum anda mula

• Anda memerlukan View (lihat) bagi System (sistem) untuk melihat bahagian ini dan Edit bagi System untuk mengubahnya. Tanpa Edit, bahagian ini hanya boleh dibaca.
• Tentukan format dahulu. Perubahan berkuat kuasa mulai dokumen seterusnya, dan nombor yang telah dikeluarkan tidak pernah berubah, jadi masa terbaik ialah sebelum dokumen pertama bagi tahun baharu.

Langkah

1. Pilih Tetapan sistem di bar sisi, kemudian Profil syarikat di bawah Organisasi.
2. Tatal ke Nombor dokumen. Ia mempunyai satu blok bagi setiap jenis: Sebut harga, Invois, Nota kredit, Resit, Pesanan belian, Pesanan penghantaran dan Kontrak perkhidmatan. Jenis yang modulnya tidak dihidupkan untuk syarikat anda tiada blok.
3. Dalam blok yang anda mahu, masukkan Awalan, seperti INV-.
4. Pilih Bahagian tarikh: Tiada, Tahun atau Tahun dan bulan.
5. Tetapkan Bilangan digit, dari 3 hingga 9.
6. Tetapkan Nombor permulaan: nombor pertama bagi siri baharu.
7. Semak Nombor seterusnya di sebelah blok. Ia memaparkan Sedang menyemak… seketika semasa easySales mengiranya.
8. Pilih Simpan pada bar di bahagian bawah halaman.

Apa yang berlaku seterusnya

• Dokumen seterusnya bagi jenis itu mengambil nombor yang ditunjukkan di bawah Nombor seterusnya. Dokumen yang telah dikeluarkan mengekalkan nombornya.
• Dengan Tahun, nombor kelihatan seperti INV-2026-0001; dengan Tahun dan bulan, seperti INV-202610-0001. Setiap tahun atau bulan baharu memulakan siri baharu pada Nombor permulaan.
• Perubahan itu direkodkan dalam Log audit, bersama nilai lama dan nilai baharu.

Peraturan yang perlu diketahui

• Setiap awalan ialah siri tersendiri, bersama bahagian tarikhnya. Siri yang telah bermula diteruskan daripada nombor yang ditunjukkan, dan Nombor permulaan hanya terpakai pada siri baharu yang seterusnya. Blok itu kemudian menyatakan: Siri ini telah bermula dan diteruskan daripada nombor yang ditunjukkan. Nombor permulaan digunakan untuk siri baharu yang seterusnya.
• Pesanan belian dan pesanan penghantaran sentiasa diteruskan selepas nombor tertinggi yang sudah ada pada mana-mana dokumen jenis itu di bawah awalan itu, jadi siri baharu tidak pernah mengulang nombor, dan menyimpan tetapan tidak pernah memulakannya lebih awal.
• Siri yang kehabisan digit diteruskan dengan satu digit tambahan. Awalan dan bahagian tarikh kekal sama, dan blok itu menyatakan: Siri ini telah melepasi nombor terakhir yang muat dalam digitnya, jadi nombornya kini lebih panjang. Awalan dan bahagian tarikh kekal sama.
• Awalan bermula dengan huruf dan mempunyai paling banyak 16 aksara: huruf, digit 1 hingga 9 dan - / .. Ia tidak boleh mengandungi 0, kerana 0 akan dibaca sebagai sebahagian daripada nombor, atau YY, MM atau DD dalam huruf besar, kerana ia dibaca sebagai tarikh. Dengan bahagian tarikh, ia tidak boleh berakhir dengan huruf besar Y. Medan itu memberitahu anda apa yang perlu diubah.
• Dua jenis tidak boleh berkongsi awalan, dan awalan kod pelanggan turut dikira. Invois dan invois draf, serta sebut harga dan draf sebut harga, disimpan dalam senarai yang sama, jadi bagi setiap pasangan itu, awalan yang satu tidak boleh bermula dengan awalan yang satu lagi. Pertembungan menghalang penyimpanan dengan mesej yang menamakan jenis yang satu lagi.
• Nombor standard, seperti INV-10000001, dipaparkan sebagai awalan INV-1 dengan tujuh digit.
• Format tersuai: segelintir syarikat mempunyai format yang tidak dapat ditunjukkan sebagai medan berasingan. Bloknya menunjukkan tag Format tersuai dan Format, dan ia terus berfungsi seperti sedia ada. Pilih Guna format standard untuk beralih kepada medan, atau Kekalkan format tersuai untuk membatalkannya sebelum anda menyimpan.
• Nombor yang tidak boleh anda tetapkan: invois draf (proforma), draf sebut harga, bayaran balik dan lucut hak deposit mengekalkan nombor masing-masing.
• Jika Nombor seterusnya memaparkan Tiada nombor kosong ditemui., pilih bilangan digit, bahagian tarikh atau awalan yang lain.
• Kod pelanggan ditetapkan di bawah Penomboran pelanggan & butiran peribadi pada halaman yang sama. Pelanggan baharu dinomborkan dengan Awalan kod pelanggan dan lima digit, contohnya C-00001. Awalan itu mempunyai paling banyak sepuluh aksara: huruf dan - _ / ., bermula dengan huruf.

Mengapa ia berfungsi begini

Nombor yang telah dikeluarkan tidak pernah berubah. Pelanggan anda, akauntan anda dan pihak berkuasa cukai merujuk dokumen mengikut nombornya. Menomborkan semula invois yang telah difailkan oleh pelanggan anda akan memutuskan setiap rujukan itu, jadi format baharu hanya terpakai mulai dokumen seterusnya.

Dua dokumen tidak pernah berkongsi nombor. Nombor diambil apabila dokumen menjadi muktamad — invois apabila ia dikeluarkan, resit apabila ia direkodkan — dan easySales menyemak bahawa nombor itu belum digunakan sebelum mengambilnya. Sesiapa yang menyemak buku akaun anda boleh menjejak setiap nombor kepada satu dokumen. Itulah juga sebabnya pesanan belian dan pesanan penghantaran melangkau mana-mana nombor yang sudah digunakan di bawah awalan itu.

Dua jenis tidak boleh berkongsi awalan. Jika invois dan nota kredit sama-sama menggunakan INV-, kedua-duanya akan berebut nombor yang sama dan pembaca tidak dapat membezakan jenisnya. Menolak pertembungan semasa anda menyimpan memastikan setiap nombor merujuk kepada tepat satu dokumen.

Bahagian tarikh memulakan semula kiraan untuk anda. Dengan Tahun atau Tahun dan bulan, dokumen setiap tempoh bermula semula pada Nombor permulaan, jadi INV-2027-0001 jelas invois pertama bagi tahun 2027 dan tiada siapa perlu menetapkan semula siri itu secara manual.

Bekerja lebih pantas

• Biarkan Nombor seterusnya menyemak kerja anda. Ia menunjukkan nombor tepat yang akan diambil oleh dokumen seterusnya dengan nilai yang anda taip, sebelum anda menyimpan, jadi kesilapan taip pada awalan dikesan serta-merta.
• Guna bahagian tarikh dan bukan menetapkan semula setiap tahun. Tahun memulakan siri baharu setiap 1 Januari tanpa apa-apa perubahan daripada anda. Lihat Pengeluaran dan penomboran.
• Ubah semua jenis dalam satu simpanan. Setiap blok berada pada halaman yang sama, jadi anda boleh menetapkan invois, sebut harga dan resit bersama-sama dan memilih Simpan sekali sahaja.
• Buka bahagian ini dari Papan Pemuka. Bagi pentadbir syarikat baharu, langkah Semak nombor dokumen dalam Mula menggunakan easySales pada Papan Pemuka mempunyai Buka nombor dokumen, yang membuka bahagian ini secara terus, dan Kekalkan nombor lalai, yang menandakan langkah itu selesai.

Contoh

Lim & Co mahu nombor invoisnya menunjukkan tahun. Invoisnya setakat ini bernombor INV-10000001 hingga INV-10000042.

1. Mei Tan membuka Tetapan sistem → Profil syarikat dan menatal ke Nombor dokumen.
2. Dalam blok Invois, dia menukar Awalan kepada INV-, memilih Tahun, menetapkan Bilangan digit kepada 4 dan membiarkan Nombor permulaan pada 1.
3. Nombor seterusnya menunjukkan INV-2026-0001. Dia memilih Simpan.

Invois seterusnya yang dikeluarkan oleh Lim & Co ialah INV-2026-0001. Kesemua 42 invois terdahulu mengekalkan nombor masing-masing. Pada 1 Januari, siri itu bermula semula pada INV-2027-0001.

Meneruskan penomboran lama anda. Katakan Lim & Co membuat invois daripada hamparan sehingga Oktober 2026, dan invois terakhirnya di situ ialah LC-2026-0187. Mei menetapkan blok Invois kepada Awalan LC-, Tahun, 4 digit dan Nombor permulaan 188, dan Nombor seterusnya menunjukkan LC-2026-0188. Selepas invois pertama dikeluarkan, siri 2026 telah bermula, jadi dia menetapkan Nombor permulaan kembali kepada 1. Blok itu mengesahkan bahawa siri itu diteruskan, dan LC-2027-0001 akan membuka tahun baharu.

Awalan yang bertembung. Mei mencuba C- sebagai awalan nota kredit. Kod pelanggan Lim & Co sudah menggunakan C-, jadi Simpan ditolak dengan mesej yang menamakan kod pelanggan. Dia menggunakan CN- sebaliknya.

Soalan lazim

• Bolehkah saya menukar nombor invois yang telah saya keluarkan? Tidak. Nombor yang dikeluarkan tidak pernah berubah; format baharu terpakai mulai dokumen seterusnya. Lihat Pengeluaran dan penomboran.
• Bagaimana memulakan nombor invois daripada nombor tertentu? Tetapkan Nombor permulaan bagi siri baharu, seperti awalan baharu atau tahun baharu. Siri yang telah bermula diteruskan daripada nombor terakhirnya.
• Bagaimana meletakkan tahun dalam nombor invois saya? Pilih Tahun sebagai Bahagian tarikh. Nombor kemudian kelihatan seperti INV-2026-0001, dan kiraan bermula semula setiap 1 Januari.
• Mengapa nombor permulaan baharu saya tidak berkuat kuasa? Siri dengan awalan dan bahagian tarikh itu telah bermula, jadi ia diteruskan. Nombor permulaan terpakai pada siri baharu yang seterusnya.
• Bolehkah sebut harga dan invois menggunakan awalan yang sama? Tidak. Setiap jenis memerlukan awalannya sendiri, dan awalan kod pelanggan turut dikira.
• Bagaimana menukar awalan kod pelanggan? Di bawah Penomboran pelanggan & butiran peribadi pada halaman yang sama, ubah Awalan kod pelanggan. Pelanggan baharu mengambilnya bersama lima digit, seperti C-00001.
• Apa yang berlaku apabila nombor saya sampai ke nombor terakhir yang muat dalam digitnya? Siri itu diteruskan dengan satu digit tambahan, dengan awalan dan bahagian tarikh yang sama.

Berkaitan

• Pengeluaran dan penomboran
• Tetapan Sistem
• Butiran syarikat
• Audit dan sejarah
• Penyimpanan rekod