Betulkan invois yang salah dengan cara yang betul

Invois yang salah dibetulkan dengan salah satu daripada empat cara, dan dua soalan menentukan cara mana: adakah ia sudah dikeluarkan, dan patutkah mana-mana bahagiannya kekal? Jawab kedua-duanya dahulu dan pembetulan hanya mengambil masa seminit.

Cara melakukannya

1. Masih Draf? Pilih Edit, betulkannya dan pilih Simpan invois, atau buangnya dengan Padam draf dalam menu ···. Draf hanya mempunyai nombor proforma, jadi tiada apa-apa yang tertinggal.
2. Sudah dikeluarkan, dan hanya rujukan yang salah? Nama invois, Nombor PO pelanggan, Terma dan syarat dan Catatan masih boleh diubah. Pilih Edit, betulkannya dan pilih Simpan invois.
3. Sudah dikeluarkan, dan tiada bahagian yang patut kekal? Bagi pelanggan yang salah, invois pendua atau jualan yang tidak menjadi, pilih Batalkan invois dalam menu ···. easySales mengeluarkan nota kredit bagi keseluruhan invois dengan sebab Reversal, dan invois menjadi Dibatalkan. Jika kerja itu masih perlu dibilkan, Salin invois yang dibatalkan itu dan betulkan salinannya.
4. Sudah dikeluarkan, dan hanya sebahagian yang salah, atau wang telah diterima? Pilih Keluarkan nota kredit di bawah Bayaran dan kredit pada invois dan kreditkan perbezaannya sahaja.

Batalkan invois dikelabukan selagi ada bayaran, kredit, nota kredit lain yang dikeluarkan atau hapus kira hutang lapuk pada invois; tuding kepadanya untuk melihat yang mana satu.

Mengapa ia membantu

Invois yang dikeluarkan mungkin sudah berada dalam buku akaun pelanggan anda dan dalam penyata cukai anda. Nota kredit bertarikh membetulkannya tanpa menulisnya semula, jadi kedua-dua set buku akaun masih sepadan dan nombor invois anda tidak melangkau. Memilih pembetulan yang paling kecil juga memastikan rekod bersih: kredit bagi satu baris yang salah mengekalkan bahagian invois yang lain, dan nombor PO yang salah tidak memerlukan nota kredit langsung.

Contoh

Mei Tan mengeluarkan INV-10000362 kepada Harbour Café bagi 5 lampu loket pada SGD 180.00 dan bukannya SGD 160.00 yang dipersetujui: 5 × 180.00 = SGD 900.00, ditambah GST 9% sebanyak SGD 81.00, SGD 981.00 kesemuanya. Kafe itu sudah membayar, jadi pembatalan tidak lagi terbuka kepadanya.

Dia memilih Keluarkan nota kredit dan mengkreditkan 5 × SGD 20.00 = SGD 100.00, ditambah GST SGD 9.00, SGD 109.00 kesemuanya. Caj kafe itu kini 981.00 − 109.00 = SGD 872.00, iaitu 5 × 160.00 = SGD 800.00 ditambah GST SGD 72.00. SGD 109.00 itu kekal sebagai kredit bagi invois kafe yang berikutnya, atau Mei membayarnya balik.

Soalan lazim

• Patutkah saya membatalkan dan mengeluarkan semula, atau mengeluarkan nota kredit? Batalkan apabila keseluruhan invois salah dan tiada apa-apa telah dibayar padanya, seperti pelanggan yang salah. Keluarkan nota kredit apabila hanya sebahagian yang salah, atau apabila wang telah diterima.
• Adakah saya memerlukan nota kredit untuk membetulkan nombor PO yang salah? Tidak. Nombor PO pelanggan, Nama invois, Terma dan syarat dan Catatan kekal boleh diedit selepas pengeluaran; kenalan, mata wang, baris, tarikh, cukai dan kadar pertukaran dikunci.
• Adakah nota kredit membayar balik wang kepada pelanggan? Tidak. Ia mengurangkan caj invois. Wang dikembalikan hanya apabila anda merekodkan bayaran balik; jika tidak, gunakan kredit itu pada invois lain. Lihat Bayar balik kepada pelanggan.

Berkaitan

• Membetulkan kesilapan
• Batalkan invois
• Edit invois dikeluarkan
• Cipta nota kredit