發票開錯了,用正確方法更正
複製給 AI
開錯的發票有四種更正方法,由兩個問題決定用哪一種:發票開立了沒有?其中有沒有部分仍然成立?先回答這兩個問題,一分鐘便能改好。
點樣做
本節:點樣做- 仍是草稿? 選擇 編輯,改正後選擇 儲存發票;或者在 ··· 選單中選擇 刪除草稿 把它刪除。草稿只有形式發票編號,所以不會留下任何痕跡。
- 已開立,只是參考資料錯了? 發票名稱、客戶訂單號、條款及細則 和 備註 仍可修改。選擇 編輯,改正後選擇 儲存發票。
- 已開立,整張都不應成立? 例如開錯了顧客、重複開票或交易告吹,在 ··· 選單中選擇 取消發票。easySales 會就整張發票開立一張原因為 Reversal(沖銷)的貸項通知單,發票變為 已取消。如果這項工作仍要收費,便 複製 這張已取消的發票,再改正副本。
- 已開立,只有部分錯了,或已經收到錢? 在發票的 收款與抵用 中選擇 開具貸項通知單,只沖減差額。
發票上仍有收款、貸項、另一張已開立的貸項通知單或壞帳撇銷時,取消發票 會顯示為灰色;把指標移到它上面,便會說明是哪一項。
為甚麼有用
本節:為甚麼有用已開立的發票可能已經記入顧客的帳簿和你的報稅資料。用一張註明日期的貸項通知單更正,而不是改寫原發票,雙方的帳便仍然一致,發票編號也不會出現空號。選擇最小的更正方式,紀錄也更清楚:只沖減錯的那一行,發票其餘部分照舊成立;客戶訂單號寫錯,更根本不需要貸項通知單。
例子
本節:例子Mei Tan 給 Harbour Café 開立的 INV-10000362 上,5 盞吊燈按每盞 SGD 180.00 收費,而約定價是 SGD 160.00:5 × 180.00 = SGD 900.00,加 GST 9% 的 SGD 81.00,合計 SGD 981.00。咖啡店已經付款,所以她不能取消這張發票。
她選擇 開具貸項通知單,沖減 5 × SGD 20.00 = SGD 100.00,加 GST SGD 9.00,合計 SGD 109.00。咖啡店的應付金額現在是 981.00 − 109.00 = SGD 872.00,即 5 × 160.00 = SGD 800.00 加 GST SGD 72.00。這 SGD 109.00 留作咖啡店下一張發票可抵用的貸項,或者由 Mei 退款。
常見問題
本節:常見問題- 應該取消後重開,還是開貸項通知單? 整張發票都錯了、而且還沒有收到任何款項時(例如開錯了顧客),便取消它。只有部分錯了,或者已經收到錢時,便開貸項通知單。
- 客戶訂單號寫錯了,也要開貸項通知單嗎? 不用。開立後,客戶訂單號、發票名稱、條款及細則 和 備註 仍可編輯;鎖定的是聯絡人、貨幣、明細行、日期、稅項和匯率。
- 貸項通知單會把錢退給顧客嗎? 不會。它只減少發票的收費。只有記錄退款時錢才會退回;否則便把貸項抵用到另一張發票。參閱向顧客退款。