開立與送達

本頁帶你把一張送貨單從草稿走到送達。各個狀態的含義，請閱讀送貨與發票。

開始之前

開立、修改、標記送達和取消送貨單，需要 Delivery（送貨）Edit（編輯）權限；刪除草稿需要 Delivery Delete（刪除）權限。設為 Own records only（只限自己的紀錄）時，你只能處理自己負責的送貨單。

操作步驟

1. 打開送貨單。頂部的主按鈕隨它的狀態而變。
2. 在 草稿 上選擇 編輯，檢查各行和詳情，然後選擇 開立。送貨單取得編號（預設以 DO- 開頭）和今天的日期，客戶資料按目前內容固定下來。
3. 把送貨單隨貨品一起交出；如果使用司機和車輛，請填寫 司機 和 車輛。
4. 客戶收到貨品後，選擇 標記為已送達。填寫 送達日期（不能早於送貨單日期，也不能晚於今天）和 簽收人，然後選擇 標記為已送達。
5. 在 簽收單 卡片中選擇 上傳簽收單，附上簽署的單據或它的相片。
6. 要撤回已開立或已送達的送貨單，請在 ··· 選單中選擇 取消送貨單，並填寫 原因。要丟棄草稿，則選擇 刪除草稿。

要一次標記多張送貨單為已送達，請在 送貨單 清單中勾選它們，選擇 標記為已送達，並填寫 送達日期。未開立的送貨單，或日期遲於當天的送貨單，會被略過，提示訊息會告訴你略過了多少張。批量操作不會要求填寫 簽收人；之後請在每張送貨單上補填。

要把送貨單交給同事負責，請在 ··· 選單中選擇 更改負責人；同一選單中的 負責人變更紀錄 列出它以前的負責人。

之後會發生甚麼

• 已開立：送貨單有了編號。你仍可以修改它的各行（在剩餘可交付的數量範圍內）和詳情。
• 已送達：各行鎖定。只有 司機、車輛、備註 和 簽收人 還可以修改。如果它來自報價單或是獨立建立的，現在可以為它開票；生成發票 會成為主按鈕。
• 已取消：送貨單連同歷史和原因留在清單中，數量退回它所來自的發票或報價單。

列印送貨單

在頁面頂部選擇 PDF，送貨單會在新分頁中打開；任何狀態都可以列印，草稿也一樣。這需要 Delivery View（檢視）權限，沒有 Word 下載。版面是 系統設定 → 文件設定 下的 送貨單 設計：內建設計、表單設計，或你上載的 Word 檔。

• 標題為 DELIVERY ORDER，列出項目和數量，沒有價格、稅額或合計；只有某一行有序號時，才會出現序號一欄。
• Deliver To（送貨至）列印送貨單自己的送貨地址；沒有時，列印開立時固定下來的客戶帳單地址。
• 沒有內容的表頭行（例如 Driver、Vehicle）不會列印。草稿沒有編號。
• 簽收區塊——「Received the above in good order and condition」、簽名、姓名、日期和公司印章——保持在同一頁。你的設計可以改寫其中的文字，或不列印它。
• 草稿列印紅色 DRAFT 印章，已取消的送貨單列印 CANCELLED；已開立和已送達的送貨單不列印印章。

需要注意的規則

• 送貨單至少要有一行才能開立。
• 草稿是刪除，不是取消；已開立的送貨單是取消，不是刪除。
• 已生成發票的送貨單，要等那張發票被取消、在仍是草稿時被刪除，或把這一行從發票中移除，才能取消。
• 已開票的行不能移除，也不能減到少於已開票的數量，除非那張發票被取消或其草稿被刪除。
• 簽收單 只能附加在已送達的送貨單上：PDF、圖片或 Office 檔案，最多十個。已取消的送貨單保留檔案供下載，但不能再新增或移除檔案。
• 歷史 分頁記錄每一次更改，以及開立、送達和取消。

警告

取消無法復原。要再次送貨，請建立一張新的送貨單。

為甚麼這樣設計

已送達的送貨單與客戶簽收的一致。 貨品收妥後，客戶簽署的單據就是雙方各自持有的紀錄。鎖定各行，令你的副本和他們的完全相同；送錯了貨，就取消它再開一張新的，兩個版本都留有紀錄。

送達日期是貨品到達的那一天。 你可能幾天後才記錄，所以 easySales 要求填寫真正的日子：不能是將來，也不能早於送貨單日期。用 生成發票 為貨品開票時，如果你的稅務設定有供應日期，這個日期就會填入發票的供應日期，令這筆銷售落在正確的期間。

開立時固定客戶資料。 送出去的單據顯示的是當天的地址和聯絡人。之後修改客戶資料，不會改寫已完成的送貨，所以重印出來的仍與簽收單一致。

更有效率的做法

• 列印草稿來核對。 草稿也可以用 PDF 列印，會印上 DRAFT 印章，讓你開立前先檢查版面。
• 列印前先填好司機和車輛。 沒有內容的表頭行不會印出，所以如果客戶的地盤要求這些資料，請先填好。
• 用手機上傳簽收單。 在手機上打開已送達的送貨單，選擇 上傳簽收單，附上簽署單據的相片。
• 一次標記當天的送貨。 在 送貨單 清單中勾選已開立的送貨單，選擇 標記為已送達。參閱送貨單。
• 直接開票。 來自報價單或獨立建立的已送達送貨單，在全部開票之前，主按鈕都是 生成發票。參閱為已送達貨品開票。

例子

一次完整的送貨。 Mei Tan 從 Harbour Café 的發票建立 DO-10000040，送出 8 張吧凳中的 5 張。她填寫 司機，開立送貨單並列印出來交給貨車。咖啡店經理 Jason Ong 在 10 月 20 日簽收了吧凳。回到工作室後，Mei 選擇 標記為已送達，填寫 10 月 20 日，並在 簽收人 填「Jason Ong」，再上傳簽收單的相片。發票的 送貨 卡片顯示吧凳 已送達 5 張、剩餘 3 張（8 − 5）。

更正已送達的數量。 同一天下午，Mei 得知 DO-10000040 上的 5 張吧凳只有 4 張完好送到，咖啡店只簽收了 4 張。各行已經鎖定，所以 Mei 取消 DO-10000040，原因填寫「一張吧凳損壞；收到 4 張」。這 5 張吧凳退回發票，顯示 剩餘 8 張。她建立 DO-10000041 送 4 張吧凳，開立後標記為 10 月 20 日送達，簽收人為 Jason Ong。卡片現在顯示 已送達 4 張、剩餘 4 張（8 − 4）。

常見問題

• 送貨單送達後還可以修改嗎？ 只可以修改 司機、車輛、備註 和 簽收人。要更正其他內容，請取消它並建立一張新的。
• 可以把送貨記錄在較早的日期嗎？ 可以。送達日期 可以是送貨單日期至今天之間的任何一天。送貨單日期是開立的那一天，所以請在貨品送出前開立。
• 為甚麼我不能取消送貨單？ 它已經用 生成發票 開票。請先取消那張發票，或在它仍是草稿時刪除它，然後再取消送貨單。
• 怎樣附上客戶的簽收？ 送貨單標記為已送達後，在 簽收單 卡片中選擇 上傳簽收單：最多十個 PDF、圖片或 Office 檔案。
• 送貨單可以在開立前列印嗎？ 可以。草稿列印時會有 DRAFT 印章，沒有編號。
• 可以列印沒有簽收欄的送貨單嗎？ 可以，只要你的 送貨單 設計不包含它。參閱信頭與設計。

相關內容

• 建立送貨單
• 為已送達貨品開票
• 送貨單
• 保存紀錄