加快收款
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大部分遲付款都不是拒絕付款。發票發錯了人、在等簽批，或者根本未有人看過。一套穩定、有禮的提醒流程，能在問題惡化前解決大部分情況，同時維持雙方的關係。本頁提供這套流程、可用的字句，以及如何在 easySales 中執行。欠款逾期超過一個月，請接著參閱長期拖欠帳款。
通用做法
本節：通用做法開工前先安排好付款。 在報價單上議定付款條款和任何訂金，交付當天開發票，並在發票上列明付款資料。每遲一天開發票，收款就遲一天。請參閱準時開發票。
把發票發給負責付款的人。 在很多公司，落單的人並不負責付款。發出前先問清楚由誰處理付款，以及發票上是否需要註明採購訂單號。
按固定時間表提醒。 每位顧客都在相同的日子收到提醒，感覺是例行手續而不是針對個人，也不會有遺漏。適用於大部分小型企業的時間表：
| 時間 | 做甚麼 | 語氣 |
|---|---|---|
| 到期日前 3 天 | 簡短通知發票即將到期，並附上副本 | 提供協助 |
| 逾期第 1 天 | 「款項或許已在處理中」 | 友善 |
| 逾期第 7 天 | 附上發票和對帳單的提醒 | 有禮而直接 |
| 逾期第 14 天 | 致電負責付款的人，再以電郵確認議定的安排 | 堅定 |
| 逾期第 30 天 | 書面通知：帳戶清還前暫停新工作 | 正式 |
讓付款變得容易。 每次提醒都寫上金額、發票編號、到期日和付款方法。再附上發票：沒有人想在收件匣中翻找。
對事不對人。 有禮、實事求是而具體的訊息，比憤怒的訊息更快收到款項，而且你日後還想與大部分這些顧客合作。
如果適合，可以獎勵提早付款。 在發票上註明提早付款可享小額折扣，可以令款項更早到帳。只在毛利許可時才提供。
在 easySales 怎樣做
本節：在 easySales 怎樣做- 到期日來自付款條款。 發票按它的付款條款計算到期日，例如
NET 30為 30 天，COD為發票當天。條款取自客戶的 預設付款條款，客戶沒有則用公司預設值。請參閱建立客戶。 - 讓 easySales 告訴你哪些逾期。 你負責的逾期發票會出現在訊息中心的 待辦 中；如你已開啟 每日待辦電郵，也會列在電郵中。請參閱訊息中心。
- 一次找出所有逾期發票。 在 發票 清單上加入 到期日 和 應收餘額 欄，並把 到期日 篩選設為截至昨天。早於今天的到期日顯示為紅色。請參閱追收逾期發票。
- 把提醒時間表設為任務。 在發票上發佈一項在到期日前三天到期的任務。發出提醒後，選擇 完成並安排下一步 安排下一步——第 1 天、第 7 天，如此類推——時間表便會自行運作。請參閱任務。
- 記錄每次提醒。 把每封電郵或每通電話記錄為發票上的溝通，並剔選 同時建立下一步任務 安排下一個日期。任何人打開發票，都能看到發過甚麼、何時發。請參閱行程與溝通。
- 記下付款承諾。 顧客承諾在某日前付款時，在發票上發佈一項任務，把 等待 設為 等客戶，並把 覆查日期 設為該日。你 待辦 中的逾期發票便會顯示 等待客戶 — 覆查 和日期，任務亦會在當天回到你手上。
- 發對帳單，而不是一疊發票。 在客戶上，對帳單… 會產生一份 PDF，列出該期間的所有發票、收款和貸項。應收帳 卡片顯示帳齡：未到期、1–30、31–60、61–90 和 90+。
- 顧客享用提早付款折扣時記錄下來：剔選剩下的小額餘額，選擇 提前付款折扣。easySales 會為它開立貸項通知單。請參閱記錄收款差額。
- 大型工作預先收款，在開票計劃中加入訂金。
實用範本
本節：實用範本請替換方括號內的資料。Lim & Co 的例子以 SGD 計算；你的發票則使用你自己的貨幣。
到期日前 3 天
主旨：發票 INV-10000319 將於 10 月 23 日到期
[姓名]您好：
謹此提醒，發票 INV-10000319（金額 SGD 2,260.00）將於 10 月 23 日（星期五）到期。現附上發票副本以便查閱，付款資料已列於發票上。謝謝！
逾期第 1 天
主旨：發票 INV-10000319 — 付款已於昨日到期
[姓名]您好：
根據我們的紀錄，發票 INV-10000319（金額 SGD 2,260.00）已於昨日到期。如已付款，謝謝您，請忽略此電郵；如尚未付款，煩請告知預計的付款日期。現再附上發票副本。
逾期第 7 天
主旨：付款提醒：發票 INV-10000319 已逾期 7 天
[姓名]先生／女士：
發票 INV-10000319（金額 SGD 2,260.00）現已逾期 7 天。現附上該發票及貴公司的對帳單。煩請於本星期內安排付款；如發票有任何問題需要先處理，請告訴我。
逾期第 14 天 — 通話之後
[姓名]先生／女士：
多謝您今天與我通電話。按我們的協議，貴公司會於 11 月 11 日（星期三）或之前支付發票 INV-10000319 的款項 SGD 2,260.00。我會在當天查核入帳情況。
逾期第 30 天
[姓名]先生／女士：
發票 INV-10000319（金額 SGD 2,260.00）現已逾期 30 天，我們曾於 10 月 24 日、10 月 30 日及 11 月 6 日發出提醒。在貴公司帳戶清還之前，我們未能安排新的工作。煩請於[日期]或之前清付餘款，或致電[電話號碼]與我商討還款安排。
常見問題
本節：常見問題- 應該幾時發付款提醒？ 到期日前幾天先簡短通知，然後在逾期第 1、7、14 和 30 天提醒。每位顧客都用同一時間表，就不會有遺漏。
- 怎樣有禮貌地向客戶追數？ 寫明發票編號、金額和到期日，附上發票，假設對方只是一時疏忽，並問何時可以付款。上面的範本可以作為起點。
- easySales 會向顧客發付款提醒嗎？ 不會。你負責的發票逾期時，easySales 會在你的 待辦 中提醒你。提醒由你自己發出，並記錄在發票上。
- 怎樣查看所有逾期發票？ 在 發票 清單上，把 到期日 篩選設為截至昨天，並加入 應收餘額 欄。單一顧客的帳齡則看該客戶的 應收帳 卡片。請參閱追收逾期發票。
- 追數應該打電話還是發電郵？ 頭幾次提醒用電郵，留下書面紀錄。到第 14 天就要致電：一次通話比再發一封電郵更快找出延誤的真正原因。
- 客戶話從未收到發票，怎麼辦？ 當天再發給負責付款的人，請對方確認收到，並在發票上記錄新的發送日期。
- 可以提供提早付款折扣嗎？ 可以，只要毛利許可。在發票上註明，收到款項時以提前付款折扣記錄。請參閱記錄收款差額。