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開工前先收訂金

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訂金用來支付工程完成前你先投入的物料和時間,也表明顧客是認真的。在 easySales,你由報價單開出訂金發票, 尾數發票會自動把它扣回。

  1. 在報價單中寫明訂金,並定稿。只有 進行中 或 已接受 的報價單才可以開票。
  2. 選擇 生成發票。在 開票內容 下選擇 訂金,再選 百分比 或 金額(不含稅),然後選擇 生成發票。
  3. 檢查草稿,開立後把 PDF 發給顧客。收到錢後才訂物料、安排人手。
  4. 顧客付款後,在訂金發票上選擇 記錄收款。
  5. 完工後,再次選擇 生成發票,並選 剩餘金額。預設的 訂金扣回 方式 在完成報價單的那張發票上一次扣回 會加上一行「Less: deposit」(減:訂金),寫明是哪張訂金發票。

如果錢在你開訂金發票之前已經到帳,便在客戶上記錄一筆不勾選任何發票的收款,並選擇 預付款。如果你的稅務設定規定 收款時便要繳稅,easySales 會為它開立一張訂金稅務發票;否則這筆錢留在客戶帳上,你在尾數發票上用 分配至發票 使用它。參閱按金與預付款。

訂金發票有自己的編號,顧客的會計部可以像付其他帳單一樣付款,你也一眼看到它付了沒有。尾數發票會扣回訂金,所以 各張發票加起來正好等於報價單的含稅合計,沒有人需要人手計算餘數。

Lim & Co 為 Harbour Café 的櫃枱和層架報價,不含稅 SGD 8,000.00,GST 9%,訂金 30%。

  • 訂金發票:30% × 8,000.00 = 2,400.00,加 GST 216.00,共 SGD 2,616.00。
  • 尾數發票(剩餘金額):8,000.00 減訂金 2,400.00 = 5,600.00,加 GST 504.00,共 SGD 6,104.00。

咖啡店共付 2,616.00 + 6,104.00 = SGD 8,720.00,正是 8,000.00 加 9% GST。

  • 開立訂金發票後還可以修改報價單嗎? 不可以。由報價單生成的第一張發票一經開立,報價單便永久鎖定,即使那張發票之後被取消 也一樣。請在開立訂金發票之前完成修訂。
  • 顧客一直不付訂金怎麼辦? 先不要開工。如果這單生意取消了,便取消訂金發票:easySales 會為全數開立一張貸項通知單。 參閱取消發票。
  • 訂金可以分攤在每張發票上扣回嗎? 可以。在每張進度款發票的 訂金扣回 下選擇 按本期請款比例扣回。