單據審批

開啟單據審批後，符合貴公司規則的報價單、發票或貸項通知單，需要另一個人批准後才能開出。在此之前它不佔用編號，仍是草稿。審批預設關閉，由管理員按單據類型分別開啟。

貴公司是否有單據審批，可以在授權頁面查看；參閱未包含審批時。

設定規則

1. 開啟 系統設定，在 銷售 組中選擇 審批。
2. 每類單據有自己的卡片：報價單（草稿定稿時檢查）、發票 和 貸項通知單（草稿開立時檢查）。
3. 開啟該類單據的開關（報價單需要審批 等）。卡片顯示 有審批權的人 及人數；管理角色 開啟角色設定。
4. 在 在以下情況需要審批 下選擇條件：
   • 全部（每張單據）；
   • 金額不低於：未含稅金額，以本位貨幣計。金額正好等於上限時也需要審批；
   • 毛利率低於（只限報價單）：0 至 100 之間的百分比。有售價但沒有成本的行，按需要審批處理。
5. 要加第二個條件，選擇 新增條件。任一條件成立（或）單據就需要審批。刪除 去掉一個條件。
6. 儲存。頁面顯示 審批設定已儲存。

修改規則需要 System（系統）Edit（編輯）權限；查看規則需要 System（系統）View（檢視）權限。修改規則不影響已經在等待的申請：它按提交時的規則決定。

沒有人能審批某類單據時，不能開啟該類審批，頁面會說明原因。審批亦要求貴公司的角色已轉換為新的角色與權限。如果審批已開啟，但已沒有人能審批，卡片會警告：被攔下的單據會一直等待，沒有人能處理。

誰能審批

• 批准需要角色中有 All records（全部紀錄）級別的 審批報價單、審批發票 或 審批貸項通知單 控制項。Administrator（管理員）角色三項都有。
• 審批人只能處理自己能開啟的單據（對該類單據有 View（檢視）權限）。
• 持有該控制項的人自己開立被規則攔下的單據時不會被攔：單據直接開出，審計日誌會記錄因其有審批權而跳過了規則。
• 提交人本人，或任何能編輯該單據的人，都可以撤回申請。

提交審批

1. 照常將報價單定稿，或開立發票、貸項通知單。對話框中有 給審批人的備註 一欄，可不填，只在規則攔下單據時才會發送。
2. 如果規則攔下了它，頁面顯示 已提交審批，單據顯示 待審批。不會佔用編號。

如果有甚麼會阻止單據開出（例如缺少稅行），會立即告訴你，就像直接開立一樣。如果沒有人能審批，提示亦會說明；請管理員把審批控制項授予某人。

申請等待期間

• 單據不能修改或刪除：正在等待審批。撤回申請後才能修改或刪除此單據。
• 不能更換負責人，單獨更換或批次轉移都不行：請先撤回申請，或請審批人處理。
• 仍可開啟和複製。
• 單據上的 審批記錄 顯示提交人、提交時間、申請的日期、備註，以及規則為何攔下它（觸發原因）。

批准、退回或撤回

• 批准並開出 開啟開立對話框；報價單和發票的日期預設為 申請的日期，審批人可以修改，但不能晚於今天。確認後單據立即開出：佔用編號，不能撤銷。
• 退回 把單據作為草稿退回給提交人，須填寫 原因。提交人會看到誰退回、為甚麼退回，修改後再次開立；規則會重新檢查。
• 撤回 結束申請；單據仍是草稿，可以修改後再次提交。備註可不填。

待我審批

在 報價單、發票 和 貸項通知單 列表中，審批 篩選有 待我審批：你可以處理的等待中的單據。沒有審批控制項時不顯示任何單據。

通知

• 提交時，如果提交人的上級能審批，只通知上級；否則通知所有能審批的人。這是緊急通知：出現在訊息中心，並且除非你自己的設定另有規定，會立即發送電郵。
• 批准、退回或撤回時，通知提交人。退回會附上原因。自己的操作不會通知自己。
• 申請處理完或撤回後，通知隨之消失。在通知設定的 審批 下選擇通知方式。

未包含審批時

在授權頁面，模組 中的 單據審批 顯示 已啟用 或 未包含。未包含時：

• 報價單、發票和貸項通知單開立時不經審批。
• 審批 設定、單據上的審批記錄和 待我審批 都會隱藏，角色中亦不提供審批控制項。
• 仍在等待的申請，會在該單據下次開立、儲存或刪除時關閉。
• 已設定的規則會保留。重新包含審批後，規則照原樣生效；期間沒有人動過的申請會重新處於等待狀態。

為甚麼這樣設計

開出前檢查，比開出後更正省事。 單據一經開立便會鎖定，發票上的錯誤要開貸項通知單才能更正。金額大或毛利低的單據在開立前讓第二個人看一眼，錯誤在草稿階段便能發現。

等待中的單據不佔用編號。 批准之前它一直是草稿，所以被退回或撤回的單據不會在編號中留下空號。

批准的就是開出的。 申請等待期間誰都不能修改單據，審批人決定的正是將要開出的金額。要修改，先撤回申請，再次提交時規則會重新檢查。

有審批權的人不會被自己的規則攔下。 自己向自己申請批准沒有意義。審計日誌仍會記錄規則被跳過及其原因，任何人核查時都看得到這個例外。

更有效率的做法

• 由待我審批開始處理。 在 報價單、發票 或 貸項通知單 列表的 審批 篩選中選擇 待我審批，只看你能處理的單據。
• 在備註中說明情況。 在 給審批人的備註 寫一句，例如毛利為甚麼低，審批人便不用再問，單據亦不必被退回。
• 報價單每一行都填上成本。 設定了 毛利率低於 規則時，有售價但沒有 成本單價 的行會令報價單被攔下，不論實際毛利多少。參閱明細行。
• 兩個條件一起用。 金額不低於 加上 毛利率低於，一條規則便同時攔下大單和薄利單。
• 選擇通知方式。 在通知設定的 審批 一行設定，讓申請在你常用的地方找到你。

例子

Lim & Co 的報價單審批有兩個條件：金額不低於 SGD 10,000.00，或 毛利率低於 25%。Daniel Lim 有 審批報價單，Mei Tan 沒有。毛利率是不含稅金額減去成本，再除以不含稅金額。

報價單	不含稅	成本	毛利率	是否攔下
Harbour Café 櫃檯	8,000.00	6,400.00	(8,000.00 − 6,400.00) ÷ 8,000.00 = 20%	是：毛利率低於 25%
Orchid Bakery 層架	6,000.00	4,500.00	(6,000.00 − 4,500.00) ÷ 6,000.00 = 25%	否：25% 不低於 25%
Orchid Dental 裝修	12,000.00	7,200.00	(12,000.00 − 7,200.00) ÷ 12,000.00 = 40%	是：金額不低於 10,000.00
Kelvin Ong 特色牆	2,800.00	有一行沒有成本	無法判斷	是：毛利率無法判斷

Mei 把 Orchid Bakery 的報價單定稿時，它立即取得編號。另外三張顯示 待審批，每張的 審批記錄 在 觸發原因 下說明為甚麼被攔下。

被退回的報價單。 Daniel 由 待我審批 打開 Harbour Café 櫃檯報價單，選擇 退回，原因是 “Use the 2026 laminate price”。Mei 把價錢提高到不含稅 SGD 8,600.00，成本仍是 SGD 6,400.00：(8,600.00 − 6,400.00) ÷ 8,600.00 約為 25.6%，不再低於 25%。她再次定稿時規則重新檢查，報價單不用等待便取得編號。

常見問題

• 報價單怎樣設定審批？ 開啟 系統設定 → 審批，打開 報價單 卡片上的開關，選擇甚麼情況下需要審批，然後儲存。需要 System（系統）Edit（編輯）權限。
• 誰可以審批單據？ 角色中有 All records（全部紀錄）級別的 審批報價單、審批發票 或 審批貸項通知單 控制項的人。Administrator（管理員）角色三項都有。
• 我可以批准自己的報價單嗎？ 如果你持有審批控制項，你自己的單據不會被攔下：它們直接開出，審計日誌會註明規則被跳過。
• 單據等待審批時可以修改嗎？ 不可以。請撤回申請，修改單據後再次提交；規則會重新檢查。
• 等待審批的單據會佔用編號嗎？ 不會。批准時才取得編號，所以被退回或撤回的單據不會留下空號。
• 貸項通知單也按金額上限檢查嗎？ 是的。它的不含稅金額按數額大小與上限比較，所以 SGD 12,000.00 的貸項通知單達到 SGD 10,000.00 的上限。
• 為甚麼找不到審批設定？ 貴公司未包含單據審批時，這些設定會隱藏。參閱未包含審批時。

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