加入附件

把屬於一單生意的文件和紀錄本身放在一起：顧客簽好的合約或註冊文件、報價單背後的圖則、顧客為某張發票發來的採購訂單。客戶、報價單和發票上的 附件 分頁為所有處理它的人保存這些檔案。

開始之前

• 要查看和下載檔案，你需要該紀錄的 View（檢視）權限：Account（客戶）、Quote（報價單）或 Invoice（發票）。要上載和移除檔案，你需要 Edit（編輯）權限。級別為 僅自己的記錄 時，範圍是你能打開的紀錄。
• 檔案可以是 PDF、圖片（PNG、JPEG、GIF、WebP、HEIC、TIFF）、Word、Excel 或 PowerPoint 檔案，或 CSV，每個不超過 25 MB。檔案名稱的副檔名必須與檔案類型一致，例如 PDF 要以 .pdf 結尾。
• 每筆紀錄最多 20 個檔案。

操作步驟

1. 打開客戶、報價單或發票，選擇 歷史 旁邊的 附件 分頁。
2. 選擇 上載檔案，然後選擇一個或多個檔案。
3. 等待 檔案已上載，或上載了多少個檔案的提示。每個檔案顯示其大小、上載時間和上載者。
4. 要開啟檔案，選擇它的名稱。PDF 或圖片會在視窗中開啟，並提供 在新分頁開啟 和 下載；其他檔案會直接下載。
5. 要移除檔案，選擇它的垃圾桶圖示，然後確認 移除。

之後會發生甚麼

檔案會一直留在紀錄上，上載或移除檔案都會記錄在該紀錄的 歷史 中。檔案不會列印在單據的 PDF 上，也不會發送給顧客。

需要注意的規則

• 已開立的發票仍然可以加入和移除檔案。已取消的發票保留其檔案，只能查看。
• 報價單的修訂版一開始就帶有上一版本的檔案，並標示 來自上一版本。舊版本保留它自己的檔案。
• 從報價單生成的發票，會在 來自報價單 及其編號下顯示該報價單的檔案，只能查看。發票自己的檔案加在它們上方。
• 客戶只顯示它自己的檔案，不顯示其報價單或發票的檔案。
• 合併兩個客戶時，重複客戶的檔案會移到你保留的客戶上。
• 貴公司的每個附件都計入 授權 頁面上顯示的 檔案儲存，包括活動、供應商發票和送貨單上的檔案。儲存空間滿了以後，新的上載會被拒絕，已儲存的內容不受影響。已移除的檔案，或已刪除紀錄上的檔案，目前仍會計入。
• 類型不對、超過 25 MB 或超過 20 個檔案上限的檔案會被拒絕，並顯示檔案名稱和原因；你選擇的其他檔案仍會上載。

為甚麼這樣設計

文件和生意放在一起。 合約在客戶上、訂單在發票上，下一個打開紀錄的人就能找到它們，不用翻電郵。

檔案跟着工作走。 修訂的報價單保留它的圖則，發票顯示報價單的檔案，所以沒有甚麼需要上載兩次。

只接受真正的文件。 檔案會檢查類型，並且只以下載或預覽的方式開啟，這能把有害檔案擋在顧客紀錄之外。

更有效率的做法

• 一次上載多個。 在 上載檔案 中一次選擇所有檔案。
• 把訂單放在發票上。 附上顧客的採購訂單，並在 客戶訂單號 中輸入其編號——參閱建立發票。
• 附在備註上說明背景。 活動 分頁上的備註可以帶檔案和說明——參閱備註。
• 留意儲存空間。 授權頁面上的 檔案儲存 顯示已用空間與方案上限的對比。

例子

簽好的報價單。 Kelvin Ong 簽了 Lim & Co 的報價單 QN-10000123，並把掃描本發了過來。Mei Tan 打開報價單，選擇 附件 → 上載檔案，加入 QN-10000123-signed.pdf。她從報價單生成發票後，發票會在 來自報價單 QN-10000123 下顯示這份掃描本。

顧客的文件。 Harbour Café 發來了它的商業登記文件和平面圖。Mei 把兩份文件都上載到 Harbour Café 客戶上。之後接手這個客戶的同事，在它的 附件 分頁上就能找到它們。

常見問題

• 可以為報價單加入附件嗎？ 可以。打開報價單，使用 附件 分頁。客戶和發票也有這個分頁。
• 附件最大可以多大？ 每個檔案 25 MB，每筆紀錄最多 20 個檔案。
• 可以加入哪些類型的檔案？ PDF、圖片、Word、Excel、PowerPoint 和 CSV 檔案。
• 顧客看得到附件嗎？ 看不到。檔案留在 easySales 內部，不會列印在 PDF 上。
• 可以為聯絡人加入附件嗎？ 不能直接加入。請附在聯絡人所屬的客戶上，或附在聯絡人的備註上。
• 為甚麼我的上載被拒絕？ 檔案類型不被接受、檔案名稱與類型不符、超過 25 MB、紀錄已經有 20 個檔案，或貴公司的儲存空間已滿。
• 修訂報價單時檔案會跟着走嗎？ 會。修訂版一開始就帶有上一版本的檔案。

相關內容

• 客戶詳情
• 修訂報價單
• 發票詳情
• 貴公司的授權