แนบไฟล์

เก็บเอกสารที่เกี่ยวกับงานขายไว้กับระเบียนนั้นเลย เช่น สัญญาที่ลูกค้าลงนามหรือหนังสือรับรองการจดทะเบียน แบบแปลนประกอบใบเสนอราคา หรือใบสั่งซื้อที่ลูกค้าส่งมาสำหรับใบแจ้งหนี้ แท็บ ไฟล์แนบ ในลูกค้า ใบเสนอราคา และใบแจ้งหนี้เก็บไฟล์เหล่านี้ไว้ให้ทุกคนที่ทำงานกับระเบียนนั้น

ก่อนเริ่ม

• การดูและดาวน์โหลดไฟล์ต้องมีสิทธิ์ View (เปิดดู) ของระเบียนนั้น คือ Account (ลูกค้า) Quote (ใบเสนอราคา) หรือ Invoice (ใบแจ้งหนี้) การอัปโหลดและลบไฟล์ต้องมีสิทธิ์ Edit (แก้ไข) ที่ระดับ Own records only (เฉพาะระเบียนของตนเอง) สิทธิ์นี้ครอบคลุมระเบียนที่คุณเปิดได้
• ไฟล์เป็น PDF รูปภาพ (PNG, JPEG, GIF, WebP, HEIC, TIFF) ไฟล์ Word, Excel หรือ PowerPoint หรือ CSV ได้ ไม่เกิน 25 MB ต่อไฟล์ ชื่อไฟล์ต้องลงท้ายตามประเภทไฟล์ เช่น .pdf สำหรับ PDF
• หนึ่งระเบียนเก็บได้สูงสุด 20 ไฟล์

ขั้นตอน

1. เปิดลูกค้า ใบเสนอราคา หรือใบแจ้งหนี้ แล้วเลือกแท็บ ไฟล์แนบ ถัดจาก ประวัติ
2. เลือก อัปโหลดไฟล์ แล้วเลือกไฟล์หนึ่งไฟล์หรือมากกว่า
3. รอ อัปโหลดไฟล์แล้ว หรือจำนวนไฟล์ที่อัปโหลด แต่ละไฟล์แสดงขนาด เวลาที่อัปโหลด และผู้อัปโหลด
4. หากต้องการเปิดไฟล์ ให้เลือกชื่อไฟล์ PDF หรือรูปภาพจะเปิดในหน้าต่าง พร้อม เปิดในแท็บใหม่ และ ดาวน์โหลด ไฟล์ประเภทอื่นจะถูกดาวน์โหลด
5. หากต้องการลบไฟล์ ให้เลือกไอคอนถังขยะของไฟล์นั้นแล้วยืนยัน ลบ

จะเกิดอะไรต่อ

ไฟล์อยู่กับระเบียนนั้น และการอัปโหลดหรือลบไฟล์ถูกบันทึกไว้ใน ประวัติ ของระเบียน ไฟล์ไม่ถูกพิมพ์ลงใน PDF ของเอกสาร และไม่ถูกส่งให้ลูกค้า

กฎที่ควรรู้

• ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วยังเพิ่มและลบไฟล์ได้ ใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกแล้วยังคงมีไฟล์อยู่แบบอ่านอย่างเดียว
• ใบเสนอราคาฉบับแก้ไขเริ่มต้นด้วยไฟล์ของฉบับก่อนหน้า ซึ่งมีป้าย จากฉบับก่อนหน้า ฉบับเดิมยังคงมีไฟล์ของตนเอง
• ใบแจ้งหนี้ที่สร้างจากใบเสนอราคาแสดงไฟล์ของใบเสนอราคานั้นใต้ จากใบเสนอราคา และเลขที่ แบบอ่านอย่างเดียว เพิ่มไฟล์ของใบแจ้งหนี้เองไว้ด้านบน
• ลูกค้าแสดงเฉพาะไฟล์ของตนเอง ไม่ใช่ไฟล์ของใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้ของลูกค้านั้น
• การรวมลูกค้าสองรายจะย้ายไฟล์ของรายที่ซ้ำไปยังลูกค้าที่คุณเก็บไว้
• ไฟล์แนบทุกไฟล์ในบริษัทนับรวมใน พื้นที่เก็บไฟล์ ซึ่งแสดงในหน้า ใบอนุญาต รวมถึงไฟล์ในกิจกรรม ใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย และใบส่งของ เมื่อพื้นที่เต็ม การอัปโหลดใหม่จะถูกปฏิเสธ และสิ่งที่เก็บไว้แล้วไม่ได้รับผลกระทบ ไฟล์ที่ลบแล้ว หรือไฟล์ในระเบียนที่ถูกลบ ยังนับรวมอยู่ในขณะนี้
• ไฟล์ที่ประเภทไม่ถูกต้อง เกิน 25 MB หรือเกินขีดจำกัด 20 ไฟล์จะถูกปฏิเสธพร้อมชื่อไฟล์และเหตุผล ไฟล์อื่นที่คุณเลือกยังคงอัปโหลด

ทำไมจึงทำงานแบบนี้

เอกสารอยู่กับงานขาย เมื่อสัญญาอยู่ในลูกค้าและใบสั่งซื้ออยู่ในใบแจ้งหนี้ คนถัดไปที่เปิดระเบียนจะพบได้ทันที โดยไม่ต้องค้นในอีเมล

ไฟล์ตามงานไปด้วย ใบเสนอราคาฉบับแก้ไขยังมีแบบแปลน และใบแจ้งหนี้แสดงไฟล์ของใบเสนอราคา จึงไม่ต้องอัปโหลดซ้ำ

รับเฉพาะเอกสารจริง ไฟล์ถูกตรวจสอบประเภทและเปิดได้เฉพาะแบบดาวน์โหลดหรือดูตัวอย่าง ซึ่งช่วยกันไฟล์อันตรายออกจากระเบียนลูกค้าของคุณ

ทำงานให้เร็วขึ้น

• อัปโหลดหลายไฟล์พร้อมกัน เลือกไฟล์ทั้งหมดในครั้งเดียวใต้ อัปโหลดไฟล์
• เก็บใบสั่งซื้อไว้ในใบแจ้งหนี้ แนบใบสั่งซื้อของลูกค้าแล้วพิมพ์เลขที่ใน เลขที่ใบสั่งซื้อของลูกค้า ดูสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่
• แนบกับบันทึกช่วยจำเพื่อให้เห็นบริบท บันทึกช่วยจำในแท็บ กิจกรรม แนบไฟล์พร้อมความคิดเห็นได้ ดูบันทึกช่วยจำ
• ติดตามพื้นที่เก็บไฟล์ พื้นที่เก็บไฟล์ ในหน้าใบอนุญาตแสดงพื้นที่ที่ใช้เทียบกับขีดจำกัดของแพ็กเกจ

ตัวอย่าง

ใบเสนอราคาที่ลงนามแล้ว Kelvin Ong ลงนามในใบเสนอราคา QN-10000123 ของ Lim & Co แล้วส่งไฟล์สแกนมาทางอีเมล Mei Tan เปิดใบเสนอราคา เลือก ไฟล์แนบ → อัปโหลดไฟล์ แล้วเพิ่ม QN-10000123-signed.pdf เมื่อเธอสร้างใบแจ้งหนี้จากใบเสนอราคานั้น ใบแจ้งหนี้จะแสดงไฟล์สแกนใต้ จากใบเสนอราคา QN-10000123

เอกสารของลูกค้า Harbour Café ส่งหนังสือรับรองการจดทะเบียนธุรกิจและแผนผังร้านมา Mei อัปโหลดทั้งสองไฟล์ไว้ในลูกค้า Harbour Café เพื่อนร่วมงานที่มารับดูแลลูกค้ารายนี้ภายหลังจะพบไฟล์ในแท็บ ไฟล์แนบ

คำถามที่พบบ่อย

• แนบไฟล์ในใบเสนอราคาได้ไหม? ได้ เปิดใบเสนอราคาแล้วใช้แท็บ ไฟล์แนบ ลูกค้าและใบแจ้งหนี้ก็มีแท็บนี้
• แนบไฟล์ได้ใหญ่สุดเท่าใด? 25 MB ต่อไฟล์ และสูงสุด 20 ไฟล์ต่อหนึ่งระเบียน
• แนบไฟล์ประเภทใดได้บ้าง? ไฟล์ PDF รูปภาพ Word, Excel, PowerPoint และ CSV
• ลูกค้าเห็นไฟล์แนบไหม? ไม่เห็น ไฟล์อยู่ภายใน easySales และไม่ถูกพิมพ์ลงใน PDF
• แนบไฟล์กับผู้ติดต่อได้ไหม? ไม่ได้โดยตรง ให้แนบกับลูกค้าของผู้ติดต่อนั้น หรือกับบันทึกช่วยจำในผู้ติดต่อ
• ทำไมการอัปโหลดถูกปฏิเสธ? ไฟล์ไม่ใช่ประเภทที่รับ ชื่อไฟล์ไม่ลงท้ายตามประเภท ขนาดเกิน 25 MB ระเบียนมีครบ 20 ไฟล์แล้ว หรือพื้นที่เก็บไฟล์ของบริษัทเต็ม
• ไฟล์ย้ายไปกับใบเสนอราคาฉบับแก้ไขไหม? ย้ายไป ฉบับแก้ไขเริ่มต้นด้วยไฟล์ของฉบับก่อนหน้า

เกี่ยวข้อง

• รายละเอียดลูกค้า
• ออกใบเสนอราคาฉบับแก้ไข
• รายละเอียดใบแจ้งหนี้
• ใบอนุญาตของคุณ