ยืนยันใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาใหม่ทุกใบเริ่มต้นเป็น ฉบับร่าง เมื่อคุณพอใจแล้ว ให้ยืนยัน ใบเสนอราคาจะได้เลขที่ใบเสนอราคาและเปลี่ยนเป็น รอพิจารณา พร้อมส่งให้ลูกค้า หน้านี้สำหรับพนักงานขายที่จัดทำใบเสนอราคา

ก่อนเริ่ม

• คุณต้องมีสิทธิ์ View (เปิดดู) และ Edit (แก้ไข) ของ Quote (ใบเสนอราคา) ในใบเสนอราคานั้น
• ใบเสนอราคาต้องเป็น ฉบับร่าง หน้าจะแสดงข้อความ “ใบเสนอราคานี้เป็นฉบับร่าง โปรดยืนยันเพื่อรับเลขที่ใบเสนอราคาก่อนส่ง ยอมรับ หรือออกใบแจ้งหนี้”
• ตรวจสอบรายการ ยอดรวม และเงื่อนไขก่อน และดูตัวอย่าง PDF ได้หากต้องการ PDF ของฉบับร่างมีลายน้ำ DRAFT

ขั้นตอน

1. เปิดใบเสนอราคาฉบับร่าง
2. เลือก ยืนยัน ที่ด้านบนของหน้า
3. ในหน้าต่าง ยืนยันใบเสนอราคา ตรวจสอบ วันที่ใบเสนอราคา ซึ่งตั้งต้นเป็นวันนี้
4. หากต้องการลงวันที่ใบเสนอราคาก่อนหน้านั้น ให้เลือกวันที่เร็วกว่า ใช้วันนี้ จะตั้งกลับเป็นวันนี้
5. หากบริษัทของคุณกำหนดให้ใบเสนอราคาต้องรออนุมัติ ให้เพิ่ม หมายเหตุถึงผู้อนุมัติ หากต้องการ
6. เลือก ยืนยัน

จะเกิดอะไรต่อ

• ใบเสนอราคาได้เลขที่ QN- เป็น เลขที่ใบเสนอราคา เปลี่ยนเป็น รอพิจารณา และมีข้อความ “ยืนยันเป็น … แล้ว” จะกลับเป็นฉบับร่างไม่ได้
• เลขที่ QD- เดิมยังอยู่บนหน้าเป็น เลขที่ฉบับร่าง
• ชื่อใบเสนอราคา ที่ยังเป็นเลขที่ฉบับร่างจะเปลี่ยนเป็นเลขที่ใบเสนอราคา ส่วนชื่อที่คุณพิมพ์เองจะคงเดิม
• วันที่ใบเสนอราคา แสดงบนหน้าและพิมพ์บน PDF
• วันหมดอายุ จะเลื่อนตามวันที่ใบเสนอราคา โดยคงจำนวนวันเท่าที่ฉบับร่างกำหนดไว้ ฉบับร่างที่ไม่มีวันหมดอายุจะยังคงไม่มี
• ตอนนี้คุณดูตัวอย่างและส่งได้ ทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว ยอมรับหรือปฏิเสธ และสร้างใบแจ้งหนี้จากใบเสนอราคานั้นได้

หากกฎการอนุมัติของบริษัทระงับใบเสนอราคาไว้ ใบเสนอราคาจะยังไม่ถูกยืนยัน หน้าจอแสดง ส่งขออนุมัติแล้ว ใบเสนอราคาแสดง รออนุมัติ และยังไม่ได้เลขที่ QN- จนกว่าผู้อนุมัติจะเลือก อนุมัติและออกเอกสาร ดูการอนุมัติเอกสาร

กฎที่ควรรู้

• วันที่ใบเสนอราคาต้องไม่เป็นวันหลังวันนี้
• หากคุณเลือกวันที่เร็วกว่าใบเสนอราคาที่ยืนยันล่าสุด easySales จะเตือนว่าเลขที่จะไม่เรียงตามวันที่ แต่คุณยังยืนยันต่อได้
• วันหมดอายุคงจำนวนวันไว้ ไม่ใช่วันที่ ฉบับร่างที่มีผล 30 วันจะมีผล 30 วันนับจากวันที่ใบเสนอราคา แม้คุณจะพิมพ์วันหมดอายุเองก็ตาม
• การลบฉบับร่างไม่ใช้เลขที่ QN- เลขที่ใบเสนอราคาจึงเรียงต่อกันไม่มีช่องว่าง
• การยืนยันฉบับร่างแก้ไขจะให้เลขฉบับแก้ไขถัดไป เช่น QN-10000125-R1 และทำให้ฉบับเดิม ถูกแทนที่แล้ว
• รายการใบเสนอราคาจะแสดงใบเสนอราคาที่เป็น ฉบับร่าง และ รอพิจารณา เมื่อเปิดขึ้น ฉบับร่างจะไม่นับรวมในจำนวน ใบเสนอราคาที่รอพิจารณาบนแถบด้านข้าง และในตัวเลขสัญญาของโอกาสทางการขาย

ทำไมจึงทำงานแบบนี้

เลขที่แสดงว่าข้อเสนอเป็นของจริง ฉบับร่างคืองานที่ยังทำอยู่ ส่วนเลขที่ QN- บอกว่านี่คือข้อเสนอที่คุณยืนยัน เพราะมีเพียงใบเสนอราคาที่ยืนยันแล้วที่ได้เลขที่ ฉบับร่างที่ถูกลบจึงไม่ทำให้ลำดับขาดช่วง และเลขที่ QN- ทุกเลขในลำดับของคุณ เป็นของใบเสนอราคาที่คุณทำจริง

ไม่มีทางกลับเป็นฉบับร่าง เมื่อให้เลขที่ไปแล้ว เลขนั้นถือว่าใช้แล้ว ลูกค้าอาจถือเลขนั้นอยู่แล้ว การกลับเป็นฉบับร่าง จะทำให้มีเลขที่ที่ไม่มีใบเสนอราคารองรับ ให้เปลี่ยนข้อเสนอด้วยการแก้ไข หรือออกฉบับแก้ไขแทน

ลงวันที่ย้อนหลังได้ แต่ลงวันที่ล่วงหน้าไม่ได้ วันที่ใบเสนอราคาคือวันที่คุณยื่นข้อเสนอ หากคุณตกลงราคาที่หน้างานเมื่อสัปดาห์ก่อน และยืนยันวันนี้ คุณลงวันที่ตามวันนั้นได้ ส่วนวันที่ในอนาคตจะเป็นการลงวันที่ข้อเสนอที่คุณยังไม่ได้ยื่น

ระยะเวลาที่มีผลเลื่อนตามวันที่ “มีผล 30 วัน” หมายถึง 30 วันนับจากวันที่ยื่นข้อเสนอ การคงจำนวนวันแทนวันที่ตายตัว ทำให้ใบเสนอราคาที่ยืนยันช้าไปหนึ่งสัปดาห์ยังมีผลนานเท่าที่คุณตั้งใจ

ทำงานให้เร็วขึ้น

• ตรวจ PDF ก่อนยืนยัน PDF ใช้กับฉบับร่างได้ด้วย โดยมีลายน้ำ DRAFT คุณจึงตรวจรูปแบบและตัวเลขกับลูกค้าได้ ก่อนที่เลขที่จะถูกใช้ ดูPDF ใบเสนอราคา
• หาฉบับร่างที่รอคุณอยู่ รายการใบเสนอราคาเปิดที่ ฉบับร่าง และ รอพิจารณา ฉบับร่างที่ยังไม่เสร็จจึงอยู่ในสายตา ส่วนผู้อนุมัติกรองด้วย รอฉันอนุมัติ แทนได้
• เขียนหมายเหตุถึงผู้อนุมัติ หมายเหตุถึงผู้อนุมัติ สั้น ๆ ช่วยลดการถามกลับเมื่อใบเสนอราคาถูกระงับ เช่น อธิบายว่าทำไมอัตรากำไรต่ำ
• แก้วันหมดอายุหลังยืนยัน หากลูกค้าต้องการวันสุดท้ายที่ตายตัว ให้แก้ไข วันหมดอายุ ในใบเสนอราคาที่ รอพิจารณา แล้วบันทึก ดูแก้ไขใบเสนอราคา

ตัวอย่าง

Mei Tan จัดทำใบเสนอราคา Harbour Café fit-out ในวันจันทร์ และบันทึกเป็นฉบับร่าง QD-10000042 มีผล 30 วัน เธอตรวจ PDF ฉบับร่างกับ Grace Wong ทางโทรศัพท์ในวันพุธ แล้วเลือก ยืนยัน วันที่ใบเสนอราคา แสดงเป็นวันพุธ เธอเลือก ยืนยัน อีกครั้ง ใบเสนอราคาจึงเป็น QN-10000125 สถานะ รอพิจารณา และหมดอายุ 30 วันหลังวันพุธ

วันหมดอายุที่ตายตัว วันที่ 1 ตุลาคม Mei สร้างฉบับร่างให้ Kelvin Ong และตั้ง ใช้ได้ถึง เป็นวันที่ 31 ตุลาคม เพราะราคาของผู้จำหน่ายของเธอคงไว้ถึงวันนั้น คือ 30 วัน เธอยืนยันในวันที่ 6 ตุลาคม วันหมดอายุคง 30 วันไว้ และเลื่อนเป็นวันที่ 5 พฤศจิกายน (6 ตุลาคม + 30 วัน) Mei จึงแก้ไข วันหมดอายุ กลับเป็นวันที่ 31 ตุลาคมแล้วบันทึก

ใบเสนอราคาที่ต้องรออนุมัติ กฎการอนุมัติใบเสนอราคาของ Lim & Co คือ อัตรากำไรขั้นต้นต่ำกว่า 25% ฉบับร่างของ Mei มีสองรายการ คือ ที่นั่งแบบบิลต์อิน 4 × 1,250.00 ต้นทุนชิ้นละ 950.00 และค่าออกแบบ 1,000.00 ที่ไม่มีต้นทุน เธอยืนยัน หน้าจอแสดง ส่งขออนุมัติแล้ว และ ประวัติการอนุมัติ ระบุเหตุผล ไม่ทราบอัตรากำไรขั้นต้น: มีรายการที่มีราคาแต่ไม่มีต้นทุน Daniel Lim พบใบเสนอราคานี้ใน รอฉันอนุมัติ เลือก อนุมัติและออกเอกสาร แล้วเลือก อนุมัติ ใบเสนอราคาจึงได้เลขที่ QN- หาก Mei กรอกต้นทุนค่าออกแบบ 400.00 อัตรากำไรจะเป็น (6,000.00 − 4,200.00) ÷ 6,000.00 = 30% ซึ่งไม่ต่ำกว่า 25% และใบเสนอราคาจะถูกยืนยันทันที

คำถามที่พบบ่อย

• ส่งใบเสนอราคาฉบับร่างให้ลูกค้าได้ไหม? คุณดูตัวอย่าง PDF ซึ่งมีลายน้ำ DRAFT ได้ แต่ทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว ยอมรับ หรือออกใบแจ้งหนี้ไม่ได้ กรุณายืนยันก่อน
• ยกเลิกการยืนยันใบเสนอราคาได้ไหม? ไม่ได้ ใบเสนอราคาที่ยืนยันแล้วกลับเป็นฉบับร่างไม่ได้ คุณยังแก้ไขได้ขณะที่ รอพิจารณา หรือออกฉบับแก้ไขได้ การลบต้องมีสิทธิ์ Delete (ลบ) ของ Quote และจะถูกปฏิเสธเมื่อใบแจ้งหนี้ที่สร้างจาก ใบเสนอราคานั้นถูกออกเอกสารแล้ว
• ลงวันที่ใบเสนอราคาย้อนหลังได้ไหม? ได้ เป็นวันใดก็ได้ก่อนหน้า หากวันนั้นเร็วกว่าใบเสนอราคาที่ยืนยันล่าสุด easySales จะเตือนว่าเลขที่จะไม่เรียงตามวันที่ แต่คุณยังยืนยันได้
• ทำไมวันหมดอายุเปลี่ยนเมื่อยืนยัน? ใบเสนอราคาคงจำนวนวันที่มีผลไว้ โดยนับจากวันที่ใบเสนอราคา หากต้องการวันที่ตายตัว ให้แก้ไข วันหมดอายุ หลังจากนั้น
• ทำไมใบเสนอราคาแสดงรออนุมัติแทนเลขที่? กฎการอนุมัติของบริษัทระงับใบเสนอราคาไว้ ใบเสนอราคาจะได้เลขที่ เมื่อผู้อนุมัติเลือก อนุมัติและออกเอกสาร ดูการอนุมัติเอกสาร
• เปลี่ยนรูปแบบเลขที่ใบเสนอราคาได้ไหม? ได้ ผู้ที่มีสิทธิ์ Edit ของ System (ระบบ) กำหนดคำนำหน้า ส่วนวันที่ และจำนวนหลักได้ใต้ ตั้งค่าระบบ → ข้อมูลบริษัท → เลขที่เอกสาร เลขที่ที่ให้ไปแล้วจะไม่เปลี่ยน ดูเลขที่เอกสาร

เกี่ยวข้อง

• สร้างใบเสนอราคา
• ทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว
• การออกเอกสารและเลขที่
• การอนุมัติเอกสาร