จากใบเสนอราคาถึงรับเงิน

จากใบเสนอราคาถึงรับเงิน คือเส้นทางที่คุณทำกับทุกการขาย ได้แก่ บันทึกลูกค้า เสนอราคา ออกใบแจ้งหนี้ เก็บเงิน และแก้ไขยอดที่เรียกเก็บเมื่อจำเป็น หน้านี้แสดงว่าในแต่ละขั้นต้องใช้ระเบียนใด และระเบียนเหล่านั้นเชื่อมโยงกันอย่างไร

ระเบียนเชื่อมโยงกันอย่างไร

• ลูกค้า คือผู้ซื้อของคุณ และ ผู้ติดต่อ คือบุคคลฝั่งลูกค้าที่รับเอกสารของคุณ ให้สร้างลูกค้าก่อน
• โอกาสทางการขาย ไม่บังคับ ใช้รวบรวมดีลหนึ่งไว้ด้วยกันระหว่างที่คุณกำลังดำเนินการ และมีใบเสนอราคาได้หลายใบ เช่น ข้อเสนอที่แก้ไขแล้ว ทางเลือกอื่น หรือการขายต่อเนื่อง
• ใบเสนอราคา คือข้อเสนอของคุณ ก่อนที่ลูกค้าจะมีหนี้ใด ๆ และไม่บังคับเช่นกัน คุณสร้างใบแจ้งหนี้โดยตรงได้ และสร้างใบแจ้งหนี้หลายใบจากใบเสนอราคาใบเดียวได้เมื่อเรียกเก็บโครงการเป็นงวด
• ใบแจ้งหนี้ คือยอดที่ลูกค้าต้องชำระ
• ใบเสร็จรับเงิน บันทึกเงินที่คุณได้รับ ใบเสร็จหนึ่งใบชำระใบแจ้งหนี้ของลูกค้ารายเดียวกันได้หลายใบ และเงินที่เหลือจะเก็บไว้กับลูกค้าสำหรับใบแจ้งหนี้ครั้งต่อไปหรือการคืนเงิน
• ใบลดหนี้ ลดยอดใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วหนึ่งใบเมื่อต้องแก้ไขยอดที่เรียกเก็บ เครดิตที่ไม่ได้ใช้กับใบนั้นนำไปใช้กับใบแจ้งหนี้อื่นหรือคืนเงินได้

ทำงานอย่างไร

ระหว่างที่ใบแจ้งหนี้ยังเป็นฉบับร่าง คุณแก้ไขได้ทุกอย่าง เมื่อออกเอกสารแล้ว ใบแจ้งหนี้จะได้เลขที่และยอดเงินจะถูกล็อก หลังจากนั้นมีเพียงการชำระเงินและใบลดหนี้เท่านั้นที่เปลี่ยนยอดที่ลูกค้าค้างอยู่ หากต้องการแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว ให้ออกใบลดหนี้แทนการแก้ไขใบแจ้งหนี้ เพื่อให้เอกสารและใบแจ้งยอดบัญชีของลูกค้าตรงกันเสมอ

ตัวอย่าง

ยอดเงินด้านล่างรวม GST 9% แล้ว

โอนครั้งเดียว ชำระสามใบ

Harbour Café โอนเงินผ่านธนาคารครั้งเดียว SGD 4,000.00 เพื่อชำระใบแจ้งหนี้สามใบ วิธีบันทึกและสิ่งที่คุณจะเห็นมีดังนี้

1. ใน ใบแจ้งหนี้ เลือกใบแจ้งหนี้สามใบของ Harbour Café แล้วเลือก บันทึกรับชำระเงิน (3)
2. กรอก SGD 4,000.00 ใน จำนวนเงินที่ได้รับ พร้อมวันที่และเลขที่อ้างอิงของธนาคาร easySales จะตัดชำระใบที่ครบกำหนดก่อน แล้วจึงใบถัดไป
3. เลือก บันทึกใบเสร็จรับเงิน

ใบแจ้งหนี้	ค้างชำระก่อนหน้า	ตัดชำระ	หลังจากนั้น
INV-7001 ครบกำหนดก่อน	SGD 1,090.00	SGD 1,090.00	ชำระแล้ว
INV-7002	SGD 2,180.00	SGD 2,180.00	ชำระแล้ว
INV-7003	SGD 2,180.00	SGD 730.00	ชำระบางส่วน ค้างชำระ SGD 1,450.00
รวม		SGD 4,000.00	ใบเสร็จรับเงินใบเดียว RCT-10000001

ใบเสร็จรับเงินแสดงใบแจ้งหนี้ทั้งสามใบ หากโอนมา SGD 5,500.00 ทั้งสามใบจะแสดงว่าชำระแล้ว และส่วนเกิน SGD 50.00 จะเก็บไว้กับ Harbour Café เป็นยอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระ พร้อมใช้กับใบแจ้งหนี้ใบถัดไปหรือคืนเงิน

คืนสินค้าหลังชำระบางส่วน

North Point Clinic ชำระใบแจ้งหนี้ INV-12001 แล้ว SGD 1,090.00 (SGD 2,000.00 บวก GST SGD 180.00 รวม SGD 2,180.00) คลินิกคืนสินค้ามูลค่า SGD 1,200.00 บวก GST SGD 108.00 วิธีลดหนี้สำหรับการคืนสินค้าและสิ่งที่คุณจะเห็นมีดังนี้

1. เปิด INV-12001 เลือกแท็บ ใบลดหนี้ แล้วเลือก ใบลดหนี้ใหม่
2. เลือกเหตุผล Goods returned (คืนสินค้า) เพิ่มรายการสินค้าที่คืน รวม SGD 1,308.00 แล้วเลือก บันทึกฉบับร่าง
3. เลือก ออกเอกสาร แล้วยืนยัน

สิ่งที่คุณเห็น	ยอดเงิน	เหตุผล
เครดิตที่ตัดชำระ INV-12001	SGD 1,090.00	ยอดทั้งหมดที่ใบแจ้งหนี้ยังค้าง
สถานะของ INV-12001	ลดหนี้แล้ว	ใบลดหนี้ ไม่ใช่เงินสด เป็นตัวปิดยอดที่เหลือ
คงเหลือในใบลดหนี้	SGD 218.00	SGD 1,308.00 ลบ SGD 1,090.00
คืนเงินได้สูงสุด	SGD 218.00	ไม่เกินเครดิตคงเหลือ และไม่เกินเงินที่ใบแจ้งหนี้ได้รับจริง

จากนั้นคุณนำ SGD 218.00 นี้ไปตัดชำระใบแจ้งหนี้ใบถัดไปของคลินิก หรือคืนเงินก็ได้ แต่ทำได้อย่างใดอย่างหนึ่งเท่านั้น ใบลดหนี้นี้ออกได้แม้ใบแจ้งหนี้จะชำระไปบางส่วนแล้ว เพราะใบลดหนี้มีมูลค่าได้สูงสุดเท่ายอดรวมของใบแจ้งหนี้ หักใบลดหนี้อื่นที่ออกไว้แล้ว

ควรรู้

• ยอดเงินในใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วแก้ไขไม่ได้ ให้แก้ด้วยใบลดหนี้ หรือยกเลิกใบแจ้งหนี้หากทั้งใบไม่ควรมีผล
• ใบเสร็จรับเงินเป็นของลูกค้า จึงชำระใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ปิดใบใดก็ได้ของลูกค้ารายนั้นในสกุลเงินเดียวกัน
• เครดิตคงเหลือในใบลดหนี้ หรือเงินคงเหลือในใบเสร็จ นำไปใช้กับใบแจ้งหนี้อื่นหรือคืนเงินได้ แต่ทำทั้งสองอย่างไม่ได้

คำศัพท์

• ลูกค้า / ผู้ติดต่อ: ผู้ซื้อ และบุคคลที่เกี่ยวข้องกับผู้ซื้อ
• โอกาสทางการขาย: ที่รวบรวมดีลซึ่งไม่บังคับ มีใบเสนอราคาได้มากกว่าหนึ่งใบ
• ใบเสนอราคา: ข้อเสนอที่ระบุว่าคุณจะจัดหาอะไรและภายใต้เงื่อนไขใด
• ใบแจ้งหนี้: การเรียกเก็บเงินสำหรับการขายที่ยืนยันแล้ว
• ใบเสร็จรับเงิน / ยอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระ: เงินที่ได้รับ แบ่งไปยังใบแจ้งหนี้หลายใบได้หากจำเป็น ส่วนที่ไม่ได้ใช้เก็บไว้เป็นเครดิตของลูกค้า
• ยอดค้างชำระ: ส่วนของใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระและยังไม่ได้ลดหนี้
• ใบลดหนี้ / คืนเงิน: เอกสารที่ลดยอดใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วหนึ่งใบ และเงินที่จ่ายคืนจากยอดคงเหลือของใบลดหนี้หรือของใบเสร็จรับเงิน

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย

• ใบเสนอราคาไม่ได้หมายความว่าลูกค้ามีหนี้แล้ว ใบแจ้งหนี้เป็นตัวสร้างยอดที่ต้องเก็บ
• ใบเสร็จรับเงินไม่ได้ผูกกับใบแจ้งหนี้ใบเดียว และเงินที่เหลือจะเก็บไว้กับลูกค้า ไม่ได้หายไป
• ใบลดหนี้ไม่ได้ลบใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้เดิมยังคงเป็นไปตามที่ออก และการแก้ไขบันทึกแยกต่างหาก
• ไม่ต้องมีโอกาสทางการขายก็ทำใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้ได้

หาได้ที่ไหน

เริ่มจากสร้างลูกค้าใน ลูกค้า แล้วเพิ่มบุคคลที่คุณติดต่อด้วยใน ผู้ติดต่อ ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และใบลดหนี้ล้วนเริ่มจากระเบียนเหล่านี้

เกี่ยวข้อง

• ลูกค้าและผู้ติดต่อ
• ใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้
• ยอดค้างชำระ
• การชำระเงิน