ผลต่างอัตราแลกเปลี่ยน

เมื่อลูกค้าชำระใบแจ้งหนี้สกุลเงินต่างประเทศ ยอดที่เข้าบัญชีธนาคารของคุณเป็นสกุลเงินหลักมักไม่เท่ากับมูลค่าของใบแจ้งหนี้ ตามอัตราแลกเปลี่ยนของใบแจ้งหนี้เองพอดี ส่วนต่างนั้นคือกำไรหรือขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนที่เกิดขึ้นจริง easySales วัดไว้เป็นบันทึกภายในของคุณ ลูกค้าไม่เห็น

ทำงานอย่างไร

1. ออกเอกสาร อัตราของใบแจ้งหนี้จะคงที่ และยอดคงเหลือของใบแจ้งหนี้จะบันทึกเป็นสกุลเงินหลักตามอัตรานั้น
2. การรับชำระ เมื่อคุณบันทึกการรับชำระ คุณกรอกยอดที่เข้ามาเป็นสกุลเงินหลัก เช่น จำนวนเงินเป็น SGD ต้องกรอกช่องนี้ในทุกใบเสร็จรับเงิน การรับชำระ และการคืนเงินสกุลเงินต่างประเทศ
3. วัดผล easySales เทียบตัวเลขสองตัว หากได้เงินมากกว่าที่อัตราของใบแจ้งหนี้ให้ไว้ถือเป็นกำไร หากน้อยกว่าถือเป็นขาดทุน ซึ่งแสดงในวงเล็บ เช่น SGD (10.00)

เช่นเดียวกันเมื่อนำใบลดหนี้ไปตัดชำระใบแจ้งหนี้ที่อัตราต่างกัน และเมื่อคืนเงินจากใบเสร็จรับเงินหรือใบลดหนี้ การนำการรับชำระออก การทำใบเสร็จรับเงินหรือการคืนเงินเป็นโมฆะ หรือการยกเลิกการตัดชำระหรือยกเลิกใบลดหนี้ จะทำเครื่องหมายผลต่างนั้นว่า กลับรายการแล้ว

หาได้ที่ไหน

• ในใบเสร็จรับเงิน — ส่วน กำไร/(ขาดทุน) จากอัตราแลกเปลี่ยน มีบรรทัดสำหรับแต่ละใบแจ้งหนี้ที่ชำระ เช่น “ตามอัตราของใบแจ้งหนี้ SGD 2,700.00 · ได้รับจริง SGD 2,690.00” มีบรรทัดสำหรับการคืนเงินแต่ละรายการ และยอดรวม กำไร/(ขาดทุน) จากอัตราแลกเปลี่ยนที่เกิดขึ้นจริง
• ในแผงใบแจ้งยอดบัญชี — เปิดด้วย ใบแจ้งยอดบัญชี ที่ด้านบนของหน้าลูกค้า หากช่วงเวลานั้นมีรายการ จะมีข้อความแจ้ง กำไรหรือขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนที่เกิดขึ้นจริงของลูกค้ารายนั้น PDF ใบแจ้งยอดบัญชีไม่พิมพ์บรรทัดอัตราแลกเปลี่ยน
• ในทะเบียน — ในรายการ ใบแจ้งหนี้ เปิดเมนู ··· แล้วเลือก ผลต่างอัตราแลกเปลี่ยน ใต้ ทะเบียน แผง ผลต่างอัตราแลกเปลี่ยนที่เกิดขึ้นจริง แสดงทุกการชำระในสกุลเงินต่างประเทศระหว่างวันที่ใน ชำระระหว่าง กรองตาม บัญชีลูกค้า สกุลเงิน และ แสดงรายการที่กลับรายการแล้ว แต่ละแถวแสดง ประเภท เอกสาร จำนวนเงิน ยอดบันทึก ยอดชำระ และ กำไร/(ขาดทุน) เลือก ดาวน์โหลด CSV เพื่อส่งออก

ทั้งสามแห่งต้องมีสิทธิ์ View (เปิดดู) ของ Invoice (ใบแจ้งหนี้) ที่ตั้งเป็น All records (ทุกระเบียน)

ข้อควรทราบ

• ผลต่างอัตราแลกเปลี่ยนใช้ภายในเท่านั้น ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งยอดบัญชี และเอกสารอื่นของลูกค้าแสดงการชำระและเครดิต ตามอัตราของใบแจ้งหนี้ และไม่มีรายการใดส่งไปยังซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ
• ใบเสร็จรับเงินเป็นสกุลเงินหลักไม่มีผลต่างอัตราแลกเปลี่ยน
• ใบเสร็จรับเงินรุ่นเก่าที่บันทึกโดยไม่มีจำนวนเงินเป็นสกุลเงินหลักจะวัดผลไม่ได้ ใบเสร็จจะแจ้งไว้ และทะเบียนจะแสดงไว้ใต้ คำนวณไม่ได้ easySales ไม่เคยประมาณการตามอัตราใด ๆ

คำศัพท์

• ยอดบันทึก — ยอดคงเหลือของใบแจ้งหนี้เป็นสกุลเงินหลักตามอัตราของใบแจ้งหนี้เอง
• ยอดชำระ — มูลค่าของเงินเป็นสกุลเงินหลักเมื่อเงินเข้ามาหรือจ่ายคืน
• กำไร/(ขาดทุน) — ส่วนต่างระหว่างสองยอดนั้น

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย

• ขาดทุนไม่ได้ทำให้ใบแจ้งหนี้มียอดคงค้าง ใบแจ้งหนี้ชำระครบในสกุลเงินของตนเอง
• การเปลี่ยนจำนวนเงินเป็นสกุลเงินหลักไม่ได้เปลี่ยนยอดที่ลูกค้าต้องชำระ

ทำไมจึงทำงานแบบนี้

ตัวเลขของธนาคารคือความจริง อัตราอัตโนมัติเป็นเพียงค่าประมาณ รายการเดินบัญชีธนาคารของคุณแสดงยอดที่เข้ามาจริง การกรอกตัวเลขของธนาคารทำให้กำไรหรือขาดทุนที่ easySales วัดได้ตรงกับที่นักบัญชีของคุณจะพบเมื่อกระทบยอดธนาคาร

ลูกค้าเป็นหนี้ในสกุลเงินของตน ลูกค้าถูกเรียกเก็บ USD 2,000.00 และชำระ USD 2,000.00 ใบแจ้งหนี้จึงชำระครบ ไม่ว่าอัตราแลกเปลี่ยนจะเปลี่ยนไปอย่างไร กำไรหรือขาดทุนเป็นของคุณฝ่ายเดียว จึงไม่ปรากฏในใบเสร็จรับเงินหรือใบแจ้งยอดบัญชีของลูกค้า

ไม่มีการประมาณการ ใบเสร็จรับเงินที่บันทึกโดยไม่มีจำนวนเงินเป็นสกุลเงินหลักจะแสดงเป็น คำนวณไม่ได้ แทนการคาดเดาตามอัตราใด ทุกตัวเลขในทะเบียนจึงมาจากยอดเงินจริงของธนาคาร

ทำงานให้เร็วขึ้น

• เตรียมยอดเงินเข้าจากธนาคารไว้ตอนบันทึก จำนวนเงินเป็น SGD เริ่มต้นที่อัตราอัตโนมัติของวันนี้ ให้แทนด้วยตัวเลขของธนาคารก่อนบันทึก ดูบันทึกการรับชำระ
• ตรวจทานทั้งเดือนในครั้งเดียว ทะเบียน ผลต่างอัตราแลกเปลี่ยนที่เกิดขึ้นจริง กรองตาม ชำระระหว่าง บัญชีลูกค้า และ สกุลเงิน รวมยอดของช่วงเวลา และดาวน์โหลดเป็น CSV ได้
• ตอบคำถามลูกค้าจากแผงใบแจ้งยอดบัญชี ข้อความแจ้งในแผงนั้นแสดงกำไรหรือขาดทุนของช่วงเวลาสำหรับลูกค้ารายนั้น โดยไม่ต้องเปิดใบเสร็จรับเงินทีละฉบับ ดูใบแจ้งยอดบัญชีลูกค้า
• ตรวจอัตราของใบแจ้งหนี้ก่อน อัตราที่ใบแจ้งหนี้ใช้จะคงที่เมื่อออกเอกสาร ดูอัตราแลกเปลี่ยนของใบแจ้งหนี้

ตัวอย่าง

สกุลเงินหลักของ Lim & Co คือ SGD ใบแจ้งหนี้ INV-10000330 ถึง Pacific Resorts Ltd เป็น USD 2,000.00 ที่ 1 USD = 1.350000 SGD บันทึกไว้ที่ SGD 2,700.00 ลูกค้าชำระ USD 2,000.00 และธนาคารเข้าบัญชี SGD 2,690.00

Mei Tan บันทึกการรับชำระและเปลี่ยน จำนวนเงินเป็น SGD เป็น 2,690.00 ส่วน กำไร/(ขาดทุน) จากอัตราแลกเปลี่ยน ของใบเสร็จแสดง “ตามอัตราของใบแจ้งหนี้ SGD 2,700.00 · ได้รับจริง SGD 2,690.00” และ กำไร/(ขาดทุน) จากอัตราแลกเปลี่ยนที่เกิดขึ้นจริง คือ SGD (10.00): 2,690.00 − 2,700.00 = −10.00 ใบแจ้งหนี้แสดง ชำระแล้ว

กำไรจากการชำระบางส่วน INV-10000335 ถึง Pacific Resorts เป็น USD 3,000.00 ที่ 1 USD = 1.340000 SGD บันทึกไว้ที่ 3,000.00 × 1.34 = SGD 4,020.00 ลูกค้าชำระ USD 1,000.00 ก่อน และธนาคารเข้าบัญชี SGD 1,352.00 USD 1,000.00 นั้นบันทึกไว้ที่ 1,000.00 × 1.34 = SGD 1,340.00 ใบเสร็จจึงแสดงกำไร 1,352.00 − 1,340.00 = SGD 12.00 ใบแจ้งหนี้แสดง ชำระบางส่วน โดยยังค้าง USD 2,000.00 การรับชำระครั้งถัดไปจะถูกวัดผลแบบเดียวกันเมื่อเงินเข้ามา

คำถามที่พบบ่อย

• กำไรหรือขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนคำนวณอย่างไร? easySales เทียบมูลค่าที่เงินชำระตามอัตราของใบแจ้งหนี้เอง กับจำนวนเงินเป็นสกุลเงินหลักที่คุณกรอกจากธนาคาร ส่วนต่างคือกำไรหรือขาดทุน
• ลูกค้าเห็นขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนไหม? ไม่ ใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งยอดบัญชีของลูกค้าแสดงการชำระตามอัตราของใบแจ้งหนี้ ในสกุลเงินของใบแจ้งหนี้
• ขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนทำให้ใบแจ้งหนี้มียอดค้างไหม? ไม่ ใบแจ้งหนี้ชำระครบในสกุลเงินของตนเอง ขาดทุนบันทึกไว้เฉพาะในบัญชีของคุณเอง
• ทำไมจำนวนเงินเป็น SGD ถูกกรอกไว้แล้ว? ช่องนี้เริ่มต้นที่อัตราอัตโนมัติของวันนี้เพื่อให้มีตัวเลขให้ตรวจ ให้เปลี่ยนเป็นยอดที่ธนาคารเข้าบัญชีจริง
• แก้ยอด SGD หลังบันทึกใบเสร็จรับเงินแล้วได้ไหม? แก้ในใบเสร็จไม่ได้ เพราะใบเสร็จรับเงินที่บันทึกแล้วแก้ไขไม่ได้ ให้ทำเป็นโมฆะแล้วบันทึกใหม่ด้วยตัวเลขของธนาคาร ดูใบเสร็จรับเงิน
• ดูกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนทั้งหมดของเดือนได้ที่ไหน? ในรายการ ใบแจ้งหนี้ เลือก ··· → ผลต่างอัตราแลกเปลี่ยน แล้วตั้ง ชำระระหว่าง เป็นเดือนนั้น
• ทำไมใบเสร็จรับเงินอยู่ใต้คำนวณไม่ได้? ใบเสร็จนั้นบันทึกโดยไม่มีจำนวนเงินเป็นสกุลเงินหลัก จึงไม่มีตัวเลขให้เทียบ easySales ไม่ประมาณการให้

เกี่ยวข้อง

• สกุลเงินและอัตรา
• บันทึกการรับชำระ
• อัตราแลกเปลี่ยนของใบแจ้งหนี้
• ใบเสร็จรับเงิน