คัดลอกใบแจ้งหนี้
คัดลอกให้ AI
เมื่อคุณเรียกเก็บเงินลูกค้ารายเดิมสำหรับงานเดิมอีกครั้ง หรือเรียกเก็บเงินลูกค้ารายอื่นสำหรับงานที่คล้ายกัน ให้คัดลอกใบแจ้งหนี้ แทนการพิมพ์ใหม่ สำเนาเป็นใบแจ้งหนี้ใหม่ที่แยกจากกัน ใบแจ้งหนี้ต้นฉบับไม่เปลี่ยนแปลง
ก่อนเริ่ม
หัวข้อ: ก่อนเริ่ม- คุณต้องเปิดใบแจ้งหนี้นั้นได้ คือมี View (เปิดดู) ของ Invoice (ใบแจ้งหนี้) หากเป็น Own records only (เฉพาะระเบียนของตนเอง) ต้องเป็นใบแจ้งหนี้ของคุณเอง และต้องมี Add (เพิ่ม) กับ Edit (แก้ไข) ของ Invoice (ใบแจ้งหนี้)
- ใบแจ้งหนี้จะอยู่ในสถานะใดก็ได้ รวมถึงใบที่ยกเลิกแล้ว
ขั้นตอน
หัวข้อ: ขั้นตอน- เปิดใบแจ้งหนี้ที่ต้องการคัดลอก
- เลือก คัดลอก ในเมนู ··· ในกลุ่ม เอกสาร
- อ่านกล่อง คัดลอกใบแจ้งหนี้ แล้วเลือก คัดลอก ระบบจะแสดง คัดลอกใบแจ้งหนี้แล้ว และเปิดใบแจ้งหนี้ใหม่
- ตรวจสอบลูกค้า รายการ ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และ วันครบกำหนดชำระ แล้วแก้ส่วนที่ต่างไป
- เมื่อพร้อมแล้ว ให้ออกใบแจ้งหนี้
สิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป
หัวข้อ: สิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป- สำเนาเป็น ฉบับร่าง เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ใหม่ทุกใบ และคุณเป็นพนักงานขาย
- สำเนามีลูกค้า ผู้ติดต่อ สกุลเงิน หัวเรื่อง เงื่อนไข หมายเหตุ ฟิลด์กำหนดเอง และรายการเหมือนต้นฉบับ
- วันที่ใบแจ้งหนี้คือวันนี้ สำเนาคง เงื่อนไขการชำระเงิน ของต้นฉบับไว้หากเงื่อนไขนั้นยังอยู่ในรายการของบริษัท
มิฉะนั้นจะใช้เงื่อนไขของลูกค้า แล้วจึงใช้ค่าเริ่มต้นของบริษัท วันครบกำหนดชำระคือวันนี้บวกจำนวนวันของเงื่อนไข
(
NET 30คือ 30 วันCODคือวันนี้) หากเงื่อนไขไม่มีจำนวนวัน จะเป็นวันนี้บวกระยะเครดิตของต้นฉบับ (วันครบกำหนดชำระลบวันที่ใบแจ้งหนี้ของต้นฉบับ) หากไม่มีทั้งสองอย่างก็เป็นวันนี้ - ใช้อัตราภาษีและอัตราแลกเปลี่ยนของวันนี้ ยอดรวมจึงคำนวณใหม่และอาจต่างจากต้นฉบับ
- ไม่คัดลอกเลขที่ใบแจ้งหนี้ เลขที่ PO ของลูกค้า การเชื่อมโยงใบเสนอราคาหรือแผนการวางบิล การส่งของ การชำระเงิน เครดิต การตัดหนี้ การอนุมัติ เครื่องหมายส่งแล้ว ไฟล์แนบ หรือประวัติ
- หากมีสิ่งที่คัดลอกตามเดิมไม่ได้ ระบบจะแจ้ง: รายการที่สินค้าไม่มีแล้ว หรือรายการที่หักเงินมัดจำ จะถูกตัดออก ภาษีที่ไม่มีผลแล้วจะเปลี่ยนเป็นอัตราของวันนี้หรือถูกนำออก และยอดรวมที่เปลี่ยนไปจะถูกแจ้งให้ทราบ ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ใหม่ก่อนออก
กฎที่ควรรู้
หัวข้อ: กฎที่ควรรู้- การคัดลอกไม่เปลี่ยนต้นฉบับ และทั้งสองใบไม่เชื่อมโยงกันหลังจากนั้น
- การหักเงินมัดจำเป็นของใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ จึงไม่ถูกคัดลอก หากยังต้องหักเงินมัดจำ ให้หักในใบแจ้งหนี้ใหม่เอง
- การเปลี่ยน ผู้ติดต่อ ในสำเนาไม่ได้เปลี่ยน สกุลเงิน เงื่อนไขการชำระเงิน หรือ วันครบกำหนดชำระ กรุณาตั้งค่าสำหรับลูกค้ารายใหม่เอง
ทำไมจึงทำงานแบบนี้
หัวข้อ: ทำไมจึงทำงานแบบนี้สำเนาคือการขายครั้งใหม่ ไม่ใช่การพิมพ์ซ้ำ สำเนาได้เลขที่ของตัวเองเมื่อคุณออกเอกสารและรับชำระแยกต่างหาก ต้นฉบับยังคงเดิมทุกอย่าง ยอดค้างและใบแจ้งยอดบัญชีของลูกค้ารายแรกจึงไม่ถูกกระทบ
วันที่ ภาษี และอัตราแลกเปลี่ยนเป็นของวันนี้ คุณเรียกเก็บเงินลูกค้าในตอนนี้ สำเนาที่ลงวันที่เดือนที่แล้ว ด้วยอัตราภาษีหรืออัตราแลกเปลี่ยนที่ไม่มีผลแล้ว จะทำให้การขายอยู่ผิดงวดภาษีและมียอดเงินผิด
บางอย่างเป็นของต้นฉบับเท่านั้น เลขที่ใบสั่งซื้อระบุคำสั่งซื้อของต้นฉบับ การหักเงินมัดจำได้เรียกคืนเงินมัดจำนั้นแล้ว และการรับชำระได้ปิดยอดของต้นฉบับแล้ว การคัดลอกสิ่งเหล่านี้ไปด้วยจะทำให้ใบแจ้งหนี้ใหม่จับคู่กับคำสั่งซื้อผิด หรือหักเงินมัดจำเดียวกันซ้ำสองครั้ง
เงื่อนไขการชำระเงินตามมาด้วย ลูกค้าที่ใช้ NET 30 ยังคงใช้ NET 30 โดยนับจากวันนี้ คุณจึงไม่ต้องคำนวณวันครบกำหนดชำระใหม่
ทำงานให้เร็วขึ้น
หัวข้อ: ทำงานให้เร็วขึ้น- คัดลอก แล้วเปลี่ยนเฉพาะส่วนที่ต่าง เมื่องานที่ทำซ้ำมีรายการเดิมแต่จำนวนใหม่ ให้แก้จำนวนแล้วออกเอกสาร ดูออกใบแจ้งหนี้
- ให้ค่าบริการประจำสร้างฉบับร่างเอง สำหรับยอดเรียกเก็บเดิมทุกเดือนหรือทุกปี ใบแจ้งหนี้ประจำจะสร้างฉบับร่างตามกำหนดแทน
- ออกใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกแล้วใหม่ คัดลอกใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกแล้วแล้วแก้ไขสำเนา รายการมีอยู่แล้ว ดูยกเลิกใบแจ้งหนี้
- เรียกเก็บงานใหม่จากใบเสนอราคา เมื่องานนั้นมีใบเสนอราคา สร้างใบแจ้งหนี้ ในใบเสนอราคาจะคัดลอกรายการ และคงการเชื่อมโยงไว้ ดูสร้างใบแจ้งหนี้
ตัวอย่าง
หัวข้อ: ตัวอย่างการปรับโฉมร้านประจำเดือน Lim & Co ปรับการตกแต่ง Harbour Café ทุกเดือน วันที่ 1 ตุลาคม Mei Tan คัดลอก INV-10000310 ของเดือนกันยายน ซึ่งลงวันที่ 1 กันยายน ใช้ NET 30 และครบกำหนด 1 ตุลาคม สำเนาคง NET 30 ลงวันที่ 1 ตุลาคม และครบกำหนด 31 ตุลาคม และมีรายการเดิม
| รายการ | จำนวน | ราคาต่อหน่วย | รวม |
|---|---|---|---|
| Seasonal styling refresh | 1 | 600.00 | 600.00 |
| Fresh flower arrangement | 4 | 45.00 | 180.00 |
รวมเป็น SGD 780.00 บวก GST 9% จำนวน SGD 70.20 รวมทั้งสิ้น SGD 850.20 เดือนตุลาคมมีการส่งดอกไม้รายสัปดาห์ห้าครั้ง Mei จึงเปลี่ยนจำนวนดอกไม้เป็น 5 (SGD 225.00) ใบแจ้งหนี้เป็น SGD 825.00 บวก GST SGD 74.25 รวมทั้งสิ้น SGD 899.25 แล้วเธอออกเอกสาร
แพ็กเกจเดียวกันสำหรับลูกค้ารายอื่น Seaview Dental Clinic ต้องการงานให้คำปรึกษาและ mood board
แบบที่ Lim & Co ทำให้ Harbour Café ใน INV-10000318 (SGD 2,398.00 รวม GST) วันที่ 12 ตุลาคม Mei คัดลอกใบแจ้งหนี้นั้น
และเปลี่ยน ผู้ติดต่อ เป็นผู้ติดต่อของคลินิก สำเนาคง NET 30 วันครบกำหนดชำระที่ติดมาจึงเป็น 11 พฤศจิกายน
แต่เงื่อนไขการชำระเงินของคลินิกคือ NET 14 เธอจึงเลือก NET 14 ใน เงื่อนไขการชำระเงิน
วันครบกำหนดชำระเลื่อนเป็น 26 ตุลาคมก่อนออกเอกสาร
คำถามที่พบบ่อย
หัวข้อ: คำถามที่พบบ่อย- ทำสำเนาใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร? เปิดใบแจ้งหนี้แล้วเลือก คัดลอก ในเมนู ··· จากนั้นเลือก คัดลอก อีกครั้งเพื่อยืนยัน ฉบับร่างใหม่จะเปิดขึ้นทันที
- การคัดลอกใบแจ้งหนี้เปลี่ยนต้นฉบับไหม? ไม่ ต้นฉบับยังคงเลขที่ รายการ การรับชำระ และสถานะเดิม และทั้งสองใบไม่เชื่อมโยงกัน
- ทำไมยอดรวมของสำเนาต่างจากต้นฉบับ? สำเนาใช้อัตราภาษีและอัตราแลกเปลี่ยนของวันนี้ และรายการที่คัดลอกไม่ได้จะถูกตัดออก ข้อความหลังการคัดลอกจะบอกว่ามีอะไรเปลี่ยนไป
- คัดลอกใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกแล้วได้ไหม? ได้ ใบแจ้งหนี้ทุกสถานะคัดลอกได้ ซึ่งเป็นวิธีที่รวดเร็วในการออกใบแจ้งหนี้ใหม่ แทนใบที่ลูกค้าหรือวันที่ผิด
- เลขที่ใบสั่งซื้อของลูกค้าถูกคัดลอกด้วยไหม? ไม่ เลขนั้นระบุคำสั่งซื้อของต้นฉบับ กรุณาพิมพ์เลขใหม่ใน เลขที่ใบสั่งซื้อของลูกค้า
- คัดลอกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้ารายอื่นได้ไหม? ได้ เปลี่ยน ผู้ติดต่อ ในสำเนา แล้วตรวจสอบ สกุลเงิน เงื่อนไขการชำระเงิน และ วันครบกำหนดชำระ ซึ่งยังคงเป็นค่าที่คัดลอกมา
- วันครบกำหนดชำระของสำเนาคำนวณอย่างไร? นับจากวันนี้ตาม เงื่อนไขการชำระเงิน ของสำเนา:
NET 14คือ 14 วัน หากเงื่อนไขไม่มีจำนวนวัน จะใช้ระยะเครดิตของต้นฉบับแทน