ใบแจ้งยอดบัญชีลูกค้า
คัดลอกให้ AI
ใบแจ้งยอดบัญชีแสดงให้ลูกค้ารายหนึ่งเห็นว่าค้างชำระเท่าใด ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ การรับชำระ และใบลดหนี้ทุกรายการในช่วงเวลาหนึ่ง พร้อมยอดคงเหลือสะสม หน้านี้สำหรับทุกคนที่ติดตามการชำระเงิน หรือตอบคำถามของลูกค้าว่า “เราค้างชำระคุณเท่าไร”
ก่อนเริ่ม
หัวข้อ: ก่อนเริ่มคุณต้องมีสิทธิ์ View (เปิดดู) ของ Account (ลูกค้า) สำหรับลูกค้ารายนั้น และสิทธิ์ View ของ Invoice (ใบแจ้งหนี้) ระดับ All records (ทุกระเบียน) มิฉะนั้นปุ่ม ใบแจ้งยอดบัญชี จะไม่แสดง หากต้องการเลือกผู้ติดต่อใน เรียน ต้องมีสิทธิ์ List (ดูรายการ) ของ Contact (ผู้ติดต่อ) ด้วย
ขั้นตอน
หัวข้อ: ขั้นตอน- เลือก ลูกค้า ในแถบด้านข้าง แล้วเปิดลูกค้ารายนั้น
- เลือก ใบแจ้งยอดบัญชี ที่ด้านบน
- ตรวจสอบ ช่วงเวลา ซึ่งตั้งต้นเป็นเดือนที่แล้ว ตั้งแต่วันแรกถึงวันสุดท้ายของเดือน
- หากต้องการเปลี่ยน ให้เลือกช่อง ช่วงเวลา แล้วเลือก เดือนนี้ เดือนที่แล้ว 3 เดือนที่ผ่านมา หรือ ปีนี้ หรือเลือกวันแรกและวันสุดท้ายเอง
- เลือกผู้ติดต่อใน เรียน ที่จะระบุเป็นผู้รับใบแจ้งยอดบัญชี
- อ่านข้อความแจ้ง (หากมี) แล้วอ่านสรุป ได้แก่ ยอดยกมา ยอดออกใบแจ้งหนี้ การรับชำระ ใบลดหนี้ รายการปรับปรุง (เมื่อมี) และ ยอดคงเหลือยกไป
- เลือก PDF หน้าต่างจะเปิดขึ้นพร้อมใบแจ้งยอดบัญชี เลือก ดาวน์โหลด แล้วส่งไฟล์จากอีเมลของคุณเอง
- ติ๊ก ส่งให้ลูกค้าแล้ว ไทม์ไลน์ของลูกค้าจะบันทึกว่าคุณส่งใบแจ้งยอดของช่วงเวลาใด
จะเกิดอะไรต่อ
หัวข้อ: จะเกิดอะไรต่อPDF มีหัวเรื่อง STATEMENT OF ACCOUNT บนหัวจดหมายของคุณ ระบุถึงลูกค้าและผู้ติดต่อใน เรียน แสดง Customer code (รหัสลูกค้า) หากมี ช่วงเวลา สกุลเงินหลักของคุณ และวันที่วันนี้เป็นวันที่ออก
ตารางในเอกสารมีคอลัมน์ DATE DOCUMENT DETAILS CHARGES CREDITS และ BALANCE ไล่จากยอดยกมาลงไปจนถึง Balance due (ยอดค้างชำระ) ตามด้วยอายุลูกหนี้ ณ วันสุดท้ายของช่วงเวลา ระบบไม่ส่งสิ่งใดถึงลูกค้า easySales ไม่ส่งใบแจ้งยอดบัญชีทางอีเมล
กฎที่ควรรู้
หัวข้อ: กฎที่ควรรู้- นับรวมทั้งวันแรกและวันสุดท้ายของช่วงเวลา ยอดคงเหลือยกไป = ยอดยกมา + ยอดออกใบแจ้งหนี้ − การรับชำระ − ใบลดหนี้ − รายการปรับปรุง
- นับเฉพาะใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่ออกแล้ว ใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกยังคงอยู่ในงวดของตนเอง และใบลดหนี้ของใบนั้นแสดงในวันที่ยกเลิก
- จำนวนเงินเป็นสกุลเงินหลักของคุณ ใบแจ้งหนี้สกุลเงินต่างประเทศ รวมถึงการรับชำระและใบลดหนี้ของใบนั้น ใช้อัตราที่บันทึกไว้ในใบแจ้งหนี้ ใบที่ไม่มีอัตราบันทึกไว้จะไม่ถูกนับรวม และระบุชื่อไว้ในหมายเหตุ
- ยอดคงเหลือที่ต่ำกว่าศูนย์แสดงเป็น เครดิตคงเหลือของลูกค้า และ PDF จะพิมพ์ Customer credit แทน Balance due
- หนี้สูญที่คุณตัดไปแล้วยังคงอยู่ในใบแจ้งยอดบัญชี แผงใบแจ้งยอดบัญชีจะบอกว่าเป็นจำนวนเท่าใด เงินประกันที่ถือไว้หรือริบแล้วพิมพ์เป็นหมายเหตุ ไม่รวมในยอดคงเหลือ ส่วนกำไรหรือขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนที่เกิดขึ้นจริงแสดงในแผงเท่านั้น
- ที่อยู่คือ ที่อยู่จัดส่งเอกสาร ของผู้ติดต่อ หรือ ที่อยู่เรียกเก็บเงิน ของลูกค้าหากช่องนั้นว่าง หากไม่มีสิทธิ์ List ของ Contact ระบบจะใช้ผู้ติดต่อคนแรกของลูกค้า
- ใบแจ้งยอดบัญชีที่มีมากกว่า 4,999 รายการดาวน์โหลดไม่ได้ ให้เลือกช่วงเวลาที่สั้นลง
- PDF พิมพ์เป็นภาษาอังกฤษ ไม่ว่าคุณจะใช้ easySales ภาษาใด
- ใบแจ้งยอดบัญชีคำนวณจากข้อมูลของคุณทุกครั้งที่สร้าง การรับชำระที่ถูกนำออกหรือลงวันที่ย้อนหลังในภายหลังจะเปลี่ยนงวดนั้น กรุณาเก็บ PDF ที่ส่งไปแล้วไว้
ทำไมจึงทำงานแบบนี้
หัวข้อ: ทำไมจึงทำงานแบบนี้ใบแจ้งยอดบัญชีมีไว้สำหรับลูกค้า จึงแสดงมุมมองของลูกค้า ลูกค้าเป็นหนี้ตามที่อยู่ในใบแจ้งหนี้ ไม่ว่าคุณจะบันทึกภายในอย่างไร หนี้สูญที่คุณตัดไปแล้วจึงยังอยู่ในใบแจ้งยอดบัญชี และกำไรหรือขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนของการรับชำระสกุลเงินต่างประเทศจึงไม่แสดง เพราะเป็นรายการในบัญชีของคุณ ไม่ใช่การเปลี่ยนแปลงยอดที่ลูกค้าเป็นหนี้
อัตราเดียวต่อใบแจ้งหนี้ทำให้ยอดของลูกค้าต่างประเทศถูกต้อง หากแปลงการรับชำระแต่ละครั้งด้วยอัตราของวันนั้น ใบแจ้งหนี้ที่ชำระครบแล้วอาจยังเหลือยอดเล็กน้อยในใบแจ้งยอดบัญชี การใช้อัตราของใบแจ้งหนี้กับตัวใบแจ้งหนี้ การรับชำระ และเครดิตของใบนั้น ทำให้ใบแจ้งหนี้ที่ชำระครบเหลือศูนย์พอดี
อายุลูกหนี้รวมกันได้เท่ากับยอดคงเหลือ ยอดคงเหลือของใบแจ้งหนี้แต่ละใบถูกจัดอายุตามวันครบกำหนดของตนเอง ยอดตามอายุทั้งห้าช่วงจึงรวมกันเท่ากับยอดคงเหลือยกไปเสมอ ลูกค้าเทียบตัวเลขทั้งสองได้และเห็นทันทีว่าใบแจ้งหนี้ใดล่าช้า
ตั้งต้นที่เดือนที่แล้ว เพราะนั่นคือใบแจ้งยอดบัญชีที่คุณส่ง ธุรกิจส่วนใหญ่ส่งใบแจ้งยอดบัญชีของเดือนที่เพิ่งปิด ช่วงเวลาจึงตั้งต้นที่เดือนนั้น “เดือนที่แล้ว” อิงตามเขตเวลาของบริษัท จึงเป็นเดือนเดียวกันสำหรับทุกคนในทีม
ทำงานให้เร็วขึ้น
หัวข้อ: ทำงานให้เร็วขึ้น- ตรวจสอบว่าใครล่าช้าก่อนส่ง เกินกำหนดชำระ ใต้หัวข้อของลูกค้า และอายุลูกหนี้ในแท็บ ใบแจ้งหนี้ แสดงยอดที่เลยกำหนดแล้ว ดูติดตามใบแจ้งหนี้เกินกำหนด
- จัดการยอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระก่อน การนำยอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระในใบเสร็จรับเงินไปตัดชำระใบแจ้งหนี้ที่ลูกค้าจ่ายแล้ว จะนำใบแจ้งหนี้เหล่านั้นออกจากอายุลูกหนี้ที่เกินกำหนด อายุลูกหนี้ที่ลูกค้าอ่านจึงตรงกับสิ่งที่ลูกค้าชำระ ดูใช้ยอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระ
- กรอกที่อยู่จัดส่งเอกสารของผู้ติดต่อครั้งเดียว ใบแจ้งยอดบัญชีใช้ที่อยู่นี้ทุกครั้ง หากไม่มีจะใช้ที่อยู่เรียกเก็บเงินของลูกค้าแทน ดูรายละเอียดผู้ติดต่อ
- ตั้งหัวจดหมายครั้งเดียว ใบแจ้งยอดบัญชีพิมพ์หัวจดหมายและข้อมูลบริษัทเดียวกับใบแจ้งหนี้ ดูข้อมูลบริษัท
- ส่งใบแจ้งยอดบัญชีครั้งสุดท้ายก่อนตัดหนี้สูญ ใบแจ้งยอดบัญชีที่ลงวันที่เป็นหลักฐานว่าคุณได้ทวงถามการชำระแล้ว ดูตัดหนี้สูญ
ตัวอย่าง
หัวข้อ: ตัวอย่างเดือนที่มีใบลดหนี้ วันที่ 2 ธันวาคม 2026 Priya Nair ที่ Lim & Co เปิด Harbour Café แล้วเลือก ใบแจ้งยอดบัญชี ช่วงเวลา ตั้งต้นเป็น 1 ถึง 30 พฤศจิกายน ต้นเดือนพฤศจิกายน ร้านยังค้างชำระ INV-10000322 จำนวน SGD 5,450.00 ในเดือนพฤศจิกายนมีรายการดังนี้
- 12 พฤศจิกายน: INV-10000340 ค่าไฟส่องสว่าง SGD 2,000.00 + GST 9% SGD 180.00 = SGD 2,180.00 เงื่อนไขการชำระเงิน NET 30
- 18 พฤศจิกายน: ร้านชำระ INV-10000322 จำนวน SGD 5,450.00
- 25 พฤศจิกายน: ใบลดหนี้ CN-10000070 สำหรับโคมไฟที่ส่งคืน SGD 200.00 + GST SGD 18.00 = SGD 218.00 สำหรับ INV-10000340
| รายการ | จำนวนเงิน |
|---|---|
| ยอดยกมา | SGD 5,450.00 |
| ยอดออกใบแจ้งหนี้ | SGD 2,180.00 |
| การรับชำระ | − SGD 5,450.00 |
| ใบลดหนี้ | − SGD 218.00 |
| ยอดคงเหลือยกไป | SGD 1,962.00 |
5,450.00 + 2,180.00 − 5,450.00 − 218.00 = 1,962.00 INV-10000340 ครบกำหนดวันที่ 12 ธันวาคม อายุลูกหนี้ใน PDF จึงแสดง SGD 1,962.00 ใต้ Current (ยังไม่ถึงกำหนด) Priya เลือก Grace Wong ใน เรียน แล้วเลือก PDF และดาวน์โหลดไฟล์
ลูกค้าที่มีเครดิตคงเหลือ Orchard Dental ค้างชำระ INV-10000335 จำนวน SGD 1,000.00 + GST SGD 90.00 = SGD 1,090.00 วันที่ 8 ธันวาคม คลินิกโอนเงิน SGD 3,000.00 เพื่อครอบคลุมงานระยะถัดไปด้วย Mei Tan บันทึกใบเสร็จรับเงินหนึ่งใบที่ชำระ INV-10000335 และเหลือ SGD 1,910.00 ที่ยังไม่ได้ตัดชำระเป็น เงินชำระเกิน
วันที่ 15 ธันวาคม Mei เลือก เดือนนี้ ยอดยกมา คือ SGD 1,090.00 และ การรับชำระ คือ − SGD 3,000.00 ยอดคงเหลือจึงเป็น 1,090.00 − 3,000.00 = −1,910.00 แผงแสดง ยอดคงเหลือยกไป SGD 1,910.00 ระบุเป็น เครดิตคงเหลือของลูกค้า และ PDF ปิดท้ายด้วย Customer credit แทน Balance due
คำถามที่พบบ่อย
หัวข้อ: คำถามที่พบบ่อย- easySales ส่งใบแจ้งยอดบัญชีทางอีเมลให้ลูกค้าได้ไหม? ไม่ได้ เลือก PDF ดาวน์โหลดไฟล์ แล้วแนบไปกับอีเมลของคุณเอง
- ทำไมไม่มีปุ่มใบแจ้งยอดบัญชีที่หน้าลูกค้า? สิทธิ์ View ของ Invoice ในบทบาทของคุณไม่ได้ตั้งเป็น All records บทบาทที่เห็นเฉพาะใบแจ้งหนี้ของตนเองจะเห็นยอดคงเหลือไม่ครบ ดูบทบาทและสิทธิ์
- ใบแจ้งหนี้ฉบับร่างแสดงในใบแจ้งยอดบัญชีไหม? ไม่แสดง ใบแจ้งยอดบัญชีแสดงเฉพาะใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่ออกแล้ว ฉบับร่างหรือใบแจ้งหนี้ชั่วคราว (proforma) จึงไม่เข้าไปอยู่ในยอดของลูกค้า
- ทำไมใบแจ้งยอดบัญชีแสดงเครดิตคงเหลือของลูกค้า? ลูกค้าชำระมากกว่ายอดที่ค้าง หรือมีใบลดหนี้ที่ยังไม่ได้ใช้กับใบแจ้งหนี้ ให้ตัดชำระหรือคืนเงิน ดูใช้ยอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระ
- ทำไมหนี้สูญที่ตัดไปแล้วยังอยู่ในใบแจ้งยอดบัญชี? การตัดหนี้สูญเป็นรายการในบัญชีของคุณ ลูกค้ายังเป็นหนี้จำนวนนั้นอยู่ แผงจะบอกว่ายอดคงเหลือยกไปเป็นยอดที่ตัดหนี้สูญแต่ยังติดตามทวงถามอยู่เท่าใด
- ใบแจ้งหนี้สกุลเงินต่างประเทศแสดงในใบแจ้งยอดบัญชีอย่างไร? แสดงเป็นสกุลเงินหลักของคุณตามอัตราแลกเปลี่ยนที่บันทึกไว้ในใบแจ้งหนี้แต่ละใบ พร้อมยอดและอัตราของใบแจ้งหนี้กำกับไว้ ดูสกุลเงินและอัตรา
- ทำไมใบแจ้งยอดบัญชีเก่าเปลี่ยนไปเมื่อดาวน์โหลดใหม่? ใบแจ้งยอดบัญชีคำนวณจากข้อมูลปัจจุบันของคุณ การรับชำระที่ถูกนำออกหรือลงวันที่ย้อนหลังหลังจากนั้นจะเปลี่ยนงวดนั้น กรุณาเก็บ PDF ที่ส่งไปแล้วไว้
- ระบุผู้รับใบแจ้งยอดบัญชีเป็นคนอื่นได้ไหม? ได้ เลือกบุคคลนั้นใน เรียน ก่อนเลือก PDF รายการจะแสดงผู้ติดต่อของลูกค้า