ออกเอกสารและส่งมอบ

หน้านี้พาใบส่งของจากฉบับร่างไปจนถึงส่งมอบแล้ว ความหมายของแต่ละสถานะอ่านได้ในการส่งของและใบแจ้งหนี้

ก่อนเริ่ม

คุณต้องมีสิทธิ์ Edit (แก้ไข) ของ Delivery (การส่งของ) เพื่อออกเอกสาร แก้ไข ส่งมอบ และยกเลิกใบส่งของ และสิทธิ์ Delete (ลบ) ของ Delivery เพื่อลบฉบับร่าง หากตั้งเป็น Own records only (เฉพาะระเบียนของตนเอง) คุณทำงานกับใบส่งของที่คุณเป็นเจ้าของ

ขั้นตอน

1. เปิดใบส่งของ ปุ่มหลักด้านบนจะเปลี่ยนไปตามสถานะ
2. ใน ฉบับร่าง เลือก แก้ไข เพื่อตรวจรายการและรายละเอียด แล้วเลือก ออกเอกสาร ใบส่งของจะได้เลขที่ ซึ่งตามค่าเริ่มต้นขึ้นต้นด้วย DO- และลงวันที่วันนี้ และข้อมูลลูกค้าจะถูกตรึงตามที่เป็นอยู่ตอนนี้
3. ส่งใบส่งของไปพร้อมสินค้า โดยกรอก คนขับ และ ยานพาหนะ หากคุณใช้
4. เมื่อลูกค้าได้รับสินค้าแล้ว เลือก ทำเครื่องหมายว่าส่งมอบแล้ว กรอก ส่งมอบเมื่อ ซึ่งต้องไม่ก่อนวันที่ใบส่งของและไม่เกินวันนี้ กับ ผู้รับสินค้า แล้วเลือก ทำเครื่องหมายว่าส่งมอบแล้ว
5. ในการ์ด สำเนาที่เซ็นรับ เลือก อัปโหลดสำเนาที่เซ็นรับ เพื่อแนบเอกสารที่เซ็นแล้วหรือรูปถ่ายของเอกสาร
6. หากต้องการถอนใบส่งของที่ออกแล้วหรือส่งมอบแล้ว เลือก ยกเลิกใบส่งของ ในเมนู ··· และระบุ เหตุผล หากต้องการทิ้งฉบับร่าง ให้เลือก ลบฉบับร่าง แทน

หากต้องการทำเครื่องหมายว่าส่งมอบแล้วหลายใบพร้อมกัน ให้เลือกใบส่งของในรายการ ใบส่งของ เลือก ทำเครื่องหมายว่าส่งมอบแล้ว และกรอกวันที่ ส่งมอบเมื่อ ใบส่งของที่ยังไม่ออกเอกสาร หรือลงวันที่หลังวันนั้น จะถูกข้าม และข้อความจะบอกว่าข้ามกี่ใบ การทำพร้อมกันไม่ถาม ผู้รับสินค้า ให้เพิ่มในใบส่งของแต่ละใบภายหลัง

หากต้องการมอบใบส่งของให้เพื่อนร่วมงานดูแล ให้เลือก เปลี่ยนผู้รับผิดชอบ ในเมนู ··· ส่วน ประวัติผู้รับผิดชอบ ในเมนูเดียวกันแสดงผู้รับผิดชอบก่อนหน้า

จะเกิดอะไรต่อ

• ออกแล้ว ใบส่งของมีเลขที่ คุณยังแก้ไขรายการได้ไม่เกินจำนวนที่เหลือให้ส่ง และแก้ไขรายละเอียดได้
• ส่งมอบแล้ว รายการถูกล็อก แก้ไขได้เฉพาะ คนขับ ยานพาหนะ หมายเหตุ และ ผู้รับสินค้า หากมาจากใบเสนอราคาหรือไม่อ้างอิงเอกสาร ตอนนี้ออกใบแจ้งหนี้ได้แล้ว และ สร้างใบแจ้งหนี้ จะเป็นปุ่มหลัก
• ยกเลิกแล้ว ใบส่งของยังอยู่ในรายการพร้อมประวัติและเหตุผล และจำนวนกลับไปยังใบแจ้งหนี้หรือใบเสนอราคาที่เป็นต้นทาง

พิมพ์ใบส่งของ

เลือก PDF ที่ด้านบนของหน้าเพื่อเปิดใบส่งของในแท็บใหม่ ได้ทุกสถานะรวมถึงฉบับร่าง ต้องมีสิทธิ์ View (เปิดดู) ของ Delivery และไม่มีการดาวน์โหลดเป็น Word รูปแบบเอกสารคือแบบใบส่งของใต้ ตั้งค่าระบบ → ตั้งค่าเอกสาร ซึ่งเป็นแบบที่มีมาให้ แบบที่ออกแบบด้วยแบบฟอร์ม หรือไฟล์ Word ที่คุณอัปโหลด

• หัวเอกสารคือ DELIVERY ORDER และแสดงรายการสินค้าและจำนวนโดยไม่มีราคา ภาษี หรือยอดรวม คอลัมน์เลขซีเรียลจะปรากฏเฉพาะเมื่อมีรายการที่มีเลขซีเรียล
• Deliver To (ส่งถึง) คือที่อยู่จัดส่งของใบส่งของเอง หรือที่อยู่เรียกเก็บเงินของลูกค้าที่ถูกตรึงไว้ตอนออกเอกสาร
• บรรทัดหัวเอกสารที่ไม่มีค่า เช่น Driver หรือ Vehicle จะไม่พิมพ์ ฉบับร่างไม่มีเลขที่
• ส่วนรับของ ได้แก่ “Received the above in good order and condition” ลายเซ็น ชื่อ วันที่ และตราประทับบริษัท จะอยู่ในหน้าเดียวกัน แบบเอกสารของคุณเปลี่ยนข้อความหรือไม่พิมพ์ส่วนนี้ได้
• ฉบับร่างพิมพ์ตรา DRAFT สีแดง และใบส่งของที่ยกเลิกแล้วพิมพ์ CANCELLED ส่วนใบส่งของที่ออกแล้วและส่งมอบแล้วไม่มีตรา

กฎที่ควรรู้

• ใบส่งของต้องมีอย่างน้อยหนึ่งรายการจึงจะออกเอกสารได้
• ฉบับร่างใช้วิธีลบ ไม่ใช่ยกเลิก ส่วนใบส่งของที่ออกแล้วใช้วิธียกเลิก ไม่ใช่ลบ
• ใบส่งของที่นำไปสร้างใบแจ้งหนี้แล้วจะยกเลิกไม่ได้ จนกว่าจะยกเลิกใบแจ้งหนี้นั้น ลบใบแจ้งหนี้ขณะยังเป็นฉบับร่าง หรือนำรายการออกจากใบแจ้งหนี้
• รายการที่ออกใบแจ้งหนี้แล้วนำออกไม่ได้ และลดจำนวนให้ต่ำกว่าจำนวนที่ออกใบแจ้งหนี้ไม่ได้ จนกว่าจะยกเลิกใบแจ้งหนี้หรือลบฉบับร่างของใบแจ้งหนี้นั้น
• แนบ สำเนาที่เซ็นรับ ได้เฉพาะใบส่งของที่ส่งมอบแล้ว เป็นไฟล์ PDF รูปภาพ หรือ Office ได้ไม่เกินสิบไฟล์ ใบส่งของที่ยกเลิกแล้วยังดาวน์โหลดไฟล์ได้ แต่เพิ่มหรือลบไฟล์ไม่ได้
• แท็บประวัติบันทึกทุกการเปลี่ยนแปลง การออกเอกสาร การส่งมอบ และการยกเลิก

คำเตือน

การยกเลิกย้อนกลับไม่ได้ หากต้องการส่งอีกครั้ง ให้สร้างใบส่งของใหม่

ทำไมจึงทำงานแบบนี้

ใบส่งของที่ส่งมอบแล้วตรงกับสิ่งที่ลูกค้าเซ็น เมื่อได้รับสินค้าแล้ว เอกสารที่ลูกค้าเซ็นคือบันทึกที่ทั้งสองฝ่ายถือไว้ การล็อกรายการทำให้ฉบับของคุณเหมือนกับฉบับของลูกค้า การส่งของที่ผิดแก้ไขด้วยการยกเลิกแล้วสร้างใบใหม่ ทั้งสองฉบับจึงยังอยู่ในบันทึก

วันที่ส่งมอบคือวันที่สินค้าถึงจริง คุณอาจบันทึกหลังจากนั้นหลายวัน easySales จึงถามวันที่จริง ซึ่งต้องไม่เป็นวันในอนาคต และไม่ก่อนวันที่ใบส่งของ เมื่อคุณออกใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าด้วย สร้างใบแจ้งหนี้ วันที่นั้นจะกรอกเป็นวันที่ส่งมอบสินค้าในใบแจ้งหนี้ หากการตั้งค่าภาษีของคุณแสดงวันที่นี้ ยอดขายจึงอยู่ในงวดที่ถูกต้อง

การออกเอกสารตรึงข้อมูลลูกค้าไว้ เอกสารที่ส่งออกไปแสดงที่อยู่และผู้ติดต่อตามที่เป็นในวันนั้น การเปลี่ยนข้อมูลลูกค้าภายหลังจะไม่เขียนทับการส่งของที่ทำไปแล้ว การพิมพ์ซ้ำจึงยังตรงกับสำเนาที่เซ็นรับ

ทำงานให้เร็วขึ้น

• พิมพ์ฉบับร่างเพื่อตรวจ PDF ใช้กับฉบับร่างได้ด้วย โดยมีตรา DRAFT คุณจึงตรวจรูปแบบได้ก่อนออกเอกสาร
• กรอกคนขับและยานพาหนะก่อนพิมพ์ บรรทัดหัวเอกสารที่ว่างจะไม่พิมพ์ จึงควรกรอกก่อนหากหน้างานของลูกค้าต้องการข้อมูลนี้
• อัปโหลดลายเซ็นจากโทรศัพท์ เปิดใบส่งของที่ส่งมอบแล้วบนโทรศัพท์ แล้วเลือก อัปโหลดสำเนาที่เซ็นรับ เพื่อแนบรูปถ่ายของเอกสารที่เซ็นแล้ว
• ทำเครื่องหมายการส่งของทั้งวันพร้อมกัน เลือกใบส่งของที่ออกแล้วในรายการ ใบส่งของ แล้วเลือก ทำเครื่องหมายว่าส่งมอบแล้ว ดูใบส่งของ
• ไปที่ใบแจ้งหนี้ได้ทันที ในใบส่งของที่ส่งมอบแล้วซึ่งมาจากใบเสนอราคาหรือไม่อ้างอิงเอกสาร ปุ่มหลักคือ สร้างใบแจ้งหนี้ จนกว่าทุกรายการในใบส่งของจะออกใบแจ้งหนี้ครบ ดูออกใบแจ้งหนี้จากใบส่งของ

ตัวอย่าง

การส่งของตั้งแต่ต้นจนจบ Mei Tan สร้าง DO-10000040 จากใบแจ้งหนี้ของ Harbour Café สำหรับเก้าอี้บาร์ 5 จาก 8 ตัว เธอกรอก คนขับ ออกเอกสาร และพิมพ์ให้รถส่งของ Jason Ong ผู้จัดการร้านกาแฟเซ็นรับเก้าอี้เมื่อวันที่ 20 ตุลาคม เมื่อกลับถึงสตูดิโอ Mei เลือก ทำเครื่องหมายว่าส่งมอบแล้ว กรอกวันที่ 20 ตุลาคม และ “Jason Ong” ใน ผู้รับสินค้า แล้วอัปโหลดรูปถ่ายของเอกสารที่เซ็นแล้ว การ์ด การส่งของ ของใบแจ้งหนี้แสดงเก้าอี้ ส่งมอบแล้ว 5 คงเหลือ 3 (8 − 5)

แก้ไขจำนวนที่ส่งมอบ บ่ายวันเดียวกัน Mei ทราบว่าเก้าอี้ 5 ตัวใน DO-10000040 มาถึงในสภาพดีเพียง 4 ตัว และร้านกาแฟเซ็นรับ 4 ตัว รายการถูกล็อกแล้ว Mei จึงยกเลิก DO-10000040 พร้อมเหตุผล “เก้าอี้เสียหาย 1 ตัว ได้รับ 4 ตัว” เก้าอี้ 5 ตัวกลับไปที่ใบแจ้งหนี้ ซึ่งแสดง คงเหลือ 8 เธอสร้าง DO-10000041 สำหรับเก้าอี้ 4 ตัว ออกเอกสาร และทำเครื่องหมายว่าส่งมอบแล้วเมื่อวันที่ 20 ตุลาคม ผู้รับสินค้าคือ Jason Ong การ์ดตอนนี้แสดง ส่งมอบแล้ว 4 คงเหลือ 4 (8 − 4)

คำถามที่พบบ่อย

• แก้ไขใบส่งของหลังส่งมอบแล้วได้ไหม? ได้เฉพาะ คนขับ ยานพาหนะ หมายเหตุ และ ผู้รับสินค้า หากต้องการแก้ไขอย่างอื่น ให้ยกเลิกแล้วสร้างใบใหม่
• บันทึกการส่งมอบย้อนหลังได้ไหม? ได้ ส่งมอบเมื่อ รับวันใดก็ได้ตั้งแต่วันที่ใบส่งของจนถึงวันนี้ วันที่ใบส่งของคือวันที่ออกเอกสาร จึงควรออกเอกสารก่อนสินค้าออกไป
• ทำไมยกเลิกใบส่งของไม่ได้? ใบส่งของนั้นออกใบแจ้งหนี้ไปแล้วด้วย สร้างใบแจ้งหนี้ ให้ยกเลิกใบแจ้งหนี้นั้น หรือลบทิ้งขณะยังเป็นฉบับร่าง แล้วจึงยกเลิกใบส่งของ
• แนบลายเซ็นของลูกค้าได้อย่างไร? เมื่อใบส่งของส่งมอบแล้ว เลือก อัปโหลดสำเนาที่เซ็นรับ ในการ์ด สำเนาที่เซ็นรับ แนบไฟล์ PDF รูปภาพ หรือ Office ได้ไม่เกินสิบไฟล์
• พิมพ์ใบส่งของก่อนออกเอกสารได้ไหม? ได้ ฉบับร่างพิมพ์พร้อมตรา DRAFT และไม่มีเลขที่
• พิมพ์ใบส่งของโดยไม่มีส่วนลายเซ็นได้ไหม? ได้ หากแบบใบส่งของของคุณไม่พิมพ์ส่วนนี้ ดูหัวจดหมายและแบบเอกสาร

เกี่ยวข้อง

• สร้างใบส่งของ
• ออกใบแจ้งหนี้จากใบส่งของ
• ใบส่งของ
• การเก็บรักษาเอกสาร