คืนเงินให้ลูกค้า
คัดลอกให้ AI
เมื่อต้องคืนเงินให้ลูกค้า ให้บันทึกการคืนเงินในวันที่เงินออกจากบัญชีธนาคารของคุณ การคืนเงินจะคืนยอด คงเหลือ ของใบลดหนี้ที่ออกแล้ว หรือยอดที่ ยังไม่ได้ตัดชำระ ในใบเสร็จรับเงิน
ก่อนเริ่ม
หัวข้อ: ก่อนเริ่มคุณต้องมีสิทธิ์ Edit (แก้ไข) ของ Invoice (ใบแจ้งหนี้) และสำหรับใบลดหนี้ต้องมีสิทธิ์ Edit ของ Credit Note (ใบลดหนี้) ด้วย หากเป็น Own records only (เฉพาะระเบียนของตนเอง) สิทธิ์นี้ครอบคลุมใบลดหนี้ที่คุณเป็น พนักงานขาย และใบเสร็จรับเงินที่คุณบันทึก
ใบลดหนี้ต้องออกแล้วและมี คงเหลือ มากกว่าศูนย์ หรือใบเสร็จรับเงินต้องมียอด ยังไม่ได้ตัดชำระ
ขั้นตอน
หัวข้อ: ขั้นตอนจากใบลดหนี้
- เปิดใบลดหนี้ที่ออกแล้ว โดยเลือกเลขที่ใน การรับชำระและเครดิต ของใบแจ้งหนี้ หรือในรายการ ใบลดหนี้
- ในส่วน เครดิต ของใบลดหนี้ เลือก คืนเงิน
จากใบเสร็จรับเงิน
- เปิดใบเสร็จรับเงินจากแท็บ ใบเสร็จรับเงิน ของลูกค้า หรือเลือกเลขที่
RCT-ใน การรับชำระและเครดิต ของใบแจ้งหนี้ - ในเมนู ··· เลือก คืนเงินส่วนที่ยังไม่ได้ตัดชำระ หรือ คืนเงินประกัน สำหรับเงินประกัน
จากนั้นในกล่องโต้ตอบ คืนเงินจาก …
- ตรวจสอบ คืนเงินได้ ส่วน จำนวนเงินที่คืน ตั้งต้นเท่ากับยอดนี้ ลดลงได้หากคืนเพียงบางส่วน
- กรอก วันที่คืนเงิน วิธีชำระเงิน เลขที่อ้างอิง และ หมายเหตุ (หากมี) หากเป็นสกุลเงินต่างประเทศ ให้กรอกจำนวนเงินที่ออกจากบัญชีธนาคารเป็นสกุลเงินหลักด้วย เช่น จำนวนเงินเป็น SGD
- อ่านคำเตือน (หากมี) แล้วเลือก บันทึกการคืนเงิน
หากต้องการทำการคืนเงินที่บันทึกผิดพลาดเป็นโมฆะ ให้เปิดใบลดหนี้หรือใบเสร็จรับเงินที่ใช้คืนเงิน เลือก โมฆะ ข้างรายการนั้นใน การคืนเงิน กรอก เหตุผล แล้วเลือก โมฆะการคืนเงิน
จะเกิดอะไรต่อ
หัวข้อ: จะเกิดอะไรต่อการคืนเงินจะได้เลขที่ของตนเอง เช่น RF-10000004 สถานะ สำเร็จ ยอด คงเหลือ ของใบลดหนี้ หรือยอด ยังไม่ได้ตัดชำระ
ของใบเสร็จรับเงินจะลดลงตามจำนวนเงิน การคืนเงินไม่มี PDF
การคืนเงินแสดงใน การคืนเงิน ของใบลดหนี้หรือใบเสร็จรับเงิน และในแท็บ ใบเสร็จรับเงิน ของลูกค้า พร้อมแหล่งที่มา (จาก CN-…) และสถานะ
กฎที่ควรรู้
หัวข้อ: กฎที่ควรรู้- จำนวนเงินต้องไม่เกิน คืนเงินได้ และวันที่ต้องไม่เกินวันนี้
- เครดิตและยอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระจะใช้ตัดชำระ หรือ คืนเงิน ไม่ใช่ทั้งสองอย่าง
- การคืนเงินจากใบลดหนี้ของใบแจ้งหนี้ใบหนึ่งต้องไม่เกินยอดที่ใบแจ้งหนี้นั้นได้รับชำระ เครดิตของใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระใช้ตัดชำระได้เท่านั้น
- คืนเงินได้แม้ลูกค้ายังค้างชำระใบแจ้งหนี้อื่น หากคุณมีสิทธิ์ View (เปิดดู) ของ Invoice ระดับ All records (ทุกระเบียน) กล่องโต้ตอบจะเตือนก่อน
- สำหรับสกุลเงินต่างประเทศ จำนวนเงินเป็นสกุลเงินหลักจะตั้งต้นที่อัตราอัตโนมัติของวันนี้ และเว้นว่างไม่ได้ กำไรหรือขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนจะถูกบันทึกไปพร้อมกัน
- ใบลดหนี้ที่มีการคืนเงินยกเลิกไม่ได้ และใบเสร็จรับเงินที่มีการคืนเงินทำเป็นโมฆะไม่ได้ จนกว่าจะทำการคืนเงินนั้นเป็นโมฆะ
- ทำเป็นโมฆะเฉพาะการคืนเงินที่บันทึกผิดพลาด เงินที่โอนกลับมาให้บันทึกเป็นใบเสร็จรับเงินใหม่
- ใบเสร็จรับเงินที่ไม่มีตัวเลือกคืนเงินไม่มียอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระ ให้คืนเงินผ่านใบลดหนี้ของใบแจ้งหนี้แทน
ทำไมจึงทำงานแบบนี้
หัวข้อ: ทำไมจึงทำงานแบบนี้การคืนเงินคือเงินสด จึงบันทึกเมื่อเงินเคลื่อนไหว ใบลดหนี้บอกว่าการขายมีมูลค่าน้อยลง ส่วนการคืนเงินบอกว่าเงินออกจากบัญชีธนาคารของคุณ ทั้งสองมักเกิดขึ้นคนละวัน จึงเป็นคนละรายการ เครดิตที่ยืนยันวันนี้และจ่ายสัปดาห์หน้าจะแสดงเป็น คงเหลือ จนถึงวันนั้น และบัญชีของคุณจะไม่แสดงการจ่ายเงินที่คุณยังไม่ได้จ่าย
เงินก้อนเดียวกันออกไปสองครั้งไม่ได้ เครดิต SGD 218.00 ใช้ลดยอดใบแจ้งหนี้ได้ SGD 218.00 หรือคืนเป็นเงินสด SGD 218.00 หรือแบ่งทั้งสองทางก็ได้ แต่ไม่ใช่ทั้งสองอย่างเต็มจำนวน การคืนเงินจึงลดยอด คงเหลือ และการคืนเงินต้องไม่เกินยอดที่ใบแจ้งหนี้ได้รับจริง
การทำเป็นโมฆะมีไว้สำหรับความผิดพลาด ไม่ใช่เงินที่โอนกลับมา การทำเป็นโมฆะหมายความว่าการคืนเงินไม่เคยเกิดขึ้น เครดิตจึงกลับมา หากเงินโอนออกไปจริงและลูกค้าโอนกลับมา นั่นคือเงินรับเข้าใหม่ และใบเสร็จรับเงินใหม่ทำให้การกระทบยอดเงินฝากธนาคารของคุณถูกต้อง
เลขที่ไม่หายไป การคืนเงินที่เป็นโมฆะยังคงเลขที่ RF- และเหตุผลไว้ในรายการ นักบัญชีของคุณจึงตรวจได้ครบทุกเลขที่ในลำดับ
ทำงานให้เร็วขึ้น
หัวข้อ: ทำงานให้เร็วขึ้น- ตัดชำระเครดิตแทนเมื่อลูกค้ายังค้างชำระ ตัดชำระใบแจ้งหนี้ ในใบลดหนี้จะชำระใบแจ้งหนี้ที่ยังเปิดอยู่โดยไม่มีเงินเคลื่อนไหว ดูออกใบลดหนี้
- ใช้เครดิตในการรับชำระครั้งถัดไป เมื่อบันทึกการรับชำระครั้งถัดไปของลูกค้า ให้เลือกเครดิตใน เครดิตที่ใช้ได้ ดูบันทึกการรับชำระ
- หาเครดิตที่รอจ่ายคืน ในรายการ ใบลดหนี้ ให้กรอง เครดิตคงเหลือ เป็น มีเครดิตคงเหลือ ดูใบลดหนี้
- ดูการคืนเงินของลูกค้าในที่เดียว แท็บ ใบเสร็จรับเงิน ของลูกค้าแสดงการคืนเงินทุกรายการใต้ใบเสร็จรับเงินของแต่ละรายการ ดูการรับชำระ
- คืนเงินที่ลูกค้าชำระเกินด้วยวิธีเดียวกัน เงินที่ลูกค้าชำระเกินจะคงเป็น ยังไม่ได้ตัดชำระ ในใบเสร็จรับเงินจนกว่าคุณจะตัดชำระหรือคืนเงิน ดูใช้ยอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระ
ตัวอย่าง
หัวข้อ: ตัวอย่างใบลดหนี้ของใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้ว Harbour Café ชำระ INV-10000072 ครบแล้ว คือ SGD 1,500.00 บวก GST SGD 135.00 รวม SGD 1,635.00 โคมไฟแขวนสองชุดถูกส่งคืน Mei Tan จึงออก CN-10000064 จำนวน SGD 200.00 บวก GST SGD 18.00 รวม SGD 218.00 ใบแจ้งหนี้ไม่มียอดค้างแล้ว SGD 218.00 ทั้งหมดจึงเป็น คงเหลือ
ร้านไม่มีใบแจ้งหนี้อื่นที่ยังเปิดอยู่ Mei เลือก คืนเงิน ช่อง คืนเงินได้ และ จำนวนเงินที่คืน แสดง SGD 218.00 เธอกรอกวันที่และเลขอ้างอิงของการโอนเงินผ่านธนาคาร แล้วเลือก บันทึกการคืนเงิน RF-10000004 แสดงใน การคืนเงิน และส่วน เครดิต แสดงดังนี้
| ยอดรวมใบลดหนี้ | ใช้แล้ว | คืนเงินแล้ว | คงเหลือ |
|---|---|---|---|
| 218.00 | 0.00 | 218.00 | 0.00 |
คืนเงินขณะที่ลูกค้ายังค้างชำระ Orchid Dental ชำระ SGD 5,000.00 ด้วยใบเสร็จรับเงิน RCT-10000020 สำหรับ INV-10000080 ยอด SGD 4,905.00 (SGD 4,500.00 บวก GST SGD 405.00) จึงมี SGD 95.00 ยังไม่ได้ตัดชำระ Daniel Lim เลือก คืนเงินส่วนที่ยังไม่ได้ตัดชำระ และกล่องโต้ตอบเตือนว่าคลินิกยังค้างชำระ SGD 763.00 ในใบแจ้งหนี้ที่ยังเปิดอยู่หนึ่งใบ เขาจึงปิดกล่องโต้ตอบและนำ SGD 95.00 ไปตัดชำระใบแจ้งหนี้นั้นแทน ซึ่งเหลือยอดค้าง SGD 763.00 − SGD 95.00 = SGD 668.00
ทำการคืนเงินที่บันทึกผิดพลาดเป็นโมฆะ Mei บันทึก RF-10000005 จำนวน SGD 150.00 จากใบเสร็จรับเงิน แล้วทราบว่าลูกค้าต้องการเก็บไว้เป็นเครดิต และยังไม่ได้โอนเงินออกไป เธอเลือก โมฆะ ข้าง RF-10000005 กรอก ยังไม่ได้โอนเงิน ลูกค้าเก็บไว้เป็นเครดิต แล้วเลือก โมฆะการคืนเงิน SGD 150.00 กลับมาเป็น ยังไม่ได้ตัดชำระ ในใบเสร็จรับเงินอีกครั้ง และ RF-10000005 ยังอยู่ในรายการโดยมีสถานะ โมฆะ
คำถามที่พบบ่อย
หัวข้อ: คำถามที่พบบ่อย- คืนเงินให้ลูกค้าที่ชำระเกินได้อย่างไร? เปิดใบเสร็จรับเงินแล้วเลือก คืนเงินส่วนที่ยังไม่ได้ตัดชำระ ในเมนู ··· ดูใช้ยอดที่ยังไม่ได้ตัดชำระ
- บันทึกการคืนเงินเป็นการรับชำระติดลบได้ไหม? ไม่ได้ บันทึกการรับชำระ รับเฉพาะจำนวนที่มากกว่าศูนย์ ให้บันทึกการคืนเงินจากใบลดหนี้หรือใบเสร็จรับเงินที่ใช้คืนเงิน
- คืนเงินมากกว่าที่ลูกค้าชำระได้ไหม? ไม่ได้ การคืนเงินต้องไม่เกิน คงเหลือ ของใบลดหนี้หรือ ยังไม่ได้ตัดชำระ ของใบเสร็จรับเงิน และการคืนเงินจากใบลดหนี้ของใบแจ้งหนี้ใบหนึ่งต้องไม่เกินยอดที่ใบแจ้งหนี้นั้นได้รับ
- คืนเงินให้ลูกค้าที่ยังค้างชำระใบแจ้งหนี้อื่นได้ไหม? ได้ หากบทบาทของคุณเห็นใบแจ้งหนี้ทั้งหมด easySales จะเตือนก่อน แต่คุณเป็นผู้ตัดสินใจ
- ลบการคืนเงินได้ไหม? ไม่ได้ ให้ทำเป็นโมฆะพร้อมเหตุผล การคืนเงินยังคงเลขที่
RF-และแสดงเป็น โมฆะ - เงินที่คืนถูกธนาคารตีกลับมา ควรทำการคืนเงินเป็นโมฆะไหม? ไม่ เงินที่ออกไปแล้วกลับมาคือใบเสร็จรับเงินใหม่ ทำเป็นโมฆะเฉพาะการคืนเงินที่บันทึกผิดพลาด
- มี PDF การคืนเงินให้ส่งลูกค้าไหม? ไม่มี การคืนเงินไม่มี PDF เลขที่และเลขที่อ้างอิงใช้ระบุการจ่ายเงินนั้น
- ทำไมยกเลิกใบลดหนี้ที่คืนเงินแล้วไม่ได้? เงินออกจากบัญชีธนาคารของคุณแล้ว จึงเรียกเครดิตคืนไม่ได้ หากบันทึกผิดพลาด ให้ทำการคืนเงินเป็นโมฆะก่อน ดูยกเลิกใบลดหนี้