给顾客退款

钱需要退还给顾客时，在钱从您银行转出的当天记录退款。退款退还的要么是已开具贷项通知单的 剩余可用 贷项，要么是收据上的 未分配 金额。

开始之前

您需要 Invoice（发票）Edit（编辑）权限；从贷项通知单退款还需要 Credit Note（贷项通知单）Edit 权限。设为 Own records only（只限自己的记录）时，范围是您担任 销售员 的贷项通知单和您自己记录的收据。

贷项通知单必须已开具且 剩余可用 大于零，或者收据上必须有 未分配 金额。

操作步骤

从贷项通知单退款：

1. 打开已开具的贷项通知单：在发票的 收款与抵用 中选择它的编号，或在 贷项通知单 列表中选择它的编号。
2. 在它的 贷项 部分选择 退款。

从收据退款：

1. 从客户的 收据 标签页打开收据，或在发票的 收款与抵用 中选择它的 RCT- 编号。
2. 在 ··· 菜单中选择 退还未分配金额；如果是押金，选择 退还押金。

然后在 从 … 退款 对话框中：

3. 检查 可退款；退款金额 默认就是这个金额。部分退款时改小即可。
4. 输入 退款日期、收款方式、参考号 以及需要的 备注。外币退款还要填写从您银行转出的本位币金额，例如 SGD 金额。
5. 阅读所有警告，然后选择 记录退款。

要作废记错的退款，打开它所出自的贷项通知单或收据，在 退款 下选择它旁边的 作废，填写 原因，然后选择 作废退款。

之后会发生什么

退款获得自己的编号，例如 RF-10000004，状态为 已完成。贷项通知单的 剩余可用，或收据的 未分配 金额，按退款金额减少。退款没有 PDF。

它列在所出自的贷项通知单或收据的 退款 下，也列在客户的 收据 标签页上，并显示来源（来自 CN-…）和状态。

警告

作废无法撤销。退款保留编号，标为 已作废 并附上您的原因，金额退回原来的贷项通知单或收据。

需要注意的规则

• 金额不能超过 可退款，日期不能晚于今天。
• 贷项和未分配金额要么抵用或分配，要么 退款，不能两者兼有。
• 从同一张发票的贷项通知单退出的金额，合计不能超过该发票实际收到的款项。未收款发票上的贷项只能抵用。
• 顾客在其他发票上仍有欠款时也允许退款。拥有设为 All records（全部记录）的 Invoice View（查看）权限时，对话框会先给出警告。
• 外币退款时，本位币金额按今天的自动汇率预填，且不能留空。它的汇兑损益会随退款一起记录。
• 已退款的贷项通知单不能作废，已退款的收据也不能作废，必须先作废退款。
• 只有记错的退款才作废。确实退回来的钱应记录为一张新的收据。
• 没有退款选项的收据不带未分配金额：请在它的发票上开贷项通知单，再从贷项通知单退款。

为什么这样设计

退款是现金，所以在现金流动时记录。 贷项通知单说明这笔销售比原来少；退款说明钱已经从您的银行转出。两者往往不在同一天发生，所以是两条独立的记录：今天确认、下周才付的贷项在此之前一直显示为 剩余可用，您的账上不会出现还没付出去的款项。

同一笔钱不能退两次。 SGD 218.00 的贷项可以把发票减少 SGD 218.00，也可以以现金退还 SGD 218.00，或两者任意拆分，但不能两边都全额。所以退款会减少 剩余可用，退款合计也不能超过发票实际收到的钱。

作废是为了更正错误，不是处理退回来的钱。 作废表示这笔退款从未发生，所以贷项会回来。如果转账确实转出去了、顾客又把钱退回来，那是新的进账，记一张新的收据，您的银行对账才对得上。

编号永远不会消失。 作废的退款在列表上保留 RF- 编号和原因，您的会计师可以核对编号序列里的每一个号。

更高效的做法

• 顾客还有欠款时，改为抵用贷项。 贷项通知单上的 抵用到发票 直接冲抵顾客的未结发票，不用转一分钱。参见开具贷项通知单。
• 在下一笔收款里使用贷项。 记录顾客的下一笔收款时，在 可用贷项 下勾选这笔贷项。参见记录收款。
• 找出等待退款的贷项。 在 贷项通知单 列表中，把 剩余可用贷项 筛选为 有剩余可用贷项。参见贷项通知单。
• 在一个地方查看顾客的所有退款。 客户的 收据 标签页会在收据下方列出每一笔退款。参见收款。
• 多付的钱也这样退。 顾客多付的钱以 未分配 金额留在收据上，直到您分配或退还它。参见使用未分配金额。

示例

已付清发票上的贷项通知单。 Harbour Café 已付清 INV-10000072：SGD 1,500.00 加 GST SGD 135.00，合计 SGD 1,635.00。两盏吊灯被退回，Mei Tan 开具 CN-10000064，金额 SGD 200.00 加 GST SGD 18.00，合计 SGD 218.00。该发票已经不欠款，所以整笔 SGD 218.00 都是 剩余可用。

咖啡馆没有其他未结发票。Mei 选择 退款；可退款 和 退款金额 都显示 SGD 218.00。她输入银行转账的日期和参考号，然后选择 记录退款。RF-10000004 出现在 退款 下，贷项 部分显示：

贷项通知单总额	已抵用	已退款	剩余可用
218.00	0.00	218.00	0.00

顾客仍有欠款时退款。 Orchid Dental 以收据 RCT-10000020 付了 SGD 5,000.00，支付 INV-10000080 的 SGD 4,905.00（SGD 4,500.00 加 GST SGD 405.00），所以有 SGD 95.00 未分配。Daniel Lim 选择 退还未分配金额，对话框警告这家诊所仍有 1 张未结发票，共欠 SGD 763.00。他选择取消，把这 SGD 95.00 分配到那张发票，该发票还欠 SGD 763.00 − SGD 95.00 = SGD 668.00。

作废记错的退款。 Mei 从一张收据记录了 RF-10000005，金额 SGD 150.00，之后得知顾客想把这笔钱留作贷项，转账并没有发出。她选择 RF-10000005 旁边的 作废，填写 转账未发出，顾客保留贷项，然后选择 作废退款。这 SGD 150.00 重新成为收据上的 未分配 金额，RF-10000005 仍留在列表上，状态为 已作废。

常见问题

• 顾客多付了钱，怎么退给他？ 打开收据，在 ··· 菜单中选择 退还未分配金额。参见使用未分配金额。
• 可以把退款记成一笔负数收款吗？ 不可以。记录收款 只接受大于零的金额。请从退款所出自的贷项通知单或收据记录退款。
• 退款可以超过顾客付的钱吗？ 不可以。退款不能超过贷项通知单的 剩余可用 或收据的 未分配 金额，从同一张发票的贷项通知单退出的金额合计也不能超过该发票收到的款项。
• 顾客还有其他发票没付，可以给他退款吗？ 可以。如果您的角色能看到所有发票，easySales 会先警告您，但由您决定。
• 退款可以删除吗？ 不可以。请填写原因作废它；它保留 RF- 编号，显示为 已作废。
• 退款被银行退回来了，要作废退款吗？ 不要。转出后又退回来的钱是一张新的收据。只有记错的退款才作废。
• 有没有退款单 PDF 可以发给顾客？ 没有。退款没有 PDF；用它的编号和参考号来识别这笔付款。
• 为什么已退款的贷项通知单不能作废？ 钱已经从您的银行转出，贷项无法收回。如果退款是记错的，先作废退款。参见作废贷项通知单。

相关内容

• 更正错误
• 贷项通知单
• 使用未分配金额
• 汇兑差额