お客様への返金
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お客様にお金を返す必要がある場合は、銀行から出金した日に返金を記録します。返金で払い戻すのは、発行済みのクレジットノートの 残高、または領収書の 未消込 額のどちらかです。
始める前に
見出し：始める前にInvoice（請求書）モジュールの Edit（編集）権限が必要です。クレジットノートから返金する場合は、Credit Note（クレジットノート）モジュールの Edit 権限も必要です。Own records only（自分のレコードのみ）の場合、対象はご自身が 営業担当者 になっているクレジットノートと、ご自身が記録した領収書です。
クレジットノートは発行済みで 残高 がゼロより大きいか、領収書に 未消込 額がある必要があります。
手順
見出し：手順クレジットノートから返金する場合：
- 発行済みのクレジットノートを開きます。請求書の 入金とクレジット の下にある番号、または クレジットノート 一覧から選択します。
- クレジット セクションで 返金 を選択します。
領収書から返金する場合：
- 顧客の 領収書 タブから領収書を開くか、請求書の 入金とクレジット の下にある
RCT-の番号を選択します。 - ··· メニューで 未消込額を返金 を選択します。保証金の場合は 保証金を返金 を選択します。
続いて、… から返金 ダイアログで次の操作をします。
- 返金可能 を確認します。返金額 には最初はこの金額が入っています。一部を返金する場合は金額を減らします。
- 返金日、入金方法、参照番号、必要に応じて 備考 を入力します。外貨の場合は、SGD 建ての金額 など、基準通貨で銀行から出金した額も入力します。
- 警告があれば確認し、返金を記録 を選択します。
誤って記録した返金を取り消すには、返金元のクレジットノートまたは領収書を開き、返金 の下にあるその返金の横の 取消 を選択し、理由 を入力して 返金を取消 を選択します。
操作後の状態
見出し：操作後の状態返金には RF-10000004 のような独自の番号が付き、ステータスは 完了 になります。クレジットノートの 残高、または領収書の 未消込 がその金額だけ減ります。返金には PDF はありません。
返金は、返金元のクレジットノートまたは領収書の 返金 と、顧客の 領収書 タブに、返金元（返金元：CN-…）とステータスとともに表示されます。
知っておきたいルール
見出し：知っておきたいルール- 金額は 返金可能 を超えることはできず、日付は今日より後にはできません。
- クレジットと未消込額は、充当する か 返金するかのどちらかで、同じ金額を両方に使うことはできません。
- 請求書のクレジットノートからの返金の合計は、その請求書が受け取った入金額を超えることはできません。未入金の請求書のクレジットは、充当することしかできません。
- お客様にほかの請求書の未回収額がある場合も返金はできます。All records（すべてのレコード）に設定された Invoice の View（閲覧）権限があれば、先にダイアログで警告が表示されます。
- 外貨の場合、基準通貨の金額には最初は今日の自動レートで計算した額が入っており、空欄にはできません。その為替差損益も一緒に記録されます。
- 返金があるクレジットノートは取り消すことができず、返金がある領収書も取り消せません。先に返金を取り消す必要があります。
- 取り消すのは、誤って記録した返金だけにしてください。実際に戻ってきたお金は、新しい領収書として記録します。
- 返金の選択肢がない領収書には、未消込額がありません。代わりに、その請求書に対するクレジットノートから返金します。
この仕組みの理由
見出し：この仕組みの理由返金は現金の動きなので、現金が動いたときに記録します。 クレジットノートは売上が減ったことを示し、返金は銀行からお金が出たことを示します。この 2 つは別の日に起こることが多いため、別々の記録になっています。今日確定し、翌週に支払うクレジットは、それまで 残高 として表示されるため、帳簿にまだ行っていない支払いが載ることはありません。
同じお金を 2 回出すことはできません。 SGD 218.00 のクレジットは、請求書を SGD 218.00 減らすことにも、SGD 218.00 の現金として返すことにも、その組み合わせにも使えますが、両方に全額を使うことはできません。そのため返金すると 残高 が減り、返金額は請求書が実際に受け取った金額を超えられません。
取消は誤りのためのもので、戻ってきたお金のためのものではありません。 取り消すと返金はなかったことになり、クレジットが元に戻ります。振込が実際に行われ、お客様がそれを送り返してきた場合は、新たな入金です。新しい領収書として記録すれば、銀行照合が正しく保たれます。
番号は消えません。 取り消した返金も RF- の番号と理由を一覧に残すため、会計担当者は連番のすべての番号の所在を確認できます。
効率よく使うコツ
見出し：効率よく使うコツ- お客様にまだ未回収額があるなら、クレジットを充当します。 クレジットノートの 請求書に充当 を使えば、お金を動かさずに未決済の請求書を決済できます。クレジットノートの発行を参照してください。
- 次の入金でクレジットを使います。 お客様の次の入金を記録するときに、利用可能なクレジット でそのクレジットにチェックを入れます。入金の記録を参照してください。
- 返金待ちのクレジットを探します。 クレジットノート 一覧で クレジット残高 を クレジット残高あり で絞り込みます。クレジットノートを参照してください。
- お客様の返金を 1 か所で確認します。 顧客の 領収書 タブには、すべての返金が元の領収書の下に一覧表示されます。入金を参照してください。
- 過入金も同じ方法で返金します。 お客様が多く支払った金額は、消し込むか返金するまで領収書に 未消込 として残ります。未消込額の利用を参照してください。
入金済みの請求書に対するクレジットノート。 Harbour Café は INV-10000072（SGD 1,500.00 と GST SGD 135.00、合計 SGD 1,635.00）を全額支払いました。ペンダントライト 2 台が返品されたため、Mei Tan は CN-10000064（SGD 200.00 と GST SGD 18.00、合計 SGD 218.00）を発行します。請求書には未回収額がなかったので、SGD 218.00 の全額が 残高 になります。
カフェにはほかに未決済の請求書がありません。Mei が 返金 を選択すると、返金可能 と 返金額 は SGD 218.00 と表示されます。銀行振込の日付と参照番号を入力し、返金を記録 を選択します。返金 に RF-10000004 が表示され、クレジット セクションは次のようになります。
| クレジットノートの合計 | 充当済み | 返金済み | 残高 |
|---|---|---|---|
| 218.00 | 0.00 | 218.00 | 0.00 |
お客様にまだ未回収額がある場合の返金。 Orchid Dental は、INV-10000080 の SGD 4,905.00（SGD 4,500.00 と GST SGD 405.00）に対して、領収書 RCT-10000020 で SGD 5,000.00 を支払ったため、SGD 95.00 が 未消込 です。Daniel Lim が 未消込額を返金 を選択すると、クリニックには未決済の請求書が 1 件あり SGD 763.00 が未回収であるという警告がダイアログに表示されます。Daniel はキャンセルし、代わりに SGD 95.00 をその請求書に消し込みます。その請求書の未回収額は SGD 763.00 − SGD 95.00 = SGD 668.00 になります。
誤って記録した返金の取消。 Mei は領収書から SGD 150.00 の RF-10000005 を記録しましたが、お客様はクレジットとして残しておきたいとのことで、振込は行っていませんでした。RF-10000005 の横の 取消 を選択し、Transfer not sent; customer keeps the credit と入力して 返金を取消 を選択します。SGD 150.00 は再び領収書の 未消込 になり、RF-10000005 は 取消済み として一覧に残ります。
よくある質問
見出し：よくある質問- 多く支払ったお客様に返金するにはどうすればよいですか？ 領収書を開き、··· メニューで 未消込額を返金 を選択します。未消込額の利用を参照してください。
- 返金をマイナスの入金として記録できますか？ できません。入金を記録 にはゼロより大きい金額しか入力できません。返金は、払い戻すクレジットノートまたは領収書から記録します。
- お客様が支払った額より多く返金できますか？ できません。返金はクレジットノートの 残高 または領収書の 未消込 を超えることはできず、請求書のクレジットノートからの返金は、その請求書が受け取った入金額を超えることはできません。
- ほかの請求書に未回収額があるお客様にも返金できますか？ できます。ロールですべての請求書を閲覧できる場合は easySales が先に警告を表示しますが、判断はご自身で行えます。
- 返金は削除できますか？ できません。理由を入力して取り消します。返金は
RF-の番号を保持し、取消済み と表示されます。 - 返金が銀行から戻ってきました。取り消すべきですか？ いいえ。一度出金して戻ってきたお金は、新しい領収書として記録します。取り消すのは、誤って記録した返金だけです。
- お客様に送る返金の PDF はありますか？ ありません。返金には PDF がなく、番号と参照番号で支払いを特定します。
- 返金済みのクレジットノートを取り消せないのはなぜですか？ お金がすでに銀行から出ているため、クレジットを取り戻すことはできないからです。誤って記録した返金であれば、先に返金を取り消してください。クレジットノートの取消を参照してください。