標準テンプレート

標準テンプレートは、支払方法の案内や取引条件など、一度保存して繰り返し使う文面です。レイアウトではなく文面です。デザインとの違いについては、書類とテンプレートを参照してください。このページは、自社の文面を管理する担当の方向けです。

始める前に

• ページを開くには System（システム）の View（閲覧）権限が必要です。テンプレートを追加 には System の Add（追加）権限、編集 と 削除 には System の Edit（編集）権限が必要です。権限がない場合、ボタンは表示されません。
• 文面を使う書類を決めておきます。Quotation（見積書）、Invoice（請求書）、Email（メール）、SMS、Delivery Order（納品書）、Purchase Order（発注書）、Credit Note（クレジットノート）のいずれかです。

手順

1. サイドバーの システム設定 を選択し、営業 グループの 標準テンプレート を選択します。
2. テンプレートを追加 を選択します。
3. 使用先 で、書類の種類を選択します。名前 を入力します。必須です。
4. 文面 に文章を入力します。プレースホルダーを追加するには、プレースホルダーを挿入 を選択し、会社、税と通貨、条件と日付 のいずれかから選びます。
5. テンプレートを追加 を選択します。

テンプレートを変更するには、その行の 編集 を選択し、内容を変更して 保存 を選択します。削除するには、その行の 削除 を選択し、このテンプレートを削除しますか？ で 削除 を選択して確定します。

既定の条件を設定する

Quotation（見積書）、Invoice（請求書）、Delivery Order（納品書）、Purchase Order（発注書）、Credit Note（クレジットノート）のテンプレートでは、保存する前に この種類の新しい書類の既定の条件にする にチェックを入れます。一覧には 既定 と表示されます。

• その種類の新しい書類は、条件欄にこの文面が入った状態で始まります。あとから変更でき、表示どおりに保存されます。
• 既定にできるのは種類ごとに 1 つだけです。保存済みの書類は自分の文面を保ちます。

操作後の状態

一覧には、各テンプレートの番号、名前、文面の冒頭、使用先 が表示されます。見積書、請求書、納品書、発注書、クレジットノートでは、取引条件欄の下にある テンプレートから挿入 のリンクに、その書類用のテンプレートが一覧表示されます。1 つ選択すると、欄の文章が置き換わります。欄にすでに文章があった場合は、元に戻す で戻せます。

プレースホルダーは、PDF を印刷するときに実際の値に置き換えられます。使用できるのは見積書と請求書のテンプレートだけです。両方で [FullName]、[TaxName]、[Currency]、[PaymentTerm]、見積書では [ExpiryDate] も使用できます。請求書では [PaymentTerm] に請求書自身の支払条件が印刷されます。そのほかの種類では、文面は入力したとおりに使われます。

知っておきたいルール

• 名前は 200 文字以内、文面は 20,000 文字以内で、自社が保存できるテンプレートは最大 200 件です。上限に達すると、テンプレートを追加 はオフになり、ページに「この会社は保存できるテンプレート数の上限に達しました。追加する前に1件削除してください。」と表示されます。
• 文面はプレーンテキストです。太字、フォント、色は使えません。
• 自社が独自のテンプレートを保存するまでは、ページに「これらはプラットフォームの既定テンプレートで、この会社のものではありません。」と表示されます。最初の変更で自社独自の設定にコピーされ、その後はプラットフォームの既定に追従しなくなります。
• テンプレートを削除または編集しても、すでにそれを使用した書類は変わりません。適用時に文面が書類にコピーされているためです。
• テンプレートの適用には、その書類自体のモジュール（見積書なら Quote（見積書））に対する Add（追加）または Edit（編集）権限が必要です。System の権限は不要です。
• メールと SMS のテンプレートはここに保存できますが、それらを選択できる書類フォームはありません。
• 請求書では [PaymentTerm] に請求書自身の支払条件が印刷され、条件がなければ何も印刷されません。[ExpiryDate] は請求書では何も印刷されないため、プレースホルダーを挿入 には表示されません。
• 使用先 の横にタグがある場合は、チーム（テキスト） が一致するユーザーだけが、書類上でそのテンプレートを見られます。
• ページを開いている間に一覧が変更された場合は、保存時にその旨が表示されます。ページを再読み込みして、もう一度変更してください。

この仕組みの理由

チーム全体で 1 つの文面。 誰が見積書を作成しても、お客様には同じ支払条件、保証条件、キャンセル条件が提示されます。後でお客様と条件について意見が分かれても、記憶から入力した 5 通りの文面ではなく、示すべき文面は 1 つです。

文面の管理は管理業務ですが、利用はそうではありません。 保存した文面の変更には System の権限が必要ですが、書類を作成できる人なら誰でも適用できます。営業担当者は承認済みの条件を使えますが、全員分を書き換えることはできません。

適用した文面はコピーです。 テンプレートを改善した後も、お客様が承諾した条件はその見積書に残ります。各お客様と合意した内容は、常にそのお客様の書類に記載された文面です。

プレースホルダーはずれません。 [ExpiryDate] は見積書自体の有効期限を印刷するため、条件で約束する有効期限が見積書のヘッダーの日付と食い違うことはありません。

効率よく使うコツ

• いつもの条件を既定にします。 新しい見積書はすべてその条件で始まるため、追加し忘れる心配がありません。見積書の作成を参照してください。
• 書類上でワンクリックで文面を差し替えます。 条件欄の下の テンプレートから挿入 で文面が置き換わり、元に戻す で以前の文面に戻せます。請求書の作成を参照してください。
• 日付は入力せず、プレースホルダーを使います。 [ExpiryDate] を使えば、有効期限 を変更しても条件がそれに合わせて変わります。見積書の PDFを参照してください。
• 状況ごとにテンプレートを 1 つ用意します。 「Deposit terms」や「Maintenance terms」のような短い名前にすると、一覧から適切なものを選びやすくなります。わかりやすい見積書を参照してください。
• クレジットノートにも標準の文面を用意します。 Credit Note の既定のテンプレートがあれば、毎回同じ説明を入力し直す必要はありません。クレジットノートの作成を参照してください。

例

有効期限を入れた条件。 Daniel Lim は “Standard terms” という名前で Quotation のテンプレートを保存します。文面は “This quotation is valid until [ExpiryDate]. Prices exclude [TaxName]. 50% deposit on acceptance.” です。この種類の新しい書類の既定の条件にする にチェックを入れます。Mei Tan が次に作成する Harbour Café あての見積書は、有効期限 が 2026 年 12 月 31 日で、この文面で始まり、PDF には “valid until 31-Dec-2026” と “Prices exclude GST” と印刷されます。見積書は SGD 8,000.00 に GST 9% の SGD 720.00 を加えた合計 SGD 8,720.00 で、前受金は SGD 4,360.00（8,720.00 の 50%）です。

請求書では使えないプレースホルダー。 Daniel は同じ文面を Invoice のテンプレートにコピーします。そこでの プレースホルダーを挿入 には [ExpiryDate] が表示されず、貼り付けた [ExpiryDate] は何も印刷されません。Daniel は最初の文を “Payment is due within 30 days of the invoice date” に変更して保存します。

よくある質問

• すべての見積書に同じ取引条件を入れるにはどうすればよいですか？ この種類の新しい書類の既定の条件にする にチェックを入れて、Quotation のテンプレートを保存します。新しい見積書はすべてその文面で始まります。
• 営業担当者は標準テンプレートを変更できますか？ System の Add または Edit 権限がある場合だけです。権限がなくても、追加または編集を許可されている書類にはテンプレートを適用できます。
• 見積書に「テンプレートから挿入」が表示されないのはなぜですか？ その種類の書類用のテンプレートがまだ保存されていないか、ロールでその書類を追加・編集できません。テンプレートは、管理者が システム設定 → 標準テンプレート で追加します。
• どのプレースホルダーを使えますか？ 見積書と請求書では [FullName]、[TaxName]、[Currency]、[PaymentTerm]、見積書だけでは [ExpiryDate] も使えます。そのほかの種類では、文面は入力したとおりに印刷されます。
• 文面の一部を太字にできますか？ できません。テンプレートはプレーンテキストで、書類の条件欄に入力したとおりに入ります。
• テンプレートを削除すると、過去の見積書はどうなりますか？ 何も変わりません。各見積書には、コピーされた文面がそのまま残ります。
• テンプレートはいくつ保存できますか？ 最大 200 件です。名前は 200 文字以内、文面は 20,000 文字以内です。

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