AI の提案

内蔵の AI アシスタントは、AI チャットと @easy のスレッドで、レコードの変更を提案できます。アシスタント自身が変更を行うことはありません。カード を表示し、権限のある人が 承認 を選択すると変更が行われ、その変更はその人として実行されます。

全体の構造

アシスタントは、ご自身として、Web ページと同じルールで変更を確認し、そこで止まります。この時点では何も変更されていません。カードは 24 時間待機します。変更が行われるのは誰かが 承認 を選択したときだけで、その人として実行され、その時点でその人の権限が改めて確認されます。アシスタントが自分のカードを承認することはできません。

提案できること

ロールでご自身がページ上で行える変更なら、依頼されたときに提案できます。たとえば次のとおりです。

• 新しいアクティビティ：メモ、タスク、予定、コミュニケーション、または アクティビティを完了して次を設定。
• 見積書を下書き作成：新しい見積書を下書きとして保存するだけです。承認申請も顧客への送信も行いません。
• 顧客、連絡先、リード、商談、商品の新規作成、またはそれらや所有者、チームの変更。
• 見積書、請求書、クレジットノート、発注書、納品書の確定、発行、送付済みにする、クローズ、キャンセル、取消。
• お金：入金の記録、領収書や返金の作成と消込、クレジットノートの充当、貸倒処理。
• 貴社の書類の承認で承認待ちになっている見積書、請求書、クレジットノートの承認、申請者への差し戻し、承認申請の取り下げ。

お客様にメールなどを送ること、データのインポート、ファイルの添付はしません。@easy のスレッドでは、誰かのメッセージ、ToDo、フォローは変更しません。1 つの質問で作られるカードは最大 3 枚です。

使い方

1. カードを読みます。カードは行う内容、たとえば アクティビティを新規作成 や 顧客を変更 で始まり、確認待ち のタグが付きます。変更が設定する項目だけが一覧になります。変更の場合は、古い値に取り消し線が付き、新しい値が続きます。クリアされる項目は、取り消し線付きの古い値だけが表示され、後ろには何も続きません。商談の金額は、それぞれの側の通貨で表示されます（古い金額は古い通貨、新しい金額は新しい通貨）。見積書は明細行を、品名、数量 × 単価、その行の金額の順に表示し、その下に 小計、税額、通貨付きの 合計（例：合計 SGD）を表示します。これらはすべて easySales がサーバーで計算した値です。5 行を超えると、ほか 2 行 で残りを開き、閉じる で折りたたみます。
2. 新しいアクティビティで同僚へのメンションやレコードへのリンクがある場合、カードには新たにスレッドを閲覧できるようになる人が表示されます。例：Daniel Lim がこのスレッドを閲覧できるようになります。
3. カード下部の有効期限（… まで有効）を確認します。
4. 承認 を選択するか、何も変更せずにカードを閉じるには 拒否 を選択します。書類を発行または承認するカードでは、ボタンが 承認して発行 になります。承認して発行しますか？ と確認し、書類の正式な番号をすぐに採番し、元に戻せません。削除、取消、キャンセル、クローズ、取り消しのカードには 承認するとすぐに有効になり、元に戻せません。 と表示され、承認 ボタンは赤く、先に 承認しますか？ と確認します。お金が動くカードには 入金・支払い・取り消しなど、お金の記録や移動を伴います。承認前に金額を確認してください。 とも表示されます。
5. カードに 実行中 と表示され、続いて 完了 と、レコードへのリンクが表示されます。例：Mei Tan が承認 · 14:05 · 記録には「内部 AI アシスタント」と表示されます。もう一度押しても、変更が重複して実行されることはありません。

例

見積書の下書き。 AI チャットで、Lim & Co の Mei Tan が「Harbour Café 向けに、デザインコンサルティング 10 時間、1 時間あたり SGD 150.00、GST 9% で見積書を下書きして」と書きます。見積書を下書き作成 というタイトルのカードが表示され、10 × 150.00 とその金額 1,500.00 の 1 行、続いて 小計 1,500.00、税額 135.00（1,500.00 の 9%）、合計 SGD 1,635.00 と、下書きとして保存するだけという注記が付きます。Mei が 承認 を選択します。見積書は下書きとして作成され、カードは 完了 になります。

電話番号の変更。 Mei がアシスタントに、連絡先の電話番号の修正を頼みます。カードには古い番号に取り消し線が付き、新しい番号が続きます。Mei が確認して 承認 を選択します。

スレッドでの判断。 アクティビティのスレッドで、見積書を承認できる Daniel Lim に、@easy からのカード 見積書を承認 が表示されます。Daniel が 承認して発行 を選択し、承認して発行しますか？ を確認すると、見積書は Daniel として承認・発行されます。

先に更新されたレコード。 10:00 に、Mei に Harbour Café の請求先住所（番地）を変更するカードが届きます。10:20 に、Daniel が顧客のページで同じ番地を修正します。10:30 に Mei が 承認 を選択すると、カードには 未実行 と表示されます。提案後にレコードが変更されたため、上書きは行われていません。Mei は Daniel の変更を確認し、まだ必要な場合だけもう一度頼みます。

誰が判断できるか

• AI チャット では、その会話の持ち主だけです。ほかの人にはカードは見えません。
• @easy のスレッド では、AIアシスタントを使用 の権限があり、カードの全体を見られ、その変更に必要な権限を持つスレッドの読者なら誰でも判断できます。それ以外の人には 承認する権限のある人の対応を待っています。 または 権限のある人の判断を待っています。 と表示されます。
• カードの判断は、ブラウザーで easySales 上で行います。接続された AI アプリは判断できません。
• 読者ごとに、自分の権限の範囲でカードが表示されます。見る権限のない値は 非表示 になります。レコード自体が見られない場合は、Mei Tan さんがここで変更を提案しました。閲覧権限のないレコードに関わるため、詳細は表示されません。 という 1 行だけが表示され、ボタンはありません。

知っておくこと

• 誰かが承認するまで、何も変更されません。 拒否したり放置したりしても何も変わりません。拒否、期限切れ、置き換え済み のいずれもそう表示されます。
• カードは 24 時間後に 期限切れ になります。カードは編集できません。アシスタントにもう一度頼んでください。同じレコードに対するより新しいカードがあると、古いカードは 置き換え済み になります。
• 提案後にレコードが変更された場合は、上書きを避けるため何も変更されず、カードに 未実行 と表示されます。アシスタントにもう一度頼んでください。締め済みの書類への変更など、easySales が受け付けなかった変更も 未実行 になります。実行されたかどうか確認できないとカードに表示された場合は、もう一度頼む前にレコードを確認してください。
• 項目の多いカード（領収書の消込先の請求書など）は最初の 20 件を表示し、そのあとに 消込：残りは表示されていません のような行が続きます。
• カードが付いた回答は再生成できません。パネルにその回答の 再生成 は表示されません。新しいメッセージで質問し直してください。
• 変更は承認した人の名前で記録され、名前の横に 内部 AI アシスタント のタグが付いて、レコードの 履歴 と監査ログに残ります。カード自体の行も同じラベルを示します。承認された見積書、請求書、クレジットノートでは、承認履歴 にも AI アシスタント と表示されます。
• カードが表示されるのは、貴社で AI による変更が有効になっている場合だけです。AI チャットの最初の案内文で分かります。アシスタントが変更も提案できると書かれているか、閲覧のみ： で始まるかのどちらかで、後者の場合アシスタントは読み取りだけを行います。

この仕組みの理由

すべての変更に人が署名します。 変更は承認した人として行われるため、レコードの各変更の横には機械ではなく人の名前が残ります。お客様に誰が住所を変更したのかと聞かれたときも、監査人に誰が見積書を承認したのかと聞かれたときも、履歴が答えになります。

確認は 2 回行われます。 アシスタントは質問した人として変更を確認し、承認するときには承認する人として改めて確認されます。ご自身のロールでは拒否される変更を承認することは誰にもできません。また、レコードと合わなくなったカードは、同僚の新しい編集を上書きせず、何も行いません。

カードは 24 時間で失効します。 カードは、アシスタントが読み取った時点のレコードを示しています。その時点から時間がたつほど、レコードが変わっている可能性が高くなるため、古いカードは誤って承認されるのを待たずに期限切れになります。

お金と元に戻せない変更は 2 回確認します。 入金、発行済みの書類、削除は、お客様と帳簿に直接届くもので、その多くは取り消せません。アシスタントがそれを提案するのは、その変更をはっきり依頼されたときだけです。カードにその旨が表示され、承認時にもう一度確認します。送信はご自身の操作のままで、アシスタントがお客様にメールを送ることはありません。

効率よく使うコツ

• 下書きを作るコマンドを使います。 AI チャットで / を入力して フォローアップタスク または 見積書の下書き を選び、# の後にレコードを指定します。AI チャットを参照してください。
• 催促のタスクは請求書から頼みます。 INV-1051 では、チャットに INV-1051 の入金を催促するタスクを作成して が表示されます。カードを承認すればタスクが作成されます。入金を早めるを参照してください。
• 承認者にはスレッドで判断してもらいます。 見積書のスレッドで @easy に頼めば、アシスタントを使えて見積書を承認できる人が、別のページを開かずにカードを判断できます。書類の承認を参照してください。
• 後で直すより、拒否して頼み直します。 カードは編集できないため、誤ったカードは拒否して、変えたい点を伝えてください。同じレコードに対する新しいカードが古いカードに置き換わります。
• 見積書の下書きはそのページで仕上げます。 完了 には新しい下書きへのリンクがあります。確定する前に、そこで明細行や条件を追加してください。見積書の作成を参照してください。

よくある質問

• AI アシスタントが確認なしでレコードを変更することはありますか？ いいえ。すべての変更は、変更する権限のある人が 承認 を選択するまでカードとして待機します。
• AI の提案は誰が承認できますか？ AI チャットではご本人だけです。@easy のスレッドでは、アシスタントを使えて、その変更に必要な権限（承認カードなら 見積書を承認 など）を持つ読者なら誰でも承認できます。
• AI の提案はいつまで有効ですか？ 24 時間です。その後は 期限切れ と表示され、何も変更されません。
• 承認する前に提案を編集できますか？ いいえ。拒否して修正内容とともにアシスタントにもう一度頼むか、承認した後でレコードを編集してください。
• AI アシスタントはメールの送信や入金の記録ができますか？ メールなどを送ることはありません。依頼されれば、入金の記録、発行、取消、削除を提案できます。その変更を行える人がカードを承認するまで何も起こらず、元に戻せない変更は 2 回確認します。
• 変更が AI アシスタントによるものかどうかは、どこで分かりますか？ レコードの 履歴 に、承認した人の名前と 内部 AI アシスタント のタグが表示されます。監査と履歴を参照してください。
• アシスタントが承認カードを表示しないのはなぜですか？ 貴社で AI による変更が有効になっていないため、アシスタントは読み取りだけを行います。AI チャットの最初の案内文が 閲覧のみ： で始まります。

関連

• AI チャット
• @easy に質問する
• 書類の承認
• AI の設定
• 監査と履歴