発行と採番

請求書はすべて、まだ変更できる 下書き から始まります。準備ができたら 発行 します。請求書番号が付与され、お客様の支払いの対象となる書類になります。このページでは、発行時に何が変わるか、easySales が書類にどのように番号を付けるかを説明します。

全体像

発行は、請求の準備と回収の間の段階です。発行前の請求書は自由に変更でき、未回収額はありません。発行後はお客様に支払義務が生じ、入金とクレジットノートを記録できるようになり、顧客の未回収残高に計上されます。

一連の書類には、それぞれ独自の番号体系があります。既定では次のとおりです。

書類	番号	付与されるとき
下書きの見積書	QD-	作成時
見積書	QN-	確定時
下書きの請求書	PF-（仮番号）	作成時
請求書	INV-	発行時
クレジットノート	CN-	発行時
領収書	RCT-	入金の記録時
返金	RF-	払い戻し時
保証金の没収	DF-	保証金を没収したとき

見積書、請求書、クレジットノート、領収書の番号の付け方は、自社で変更できます。発注書、納品書も同様です。変更できるのは、接頭辞、番号に含める年または月、連番の桁数、開始番号です。帳票番号を参照してください。下書き、返金、保証金の没収の番号は、上記の形式のままです。

しくみ

• 下書き。 請求書には請求書番号ではなく仮番号が付いています。編集や削除ができます。PDF の見出しは PROFORMA INVOICE で DRAFT（下書き）と表示されるため、先に支払いの手配が必要なお客様に送ることができます。下書きには入金もクレジットノートも記録できません。
• 発行。 請求日（今日または過去の日付で、未来の日付は不可）を選ぶと、請求書に INV- の番号が付与されます。仮番号は参照用として請求書に残ります。お客様、通貨、日付、税、為替レート、明細行はここでロックされます。
• 発行後。 ステータスは入金などに応じて変わります。未入金、一部入金、そして 入金済み、クレジット済み、償却済み のいずれかになります。未回収残高を参照してください。
• 取消。 発行済みの請求書全体を取り消すべき場合は、取り消します。easySales が請求書全額のクレジットノートを発行し、請求書は 取消済み になります。番号は記録に残ります。

ポイント

• 発行は元に戻せません。確定する前に下書きを確認してください。
• 最後に発行した請求書より前の日付で発行することもできます。その場合、番号が日付順にならないという警告が表示されますが、発行はできます。
• 発行済みの請求書は削除できず、取り消すことだけができます。下書きは取り消せず、削除することだけができます。
• 請求書番号は、請求書を取り消しても再利用されません。削除した下書きが使うのは仮番号だけです。
• 番号の付け方を変更しても、発行済みの書類の番号が振り直されることはありません。変更は次の書類から適用されます。
• 自社で一部の請求書を承認の対象にしている場合、そのような請求書を発行すると、発行の代わりに承認に回されます。請求書には 承認待ち と表示され、承認者が承認したときに番号が付与されます。
• 見積書も同様です。最初は QD- 番号の下書きで、確定すると QN- 番号が付きます。削除した下書きの見積書は QN- 番号を使いません。

用語

• 下書き：作成中の請求書で、仮番号で識別されます。
• 仮番号：下書きに付く PF- の番号で、参照用として請求書に残ります。
• 発行：請求書に請求書番号を付与し、内容をロックする操作です。
• 請求書番号：発行時に付与され、以後変わらない INV- の番号です。
• 取消：発行済みの請求書を取り消す操作で、請求書全額のクレジットノートが発行されます。

よくある誤解

• 仮請求書は発行済みの請求書ではなく、PF- の番号は請求書番号ではありません。
• 発行は PDF の見出しを変えるだけではありません。請求内容を確定させます。
• 取消しても請求書は削除されず、番号も空きません。

表示場所

請求書を発行 と PDF は下書きの請求書の上部に、取消 は発行済みの請求書の ··· メニューにあります。手順は請求書の発行と請求書の取消で説明しています。番号の形式は、システム設定 → 会社情報 の 帳票番号 セクションにあります。

この仕組みの理由

下書きは作業用の控えで、発行が確約です。 請求書は数日かけて準備したり、仮請求書として送ったり、承認を受けたりできますが、その間お客様に支払義務は生じません。請求が現実のものになるのは発行の時点だけなので、内容がロックされるのもその時点だけです。

書類の種類ごとに独自の連番があります。 請求書、クレジットノート、領収書は、会計士が、また税務上は当局が、それぞれ別に確認します。下書きには独自の PF- や QD- の番号が付き、下書きのクレジットノートには番号がないため、下書きをいくつ削除しても、請求書とクレジットノートの番号に欠番は生じません。

取り消した請求書は番号を保持します。 請求書の連番に欠番があると、売上を隠したように見えます。取り消した請求書を、それを打ち消したクレジットノートとともに残しておくことで、すべての番号の説明がつきます。

形式の変更は先に向かってだけ適用されます。 お客様は、受け取った請求書を付与された番号で保管しています。新しい形式は次の書類から始まるため、送付済みの番号が変わることはありません。

効率よく使うコツ

• 発行の前に仮請求書を送ります。 先に支払いが必要なお客様には、下書きの PDF を開いて見出しが PROFORMA INVOICE の PDF を送り、注文が確定したら発行します。請求書の PDFを参照してください。
• 年が始まる前に、番号に年を入れる設定をします。 日付部分 を 年 にすると毎年新しい連番が始まり、請求書がどの年のものかが番号からすぐに分かります。帳票番号を参照してください。
• 不要な下書きは気にせず削除します。 削除した下書きが使うのは仮番号だけで、請求書番号は使いません。下書きを削除 は下書きの ··· メニューにあります。
• 番号で書類を探します。 / を押し、ページ上部の検索ボックスに INV-10000042 のような番号を入力します。ワークスペースを参照してください。
• 一覧から承認します。 承認者は、請求書 の一覧の 自分の承認待ち で、自分の承認を待っている請求書を確認できます。書類の承認を参照してください。

例

仮請求書から請求書へ

9 月 25 日、Harbour Café から支払いの手配のために仮請求書がほしいと依頼がありました。番号は次のように変わります。

1. 請求書を作成します。下書きには仮番号 PF-10000003 が表示されます。
2. PDF を選択し、見出しが PROFORMA INVOICE の PDF をカフェに送ります。
3. 9 月 30 日、請求書を発行 を選択し、今日の日付のまま確定します。請求書に INV-10000042 の番号が付き、未入金 と表示されます。支払期日は請求日に合わせて同じ日数を保って移動し、30 日の支払条件なら 10 月 30 日になります。
4. もう一度 PDF を選択します。PDF は正式な請求書になり、PF-10000003 が参照として表示されるため、カフェは受け取った仮請求書と照合できます。

別の下書き PF-10000004 が不要になり、Mei Tan はそれを削除します。次に発行される請求書は INV-10000043 のままです。削除した下書きには請求書番号が付いていなかったからです。

連番の中の取り消した請求書

INV-10000043 の顧客が誤っていたことが分かり、Mei はこれを取り消します。次に発行される請求書は INV-10000044 です。連番は 42、43、44 と欠番なく続きます。INV-10000043 は、それを打ち消した理由「Reversal（取消）」のクレジットノートとともに、取消済み として一覧に残ります。

毎年始まり直す番号

2027 年 1 月 2 日、その年の請求書をまだ発行していない時点で、Daniel Lim は システム設定 → 会社情報 → 帳票番号 を開きます。請求書 のブロックで、接頭辞 を INV- にし、日付部分 に 年 を選び、連番の桁数 を 4、開始番号 を 1 に設定します。次の番号 に INV-2027-0001 と表示されたので、保存 を選択します。

その日に最初に発行される請求書は INV-2027-0001、次は INV-2027-0002 です。2026 年に発行された INV-10000412 までの請求書は、番号がそのまま残ります。

よくある質問

• 請求書番号が日付順に並ばないのはなぜですか？ すでに発行済みの請求書より前の日付で請求書を発行したためです。番号は請求日ではなく発行の順に付与されます。そのような請求書を発行する前に、easySales が警告を表示します。
• 請求書番号に欠番があります。請求書が削除されたのですか？ いいえ。発行済みの請求書は削除できません。その番号は、一覧に表示されていない請求書に付いています。請求書 の一覧は 未入金 と 一部入金 で開くため、ステータス の絞り込みを変更すると、入金済みや取消済みの請求書も表示されます。ロールが Own records only（自分のレコードのみ）の場合も、すべての請求書は表示されません。
• 下書きの請求書に PF- の番号が付いているのはなぜですか？ 発行されるまで下書きを識別する仮番号です。請求書番号は発行時に付与され、仮番号は参照用として請求書に残ります。
• 請求書番号を毎年 1 から始められますか？ できます。帳票番号 で 日付部分 を 年 または 年月 にします。帳票番号を参照してください。
• 番号の形式を変更すると、過去の請求書の番号は振り直されますか？ 振り直されません。発行済みの書類は番号を保持し、新しい形式は次の書類から始まります。
• クレジットノートと領収書には独自の番号がありますか？ あります。書類の種類ごとに独自の連番があり、既定ではクレジットノートは CN-、領収書は RCT-、返金は RF- です。

関連ページ

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