請求書の発行

下書きの請求書を送る準備ができたら、発行します。請求書番号が付与され、お客様の支払いの対象となる書類になります。

始める前に

Invoice（請求書）モジュールの View（閲覧）と Edit（編集）の権限が必要です。請求書は 下書き である必要があります。請求書を発行 ボタンは下書きにのみ表示されます。先にすべての内容を確認してください。この操作の後は請求内容がロックされます。

手順

1. 下書きの請求書を開きます。
2. 下書きの上部にあるメインのボタン 請求書を発行 を選択します。
3. 「PF-10000045 を発行しますか？」のように表示されるダイアログを確認します。仮番号付きの下書きの場合は、その番号が参照用として請求書に残ることが表示されます。
4. 請求日 を確認します。今日の日付で開き、今日より後の日付にはできません。
5. 以前の日付にするには、日付を入力するか、下書きの日付を使用 を選択して下書きに入力済みの日付を使います。今日の日付を使用 で今日に戻せます。
6. ダイアログに、ある明細行の税が「None」であると表示されている場合は、ゼロ税率・非課税・対象外を選択 を開き、それらの明細行の税を選びます。
7. 警告があれば確認し、請求書を発行 を選択します。

次のアニメーションは、見積書から作成した下書き請求書を発行する様子です。INV- の番号が付き、未入金 と表示されます。

操作後の状態

請求書に請求書番号（既定では INV- で始まる）が付与され、ステータスは 未入金 になります。未回収額の合計 に計上されるようになり、入金とクレジットノートを記録できるようになります。支払期日は請求日に合わせて、同じ日数を保って移動します。

次に説明する日付の警告は、確定する前にダイアログに表示されます。見出しに関する警告などの税の警告は、発行後に請求書の上部にお知らせとして表示されます。その場合も請求書は発行されます。

注意

発行は元に戻せません。誤った請求書はクレジットノートで訂正するか、取り消します。

知っておきたいルール

• 最後に発行した請求書より前の日付にすると、The running number will not follow date order.（連番が日付順になりません。）と表示されます。そのまま発行できます。
• 以後ロックされる項目：連絡先、通貨、日付、税、紐づく見積書、為替レート、すべての明細行。合計額も確定し、以後の訂正はクレジットノートで行います。
• 下書きの合計額は常に明細行に従い、税だけを変更した場合でも、保存するたびに計算し直されます。古い下書きに保存されている合計額が明細行と一致しない場合は、発行が拒否され、両方の合計額を示すメッセージが表示されます。下書きを編集して 請求書を保存 を選択し、合計額を確認してから発行してください。
• システム設定 → 税務（会社と税を参照）で自社の国が確認済みの場合、発行時に請求書デザインの見出しがチェックされます。請求日に税の登録がない場合、または自社が香港かブルネイにある場合、見出しに “Tax Invoice” とある請求書は発行できません。
• シンガポールで登録している場合、請求書に GST が課税されているのに見出しに “Tax Invoice” がないとき、またはすべての行が非課税か対象外なのに見出しにそれがあるときに警告が表示されます。オーストラリアで登録している場合は、見出しにそれがなければ常に警告が表示されます。
• シンガポールで登録していて基準通貨が SGD でない場合、GST を課税する外貨建ての請求書には、その通貨から SGD へのレートが必要です。レートがないと発行は拒否され、何も発行されません。下書きの SGD rate for tax の行でレートを入力し、保存してからもう一度発行してください。請求書の為替レートを参照してください。
• 請求日にシンガポールで GST に登録している場合、税が「None」の明細行は発行できません。ゼロ税率、非課税、対象外の売上は、GST 申告書のそれぞれ別の欄に記載されるためです。GST 0% や Out of scope（対象外）などの 1 つの選択が、そのようなすべての明細行に 0% で適用されるため、合計は変わりません。選択するまで 請求書を発行 はグレー表示のままです。非課税と対象外の選択肢は、詳細な税コード がオンの場合にだけ表示されます。
• 顧客による申告（customer accounting）が適用される請求書には、お客様の GST 登録番号が必要です。顧客の 税登録番号 が空の場合、発行は拒否され、何も発行されません。顧客に番号を追加してから、もう一度発行してください。
• お客様の 税登録番号 は請求書の発行時に請求書にコピーされるため、その後に顧客を変更しても請求書は変わりません。
• 着手金を控除する段階請求の請求書は、各控除行が 分割請求 カードで求められる税コードになるまで発行できません。

この仕組みの理由

発行済みの請求書は、2 社がそれぞれ保管する記録です。 お客様はその請求書を自社の帳簿に記帳し、税の登録があれば記載された税額を控除することがあります。発行後も変更できると、貴社の控えとお客様の控えが一致しなくなります。そのため訂正はクレジットノートで行います。何を請求し、何を、いつ、なぜ変更したのかを双方が確認できます。

番号は下書きではなく、発行時に付与されます。 下書きは日常的に作成、変更、削除されます。下書きごとに請求書番号を付けると、下書きを削除するたびに番号に欠番が生じます。INV- の番号が付くのは発行した請求書だけなので、番号は欠番なく続き、貴社、会計担当者、税務調査の担当者がすべての番号の所在を確認できます。取り消した請求書も番号を保持するため、欠番にはなりません。

日付は過去にできますが、未来にはできません。 請求日はお客様に請求した日であり、売上がどの税務期間に属するか、支払条件がいつから始まるかを決めます。作業完了後に請求書を作成する場合、納品日の日付にしたいことがあるため、easySales では過去の日付を選べます。未来の日付にすると、まだ行っていない請求が帳簿と 未回収額の合計 に計上されてしまいます。

日付順の警告は番号の連続性を守るためのものです。 番号と日付がそろって増えていれば、確認が容易です。過去の日付によってその順序が崩れる場合、easySales は確定前にお知らせします。過去の日付のまま発行するか、今日の日付で発行するかをお選びいただけます。

効率よく使うコツ

• 見積書から請求書を作成します。 請求書を作成 を使うと、明細行、連絡先、支払条件、取引条件 がコピーされるため、入力し直す手間も入力ミスもありません。見積書から請求書を作成を参照してください。
• 繰り返しの仕事は過去の請求書を複製します。 ··· メニューの 複製 で、同じお客様、同じ明細行、今日の日付の新しい請求書を作成できます。数量を変更して発行してください。請求書を複製を参照してください。
• 毎月同じ請求は下書きを自動で作成させます。 定期請求書はスケジュールどおりに下書きを作成します。内容を確認して発行するだけです。
• 発行前に PDF を確認します。 PDF では、自社のデザインで書類が表示され、下書きの間は見出しが PROFORMA INVOICE（仮請求書）になります。ここでの確認には何の手間もかかりませんが、発行後の訂正にはクレジットノートが必要です。
• 税は最後の手順ではなく、下書きの段階で設定します。 商品自体には税がなく、税は書類で設定します。下書きを作成するときに選んでおけば、発行ダイアログで尋ねられることはありません。

例

Mei Tan は 9 月 24 日に Harbour Café の照明計画の下書き PF-10000045 を作成しましたが、カフェが注文を確定するまで保留していました。9 月 29 日に 請求書を発行 を選択すると、日付は 9 月 29 日で開きます。

作業は 24 日に納品済みなので、Mei は 下書きの日付を使用（2026-09-24） を選択します。支払期日はその 30 日後のままです。

Lim & Co は 9 月 26 日に INV-10000318 を発行済みのため、ダイアログには連番が日付順にならないという警告が表示されます。Mei が確定すると、請求書は INV-10000319、未入金、日付は 9 月 24 日になります。

税が「None」のまま残った明細行。 Lim & Co はシンガポールで GST に登録しています。Mei は 2 行の下書きを発行します。GST 9% のデザイン料 SGD 2,000.00 と、ジャカルタにあるお客様の事務所へ送った生地サンプル SGD 80.00 で、後者の税は None のままでした。この行の税を選ぶまで、ダイアログでは発行できません。Lim & Co の会計担当者から、海外へ輸出する物品はゼロ税率であると確認を受けているため、Mei は GST 0% を選びます。合計は変わらず（税抜 SGD 2,080.00、GST SGD 180.00、合計 SGD 2,260.00）、請求書が発行されます。

承認が必要な請求書。 Lim & Co では、税抜 SGD 10,000.00 以上の請求書を承認待ちにしています。Mei は SGD 12,000.00 の下書きを発行し、承認者へのメモ を入力します。ページには 承認を申請しました と表示され、請求書は 承認待ち となり、まだ INV- の番号はありません。Daniel Lim が 請求書 一覧の 自分の承認待ち でこの請求書を見つけ、承認して発行 を選択すると、そのとき初めて番号が付与されます。書類の承認を参照してください。

よくある質問

• 発行後に請求書を変更できますか？ 変更できるのは、顧客の注文番号 や 備考 などの参照情報だけです。金額、明細行、日付、税はロックされています。発行済み請求書の編集を参照してください。
• 誤って請求書を発行した場合はどうすればよいですか？ 入金がまだなければ、取り消します。全額のクレジットノートが発行され、請求書は 取消済み になります。金額を減らすだけの場合は、差額のクレジットノートを発行します。請求書の取消を参照してください。
• 発行済みの請求書は削除できますか？ できません。発行済みの請求書は取り消すことしかできず、番号は保持されます。削除できるのは下書きだけです。
• 下書きを削除すると請求書番号に欠番ができますか？ できません。下書きには仮番号しかなく、請求書番号は発行時に付与されます。
• 請求日を未来の日付にできますか？ できません。請求日は今日以前の日付に限られます。
• 仮請求書（プロフォーマ）と発行済みの請求書の違いは何ですか？ 仮請求書は、前払いをお願いするためにお客様へ送ることができる下書きです。番号は PF- で始まり、内容はまだ変更でき、お客様に支払義務は生じません。発行済みの請求書は番号が INV- で始まり、ロックされ、お客様の未回収残高に計上されます。
• 請求書に番号ではなく「承認待ち」と表示されるのはなぜですか？ 貴社では一部の請求書を承認待ちにしています。承認者が 承認して発行 を選択すると、番号が付与されます。

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