仕入先の請求書

仕入先から発注書について請求を受けたら、その請求を発注書に記録し、支払ったときに支払いを記録します。すると easySales は、請求済み、支払済み、未請求の額を表示し、その請求書が取引の実際原価になります。原価と粗利を参照してください。このページは、仕入先の請求を扱う方向けです。

始める前に

• その発注書に対する Purchase（発注）の View（閲覧）と Edit（編集）権限が必要です。
• 発注書が 発行済み または 完了 である必要があります。下書きにはまだ番号がありません。先に発注書を発行してください。キャンセル済みの発注書には、請求書も支払いも記録できません。
• 添付する場合は、仕入先の請求書を PDF または画像の形で手元に用意してください。

仕入先の請求書を記録する

1. 発注書を開き、上部または 仕入先請求書 セクションで 仕入先請求書を記録 を選択します。
2. 仕入先が印刷したとおりに、仕入先請求書番号、請求書日付、税抜小計、税額 を入力します。小計には、発注のうちまだ請求されていない分が初期値として入ります。必要なら 支払期日（任意） も入力します。
3. 外貨建ての発注書では、為替レート を確認します。空欄の場合はレート表を使います。発注のレートを使う を選ぶと、発注書自体のレートがコピーされます。
4. 税務処理 を 控除できる仕入税 か 控除できない税（原価に含める） から選択します。請求書日付時点の自社の税登録に基づいた値が初期値になります。もう一方を選ぶと、変更の理由 の入力を求められます。
5. 仕入先の書類がある場合は 仕入先請求書の書類 に添付します。最大 10 ファイル、各 25 MB までで、PDF、画像、Office 文書を添付できます。
6. ドロワー下部の 仕入先請求書を記録 をもう一度選択して保存します。

支払いを記録する

1. 発注書の 支払 セクションで 支払を記録 を選択します。発注書が全額請求済みになると、上部のメインのボタンにもなります。
2. 支払日、金額、支払方法、参照番号 を入力します。紐づける場合は、支払い先の 仕入先請求書（任意） を選びます。支払方法は、顧客からの入金と同じ一覧です。
3. ウィンドウ下部の 支払を記録 を選択して保存します。

操作後の状態

発注書の上部の帯で、請求済み、支払済み、未請求 の額が更新され、一覧の 請求 と 支払 のタグも連動します。請求済み と 支払済み は税込みの額で、支払済み の下には 支払残高 が表示されます。すべて請求済みで支払済みになったら、発注書をクローズ を選択します。

知っておきたいルール

• 請求書日付も支払日も、今日より後の日付にはできません。
• 発注書の小計より多い額を請求済みにしたり、記録した請求書や発注合計より多い額を支払ったりした場合は、拒否されるのではなく警告が表示されます。保存する前に確認してください。
• 請求書日付の時点で、自社が還付を受けられる税に登録していなかった場合、控除できる仕入税は拒否されます。
• ファイルを添付していない仕入先の請求書には 書類なし のタグが付きます。発注書には 書類なし： と件数が表示され、一覧の 書類のない仕入先請求書 で絞り込めます。
• 同じ仕入先の同じ仕入先請求書番号が、無効にしていない別の仕入先請求書にもある場合、その請求書の行に 仕入先参照番号の重複 のタグが付き、もう一方の発注書へのリンクが表示されます。
• 記録した請求書や支払いを訂正するには、その行のメニューで 編集 を選択します。仕入先請求書を無効にする と 支払を無効にする では理由の入力を求められます。無効にした行は一覧に残り、額には数えられなくなります。
• 原価として扱う税は取引の実際原価を増やしますが、仕入税額控除の対象とする税は増やしません。
• 仕入先に支払っても、原価は変わりません。原価は仕入先の請求書に従います。

この仕組みの理由

入力するのは自社の数字ではなく、仕入先の数字です。 請求書は仕入先の書類です。番号、日付、小計、税額をそのまま写すことで、自社の記録が仕入先の請求明細と一致し、会計担当者がすべての金額を元の書類までたどれます。

原価は支払いではなく、請求書に従います。 請求を受けた日から支払義務が生じ、その時点で仕事の原価が確定します。支払いが遅れても変わるのは資金繰りであり、仕事にかかった原価ではありません。そのため、支払条件にかかわらず取引の粗利は正しく保たれます。

税務処理によって、税が原価になるかどうかが決まります。 GST に登録している会社は、申告で仕入税額を取り戻せるため、その税は最終的に負担になりません。控除できない会社は、その税を原価の一部として負担します。初期値の処理を変更した場合は、その理由が会計担当者のために記録に残ります。

拒否ではなく警告です。 仕入先は追加の費用を加えたり、請求を分けたりします。easySales は発注額を超える金額に印を付けて確認を促しますが、仕入先が実際に請求した額は記録できます。無効にした請求書は理由とともに一覧に残るため、発注書の経緯がすべて残ります。

効率よく使うコツ

• 小計の自動入力を使います。 ドロワーを開くと、税抜小計 にまだ請求されていない額が入ります。発注全体に対する 1 枚の請求書なら、紙の請求書と照合して保存するだけです。
• 記録と同時にファイルを添付します。 ファイルなしで保存した請求書には 書類なし のタグが付きます。一覧の 書類のない仕入先請求書 で、月末までに不足を見つけられます。発注書を参照してください。
• 請求書の前に手付金を支払います。 仕入先請求書を記録する前でも 支払を記録 を使えます。請求書が届くまで、発注書には 前払い と表示されます。
• 外貨建ての請求書には発注のレートを使います。 発注のレートを使う で、発注書の発行時に決まったレートがコピーされます。通貨と為替レートを参照してください。
• 一覧から支払予定を作ります。 フィルターバーから 月 を外し、支払 を 未払い と 一部支払済み で絞り込むと、まだ全額を支払っていない発注書が表示されます。一覧と列を参照してください。

例

発注額を超える請求書。 Lim & Co が Harbour Café の内装工事のために大工工房へ出した発注書は、税抜 SGD 10,500.00 です。棚を 1 つ追加したため、工房は SGD 10,800.00 に GST SGD 972.00（10,800.00 の 9%）を加えた合計 SGD 11,772.00 を請求します。Mei Tan は工房の参照番号で請求を記録して PDF を添付し、請求額が発注額より SGD 300.00 多いという警告を確認します。追加の棚を確かめ、Lim & Co は GST に登録しているので 控除できる仕入税 を選んで保存します。発注書には 請求済み SGD 11,772.00 と 請求超過 が表示され、取引の実際原価は SGD 10,800.00 増えます。GST は還付を受けるため、原価にはなりません。Lim & Co が銀行振込で支払うと、Mei は SGD 11,772.00 を記録します。easySales は、発注合計 SGD 11,445.00（10,500.00 に GST 945.00 を加えた額）を超えていることを知らせ、発注書は 支払済み になります。

手付金を払ってから請求書を受け取る。 Lim & Co は特注のソファを SGD 4,000.00 に GST SGD 360.00 を加えた合計 SGD 4,360.00 で発注し、製作者から 30% の前払いを求められます。Mei は SGD 1,308.00（4,360.00 の 30%）の支払いを記録します。easySales は仕入先請求書がまだ記録されていないことを知らせます。Mei が保存すると、発注書には 前払い と表示されます。ソファが SGD 4,360.00 の請求書とともに届くと、Mei はその請求書を記録します。発注書は 一部支払済み になり、支払残高は SGD 3,052.00（4,360.00 − 1,308.00）です。Mei がその支払いを記録すると発注書は 支払済み になり、Mei は発注書をクローズします。

よくある質問

• 完了した発注書に仕入先の請求書を記録できますか？ はい。完了した発注書でも、仕入先請求書 と 支払 のセクションで請求書と支払いを記録できます。発注書を再開する必要はありません。
• 請求書が届く前に仕入先へ支払えますか？ はい。発行済みの発注書に支払いを記録してください。仕入先の請求書を記録するまで、前払い と表示されます。
• 仕入先から 2 件の発注書をまとめた請求書が届きました。どう記録すればよいですか？ それぞれの発注書に、同じ請求書番号で、その発注書に該当する部分だけを記録します。番号がすでに記録されているという警告が表示され、両方の行に 仕入先参照番号の重複 のタグが付きます。
• 仕入先の請求書の GST は原価に含まれますか？ 控除できない税（原価に含める） として記録した場合だけです。控除できる仕入税は取引の原価に含まれません。原価と粗利を参照してください。
• 誤って入力した仕入先の請求書はどう直せばよいですか？ その行のメニューで 編集 を選択して訂正します。その発注書のものではない場合は、仕入先請求書を無効にする を選択して理由を入力します。請求書は無効として一覧に残ります。
• 外貨建ての仕入先の請求書には、どの為替レートが使われますか？ レートを入力しない限り、レート表のレートが使われます。発注のレートを使う で発注書のレートを適用できます。請求書は発注書の通貨で記録されます。
• まだ行っていない支払いを記録できますか？ できません。支払日は今日より後にできないため、支払いを済ませてから記録してください。

関連ページ

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